ترتیبات استخدامی جایگزین، مانند داشتن تیم دورکاری، ساعات کاری منعطف و یک هفته کاری فشرده، مزایایی بودند که فقط در تعداد نسبتاً کمی از شرکت‌های آینده‌نگر خواهید یافت.
اما امروزه بسیاری از آژانس‌های خلاق و بخش‌های داخلی کارکنان راه دور را استخدام می‌کنند.
کارفرمایان معقول می‌دانند که اگر می‌خواهند بهترین استعدادها را جذب و حفظ کنند، باید انعطاف‌پذیر باشند، زیرا بسیاری از کارکنان به دنبال برنامه کاری انعطاف‌پذیرتر و متعادل‌تر هستند.
درواقع، طبق یک مطالعه Creative Workplace، تقریباً هفت نفر از هر 10 متخصص خلاق گفتند که ترجیح می‌دهند بیشتر از الان، در خانه یا سایت‌های دیگر کار کنند.
اما کار از راه دور یا همان دورکاری مزیتی است که باید آن را با دقت اعمال کنید.
رهبری یک تیم خلاق که می‌تواند شامل ترکیبی از راه دور، خارج از سایت، تمام‌وقت، فریلنسرها و مشاوران باشد، کار دشواری است.
وقتی همه در شهر یا کشورهای مختلف پراکنده هستند چگونه یک تیم منسجم ایجاد کنیم؟
چگونه رفاقت ایجاد می‌کنید، فرهنگ مثبت را در محیط کار ترویج می‌دهید، و رهبری و پشتیبانی را از راه دور ارائه می‌کنید؟
کار آسانی نیست. خوشبختانه، پنج استراتژی زیر می‌تواند به شما در مدیریت یک تیم دورکاری پراکنده کمک کند.
برخی از توصیه‌ها شامل دیدگاه‌های دو متخصص است که می‌دانند چگونه از ترتیبات کار از راه دور بهترین استفاده را ببرند:
اشلی آکسیوس، نماینده طراحی در Automattic، یک شرکت راه دور با بیش از 700 کارمند در سراسر جهان، و دیپا سوبرامانیام.
یکی از بنیان‌گذاران Wherewithhall، یک شرکت مشاوره که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌طور مؤثر کار کنند و رشد کنند.
1. ارتباط را در اولویت قرار دهید
اگر اعضای تیم دورکاری شما برنامه زمانی متفاوتی دارند و در مکان‌های مختلف کار می‌کنند، باید مطمئن شوید که اطلاعات مربوطه به‌آسانی به اشتراک گذاشته می‌شود.
در غیر این صورت، خطر داشتن یک تیم متفرقه و غیر خلاق را دارید.
سوبرامانیام می‌گوید: «رهبران خلاق باید برای برقراری ارتباط با انتظارات، راه‌اندازی فرآیندها و ابزارهایی برای مستندسازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات، وقت بگذارند و مطمئن شوند که هیچ کارمند از راه دور یا داخلی احساس انزوا یا ناراحتی نمی‌کند.
مهم‌ترین چیز این است که مدیران باید زمینه را برای هر پروژه فراهم کنند تا به موفقیت آن نزدیک شوند.»
به گفته سوبرامانیام، این زمینه شامل تاریخچه پروژه و اینکه چه تیمی مسئول چه چیزی است، می‌باشد.
او می‌گوید که اطلاعات متنی باید در یک مکان مرکزی، مانند Google Doc یا ویکی، که همه اعضای تیم به آن دسترسی دارند، مستند شود.
سایر اطلاعات اولیه مانند برنامه زمان‌بندی پروژه و برنامه کاری اعضای تیم دورکاری نیز باید به‌روز و در دسترس باشد.
برای مثال، یک برنامه تقویم آنلاین ساده، می‌تواند به اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم شما، از دورکار گرفته تا فریلنسر، می‌توانند به‌راحتی آخرین جزئیات برنامه را در یک مکان به اشتراک بگذارند و مشاهده کنند.
آکسیوس اضافه می‌کند که تیم‌های پروژه Automattic از برنامه‌هایی مانند Slack برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مورد زمان‌بندی و پیشرفت خود استفاده می‌کنند.
او می‌گوید: «خواندن به‌روزرسانی‌های وضعیت یکدیگر، روشی است که ما آن را در جلسه روزانه انجام می‌دهیم و انتظار می‌رود همه اعضای تیم دورکاری آن را انجام دهند».
صرف‌نظر از فناوری مورداستفاده، همه باید در مورد نحوه کار ابزارها و چرایی استفاده از آن‌ها باهم نظر داشته باشند و برای فرصت‌های نوظهور برای ارتباط باز باشید.
سوبرامانیام می‌گوید: «از اینکه ابزارها را امتحان کنید و سپس آن‌ها را بازنشسته کنید نترسید.
"منبع را ایده‌های همه اعضای تیم دورکاری قرار دهید، از آن‌ها بپرسید که از چه چیزی برای بهره‌وری و ارتباط استفاده می‌کنند."
2. ارتباط روزانه را حفظ کنید، اما آن‌ها را به‌صورت ریز کنترل نکنید
هنگام ایجاد یک تقویم برای تیم دورکاری خود، زمان‌هایی را تعیین کنید که همه باهم ملاقات کنند (چه به‌صورت حضوری یا مجازی) و زمانی که با اعضای تیم به‌صورت جداگانه موارد را بررسی می‌کنید را تعیین کنید.
همچنین، به کارمندان خود اطلاع دهید که چگونه و چه زمانی می‌توانند در طول روز با شما تماس بگیرند.
از این گذشته، اعضای تیم خارج از سایت نمی‌توانند برای پرسیدن سؤال یا دریافت بازخورد به دفتر شما بروند.
همچنین، اگر یک فرد معمولی باشید که از راه دور کار می‌کنید، ممکن است اغلب در دفتر خود نباشید.
نتیجه نهایی: هرگز اجازه ندهید که یک کارگر از راه دور یا دورکار احساس کند جایی کار می‌کند که هیچ‌کس در کنارش نیست.
علاوه بر جلسات فردی و تکی که برنامه‌ریزی می‌کنید، سعی کنید حداقل روزی یک‌بار از طریق پیام فوری یا ایمیل با هر یک از اعضای تیم دورکاری تماس بگیرید.
بهتر است برای یک تماس سریع، تلفن را بردارید. صحبت کردن با کسی برای بحث در مورد جزئیات یک پروژه یا انتقال یک پیام مهم اغلب مؤثرتر و کارآمدتر از املای کلمات است. همچنین راهی برای ایجاد تفاهم شخصی با همکاران است.
بااین‌حال، مراقب باشید که مدیریت ریز را کنترل کنید. کارکنان از راه دور باید احساس اطمینان کنند که مدیر آن‌ها معتقد است که آن‌ها به همان سختی که در یک دفتر معمولی کار می‌کنند، با ثبت چنین ساعات کاری، رعایت ضرب‌الاجل‌ها و حفظ بهره‌وری کار خواهند کرد.
اگر به‌طور غیرضروری چندین بار در روز با کارمندان از راه دور چک می‌کنید تا «ببینید اوضاع چطور پیش می‌رود»، این کارمندان ممکن است احساس کنند که به آن‌ها اعتماد ندارید.
3. برای یک ملاقات رودررو وقت بگذارید
مهم است که گاهی اوقات کل تیم دورکاری خود را جمع کنید. اگر گروه شما گسترده است، حداقل یک‌بار در سال یک رویداد کامل تیمی را برنامه‌ریزی کنید.
این کاری است که Automattic انجام می‌دهد. آکسیوس می‌گوید: «سالی دو بار، کل شرکت برای یک «جلسه بزرگ» یک‌هفته‌ای دورهم جمع می‌شود.
بااین‌حال، این گردهمایی‌های بزرگ در سراسر شرکت تنها زمانی نیست که کارمندان Automattic گرد هم آمده‌اند.
به‌عنوان‌مثال، آکسیوس می‌گوید که وقتی یک پروژه جدید را شروع می‌کند، دوست دارد همکارانش را در همان فضای فیزیکی جمع کند تا بتوانند «ارتباط پیدا کنند و با یکدیگر آشنا شوند».
این رویکرد به‌ویژه برای اعضای تیم دورکاری که به‌ندرت یکدیگر را به‌صورت حضوری می‌بینند یا معمولاً در پروژه‌ها همکاری نمی‌کنند بسیار ارزشمند است.
آکسیوس می‌گوید: «این به همه ما کمک می‌کند تا حس خوبی از لحن، سبک‌های ارتباطی و حس شوخ‌طبعی یکدیگر داشته باشیم، به‌طوری‌که هنگام برقراری ارتباط از طریق ایمیل و متن، یکدیگر را بهتر درک کنیم.
برای یک فرد در تیم خود، در طول روز کنفرانس ویدیویی را در نظر بگیرید. دیدن کارمندان خود، حتی به‌صورت مجازی به شما و آن‌ها کمک می‌کند که کمتر احساس جدایی کنید.
همچنین به جلوگیری از ارتباط نادرست هنگام بازخورد کمک می‌کند، زیرا کارکنان شما می‌توانند حالات چهره و زبان بدن شمارا بخوانند.
بنابراین قبل از شماره‌گیری تلفن یا نوشتن یک ایمیل، از خود بپرسید که آیا ارسال دعوت‌نامه چت تصویری برای یک کارمند از راه دور یا از راه دور گزینه بهتری است یا خیر.
آکسیوس می‌گوید که تیم‌های پروژه Automattic اغلب از ابزارهایی مانند پلتفرم ویدیویی Zoom استفاده می‌کنند.
"من زوم را دوست دارم زیرا می‌توانید چهره همه را در سیستم خود ببینید." حتی اگر افراد از یک مکان به جلسه بپیوندند، به نظر می‌رسد که به‌طور جداگانه در حال جذب نیرو هستند. او گفت که این همه ما را برابر می‌کند.
4. ایجاد روحیه برای تقویت تیم دورکاری
جمع‌آوری کل تیم دورکاری خود در یک مکان فیزیکی یا حداقل در یک کنفرانس ویدیویی بزرگ می‌تواند به ایجاد رفاقت و روحیه تیمی کمک کند.
اما راه دیگری برای افزایش روحیه و تقویت تیم وجود دارد که لزوماً نیازی به یک جلسه شخصی یا ویدیویی ندارد: زمانی را برای قدردانی از کارمندان خود به خاطر زحماتشان اختصاص دهید.
انجام این کار از راه دور ممکن است نیاز به کمی خلاقیت داشته باشد. پیشنهاد: اگر تیم دورکاری شما روی یک پروژه بزرگ کار می‌کند و چندین ضرب‌الاجل در نظر گرفته است،
یک کارت هدیه کوچک برای آن‌ها بفرستید و آن‌ها را تشویق کنید که یک استراحت قهوه یا ساندویچ به نشانه قدردانی داشته باشند.
کارهای کوچکی مانند این می‌تواند در روز هر کارمندی، چه یک فضا کار یا آزادکار، تفاوت ایجاد کند.
5. بر تعادل کار و زندگی تأکید کنید
ارائه فرصت‌های شغلی انعطاف‌پذیر، مانند ترتیبات کار از راه دور، نه‌تنها یک مزیت بزرگ برای کارمندان شماست، بلکه راهی برای ایجاد فرهنگ تعادل بین کار و زندگی در شرکت شماست.
توانایی کار از خانه یا فضای کار مشترک، اجتناب از سفرهای طولانی‌مدت، یا زندگی در منطقه‌ای با هزینه‌های زندگی بهتر، همگی از مزایایی هستند که می‌توانند به اعضای تیم خلاق دورکاری شما کنترل بیشتری بر زندگی بدهند.
این به‌نوبه خود می‌تواند رضایت شغلی و وفاداری آن‌ها را افزایش دهد.
بااین‌حال، زمانی که متخصصان خلاق و متعهد تصمیم بگیرند سبک زندگی کار از راه دور را بپذیرند، تبدیل‌شدن به معتاد به کار آسان است.
بنابراین، کارکنان از راه دور را تشویق کنید تا مدیریت زمان را خوب انجام دهند.
زمان شروع و توقف خود را تنظیم کنید و افراد را وادار کنید که از راه دور کار کنند تا همین کار را انجام دهند.
و مطمئن شوید که به برنامه‌های آن‌ها پایبند هستید.
در صورت امکان از تماس با کارگران خود در خارج از ساعات کاری خودداری کنید. و زمانی که آفلاین هستند انتظار پاسخ نداشته باشید.
برای اطمینان از موفقیت در آینده، اکنون بر این استراتژی‌ها مسلط شوید
محبوبیت دورکاری همچنان ادامه خواهد داشت. به‌عنوان یک مدیر، مهم است که به هر کارمند از راه دور، کارمند از راه دور، مترجم آزاد و مشاور در تیم خود کمک کنید تا با یکدیگر، کار خود و سازمان به‌طورکلی مرتبط باشند.
تعهد شما به پرورش روحیه یک "تیم" می‌تواند روحیه و بهره‌وری را افزایش دهد. همچنین به شما کمک می‌کند تا خود را برای رهبر مؤثر فردا آماده کنید. همان‌طور که سوبرامانیام می‌گوید، "تیم‌های آزاد و تیم‌های تعیین‌شده آینده هستند."
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
