کارآفرینان و مدیران کسب‌وکارهای کوچک افراد عملیاتی هستند.
آن‌ها غالباً در همه جنبه‌های کسب‌وکار از بازاریابی تا کارهای اجرایی، حسابداری و طراحی وب‌سایت و… درگیر هستند.
در هر برهه‌ای، همه این توجهات خاص می‌تواند رشد را متوقف کند،
بنابراین رهبران کسب‌وکار باید عقب‌نشینی کرده و اجازه دهند برخی فرایندها به‌طور خودکار اتفاق بیفتند.
اصطلاح سیستم سازی کسب‌وکار گسترده است.
برای برخی از مشاغل، سیستم سازی کسب‌وکارهای کوچک ممکن است به معنای خودکارسازی فرآیندهای فیزیکی مانند مونتاژ محصولات باشد.
برای برخی مشاغل ممکن است به معنای تنظیم ایمیل‌های خودکار باشد که هنگام اقدام مشتری نشان داده شود.
سیستم سازی کسب‌وکارهای کوچک چیست؟
سیستم مجموعه‌ای از عناصر به‌هم‌پیوسته است که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند.
کسب‌وکار هم یک سیستم است و مجموعه‌ای است که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند.
سیستم سازی کسب‌وکارهای کوچک شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌وکار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود.
علم سیستم سازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌وکار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
۶ اصل سیستم سازی کسب‌وکارهای کوچک
کارهای تکراری را سیستم سازی کنید
سیستم سازی کسب‌وکارهای کوچک برای انجام کارهای تکراری مناسب است.
به کارهایی فکر کنید که یک کارآفرین یا مدیر کسب‌وکار کوچک بارها و بارها انجام می‌دهد، بدون اینکه مقدار قابل‌توجهی فکر یا ارزش‌افزوده داشته باشد.
وظایفی مانند بازاریابی از طریق ایمیل، تهیه گزارش، برخی عملکردهای حسابداری، حسابرسی و مواردی از این قبیل معمولاً کارهای تکراری هستند که می‌توانید از نرم‌افزار یا سایر فناوری‌های اتوماسیون استفاده کنید.
برای سیستم سازی ابتدا با گردش کار آسان شروع کنید
وقتی شروع به سیستم سازی کسب‌وکارهای کوچک می‌کنید، ابتدا با گردش کار آسان شروع کنید.
مکان خوب برای شروع بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک، بازاریابی است.
معمولاً این گردشکارها مستقیم هستند. یک خریدار در ایمیل‌های تجاری مشترک می‌شود و پیام خوش‌آمد گویی ارسال می‌شود.
این ساده است. ابزارها و سیستم‌عامل‌های نرم‌افزاری زیادی وجود دارند که به خودکارسازی این فرایند کمک می‌کنند.
پیشنهاد عالی: کسب‌وکارهای کوچک برای موفقیت در فروش آنلاین باید چه نکاتی را رعایت کنند
برای سیستم سازی کسب‌وکارهای کوچک وظایف مخصوص تلاش کنید
بجای تلاش برای خودکار کردن کارهای گسترده یا بزرگ، برای اتوماسیون کارهای خاص تلاش کنید.
بنابراین، بر ایجاد گزارشی تمرکز کنید که نشان می‌دهد کارمندان هر چند وقت یک‌بار به سیستم مدیریت آموزش دسترسی دارند.
ایجاد یا نظارت بر داده‌های تحلیلی را خودکار کنید.
یادآوری ایجاد کنید که اطلاعات فروش روزانه شمارا ایمیل کند و نه اینکه مجبور شوید به دنبال آن بگردید.
در وقت یا هزینه خود صرفه‌جویی کنید
سیستم سازی باید باعث صرفه‌جویی در وقت، پول یا هر دو در کسب‌وکارهای کوچک شود.
کارآفرینان و مدیران مشاغل کوچک اغلب ساعت‌ها کار می‌کنند.
این می‌تواند آزادی یا فراغت بزرگی در هنگام خودکارسازی فرآیند ایجاد کند.
به همین ترتیب، کسب‌وکارهای کوچک اغلب با جریان نقدی دست‌وپنجه نرم می‌کنند، بنابراین پس‌انداز پول نیز یک هدف ضروری است.
اگر فرآیندهایی را که بازدهی برای شما ندارند، خودکار کنید، کمکی به تجارت نمی‌کنید.
به‌عنوان بخشی از این اصل، اندازه‌گیری کنید که چه میزان سیستم سازی باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه شما می‌شود.
این امر اغلب شما را به ادامه سیستم سازی و ادامه کارتان تشویق می‌کند.
اول کارهای روزانه را سیستم سازی کسب‌وکارهای کوچک کنید
همانطور که شروع به سیستم سازی فرآیندهای مختلف تجارت می‌کنید، با کارهای روزانه شروع کنید.
اگر از یک متخصص مدیریت زمان سؤال می‌کنید، او به شما می‌گوید که یکی از راه‌های صرفه‌جویی در وقت، انجام فعالیت‌های گروهی است.
به‌عنوان‌مثال، اگر ایمیل خود را به‌صورت گروهی چک کنید، مثلاً یک یا دو بار در روز، به‌جای هر چند دقیقه، در وقت خود صرفه‌جویی خواهید کرد.
به همین ترتیب، بسیاری از کسب‌وکارها با خواندن فقط یک‌بار نامه‌های فیزیکی در هفته، در وقت خود صرفه‌جویی می‌کنند.
به تعبیری، فعالیت‌هایی که به‌صورت هفتگی انجام می‌دهید ممکن است در حال حاضر کارآمدتر و مؤثرتر از فعالیت‌های روزانه شما باشند، زیرا گروه‌بندی می‌شوند.
به‌این‌ترتیب، ابتدا کارهای روزمره، سپس کارهایی که چندین بار در هفته انجام می‌دهید، با انجام هفته‌ای یک‌بار و غیره خودکار کنید.
حتما بخوانید: استراتژی‌های بازاریابی دیجیتال برای کسب‌وکارهای کوچک
وظایفی که مقیاس بندی نخواهند شد
اگر یک کارآفرین یا مدیر کسب‌وکار کوچک می‌خواهد با هر مشتری تماس بگیرد و از او تشکر کند، بهتر است مشتری زیادی نداشته باشید.
با رشد کسب‌وکار، تجارت به‌سادگی مقیاس بندی نخواهد شد.
هنگام سیستم سازی کسب‌وکارهای کوچک ، به دنبال فعالیت‌هایی باشید که با توسعه تجارت شما، مقیاس نداشته باشند.
برای مثال تصور کنید که یک خرده‌فروش آنلاین قیمت رقبا را بررسی می‌کند.
هنگامی‌که فروشگاه این خرده‌فروش برای اولین بار افتتاح شد، ۱۰۰ محصول را فروخت.
در هر محصول حدود سه رقیب دارد، بنابراین مروری کلی بر قیمت‌های رقابتی به معنای بازدید از ۳۰۰ صفحه با جزئیات محصول است.
با متوسط زمان شارژ حدود دو ثانیه تا ۱۰ ثانیه دیگر برای شناسایی و ثبت قیمت، این کار حدود یک ساعت طول می‌کشد.
اگر این خرده‌فروش به ۱۰۰۰ محصول رشد کند، گزارش قیمت رقابتی حدود ۱۰ ساعت طول می‌کشد.
با ۴۰۰۰ محصول، نظارت بر قیمت رقابتی به‌صورت تمام‌وقت، ۴۰ ساعت در هفته طول می‌کشد و شغل تمام‌وقت یک شخص شده است.
فرآیند مقیاس بندی نمی‌شود. اما با اتوماسیون، ممکن است این کار اصلاً وقت کسی را نگیرد.
بیشتر بخوانید: رشد کسب‌وکارهای کوچک با استراتژی های جذاب
آیا شما به سیستم سازی کسب‌وکارهای کوچک خودتان نیاز دارید؟
بسیاری از مدیران و کارآفرینان در روز بیش از ۸ ساعت کار می‌کنند و همیشه پرمشغله هستند.
این گروه از افراد فکر می‌کنند با ساعات کاری بیشتر می‌توانند تمام کارها را به‌خوبی به پایان برسانند.
ولی آیا توجه کرده‌اید که تمام کارآفرینان موفق دنیا، زندگی متفاوتی دارند.
خیلی کم پیش می‌آید که یک کارآفرین موفق را ببینید که در روز ۱۰ ساعت کار کند و همیشه پرمشغله و خسته باشد.
راز موفقیت در کسب‌وکار لزوماً بیشتر کار کردن نیست. تمام مدیرانی که کسب‌وکارهای بزرگ را اداره می‌کنند با اصطلاحی به نام «سیستم سازی» آشنا هستند.
اگر به کسب‌وکارتان مثل یک سیستم نگاه کنید شاید بتوانید با ایجاد تغییراتی، باعث رشد آن شوید.
دوره اصول سیستم سازی و خودکارسازی کسب‌وکار آنلاین
بیشتر کارآفرینان کارهای زیادی برای انجام دارند و زمان کمی برای آن دارند، اینجاست که اهمیت سیستم سازی در کارآفرینی بیش‌ازپیش خودنمایی می‌کند. سیستم سازی در کسب‌وکار یکی از مراحل بسیار ضروری و حیاتی است که در دنیای رو به رشد امروزی بیشتر از گذشته اهمیت یافته است.
مدت‌زمانی بعد از راه‌اندازی کسب‌وکارتان، هنگامی‌که به فکر آینده هستید، سؤالاتی به سراغتان می‌آید، ما باید چقدر کسب‌وکارمان را بزرگ کنیم؟ آیا بزرگ شدن کسب‌وکار خوب است؟ توسعه و رشد مناسب است یا باید کسب‌وکارمان را در همین سایز و اندازه‌ای که هست، نگه‌داریم؟ آیا تعداد کارکنان خود را افزایش دهیم؟
اگر کسب‌وکارمان را توسعه دهیم، کارمند کسب‌وکارمان می‌شویم یا مدیر کسب‌وکارمان؟ سیستم سازی چیست؟ چگونه و چه زمانی کسب‌وکارمان را توسعه دهیم؟ چگونه کارمند استارتاپ خود نباشیم؟ در دوره اصول سیستم سازی و خودکارسازی کسب‌وکار آنلاین، محمدمهدی ربانی به‌تمامی این سؤالات شما پاسخ می‌دهد.
نظر بدهید