طبق گفته پیتر دراکر: «اگر نتوانید وقت خود را برنامه‌ریزی کنید، هیچ‌چیز دیگر را هم نمی‌توانید اداره کنید.»
گاهی میگیم کاش مثل بعضی از فیلم‌ها می‌توانستیم زمان را نگه‌داریم و به کارهایمان برسیم.
در عصر حاضر که ما دائماً در حال بمباران اطلاعاتی هستیم، مدیریت زمان و عمل‌گرایی و به عبارتی بهره‌وری نقش خیلی مهمی را در زندگی ما ایفا می‌کند و اگر نتوانیم به تعادل برسیم در آینده‌ای نه‌چندان دور دچار مشکلات فراوانی می‌شویم.
اگر یک ساعت شنی را در جلوی خود بگذاریم و به‌دقت نظاره‌گر باشیم، می‌بینیم که دانه‌های شن با چه سرعتی در حال گذر هستند و ارزش زمان را برای ما مشخص می‌کند.
فرصت‌ها هم مانند این دانه‌های شن در حال گذر هستند، پس با مدیریت زمان نظم زندگی خود را در دست بگیریم.
درواقع اگر ما برنامه‌ریزی را به‌صورت اصولی انجام دهیم، واقعاً زمان زیادی را در اختیار داریم تا به نتیجه‌ای که می‌خواهیم برسیم و در هر دو جنبه زندگی فردی و کاری خود موفق شویم.
در اینجا من روش اجرایی خودم را بیان می‌کنم که از این روش نتیجه گرفتم دو نوع برنامه‌ریزی وجود دارد: مدیریت از بالا به پایین و مدیریت از پایین به بالا. ما باید از ترکیب هر دو استفاده کنیم تا به نتیجه دلخواه برسیم. در ابتدا باید کنترل امور در زندگی در دست بگیریم و سپس رسالت فردی خود را پیدا کنیم و بر اساس آن هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی کنیم.
برای اینکه کنترل امور کوچک را در دست بگیریم، به روش زیر عمل می‌کنیم:
1. ابتدا تمام مسائل و موضوعات ناتمام را جمع‌آوری می‌کنیم، چه فیزیکی و چه ذهنی.
2. سپس به شفاف‌سازی می‌پردازیم. مشخص می‌کنیم که باید در رابطه با هرکدام از آن‌ها چه اقدامی انجام دهیم؛ اقدام فیزیکی و ملموس.
3. سپس به سازمان‌دهی می‌پردازیم یعنی دسته‌بندی‌های مناسبی را ایجاد می‌کنیم که هر چیزی بامعنا و مفهومی که برای ما دارد، مطابقت داشته باشد.
پس‌ازآن باید به‌طور مرتب این سیستم را به‌روزرسانی کنید و حداقل هفته‌ای یک‌بار مرور کنید. برای انجام این کار می‌توانید از کاغذ و قلم و نیز نرم‌افزارهای موجود استفاده کنید.
4. بعدازاین که این کارها را انجام داد ایم ذهن ما کاملاً آزاد می‌شود و هر زمان که با هر موضوعی برخورد کنیم، وارد این سیستم می‌کنیم.
البته می‌توانیم بر روی کاغذ بنویسیم در زمان مناسب مثلاً در پایان روز وارد سیستم کنیم.
در مرحله بعد رسالت فردی خود را مشخص کنیم:
باید مشخص کنیم برای چه به این دنیا آمده‌ایم، و هدف و رسالت ما چیست.
وقتی رسالت خود را مشخص کنیم صبح‌ها دلیلی برای بیدار شدن داریم و در اجرای برنامه دقت بیشتری داریم.
بعد باید بر اساس رسالتی که داریم، استراتژی تعیین کنیم، و برنامه‌های بلندمدت، میان‌مدت و کوتاه‌مدت تنظیم کنیم.
یعنی این برنامه‌ریزی را آن‌قدر ادامه دهیم تا برای ثانیه ثانیه روزمان کار مشخصی داشته باشیم.
در برنامه‌ریزی روزانه باید برای صبح و شب، روتین‌های مشخصی داشته باشیم.
توجه داشته باشید که:
هر برنامه‌ای که ما می‌نویسیم می‌تواند بر اساس شرایط تغییر کند که این بسته به شخص و اولویت‌بندی که دارد متغیر است.
برای اینکه بتوانیم به مرحله اجرا برسیم و کاملاً هدفمند پیش‌بریم باید اقدام کنیم و قدم اول را برداریم.
این کار برای اینکه تبدیل به عادت و جزئی از زندگی ما شود نیاز به تکرار و تکرار و تکرار دارد.
برای هر انرژی که دارید و برای هر نوع زمان در دسترس، لیستی از کارها را داشته باشید.
بسته‌های آنلاین و آفلاین جدا در برنامه‌ریزی روزانه خود بگنجانید.
مشخص کردن زمان مرده:
گاهی ما می‌گوییم که دائماً مشغول به کاریم و برای خودمان وقتی نداریم و کاش زمان بیشتر کش می‌آمد.
برای اینکه ببینیم آیا واقعاً این‌همه کار مفید انجام می‌دهیم یا خیر، تمرین زیر را انجام بدهیم:
یک کاغذ و قلم بردارید و یا درصورتی‌که به یادداشت‌برداری با گوشی و یا هر ابزار دیجیتالی راحت‌تر هستید، از آن استفاده کنید.
به مدت یک هفته تمام کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید را با دقت کامل یادداشت کنید، حتی یک تماس 10 ثانیه‌ای را.
هر شب بسنجید چند ساعت مفید بوده است.
در پایان این یک هفته موارد زیر را بررسی کنید:
این کارها تا اندازه با برنامه‌ای که نوشتید هماهنگ بوده است.
جز کدام‌یک از مسئولیت‌های فردی و کاری بوده است.
ماتریس مدیریت کار بررسی کنید. هر کار در کدام دسته از این ماتریس قرار می‌گیرد.
*ماتریس مدیریت کار: فوری و مهم، غیر فوری و مهم، غیر مهم و فوری، غیر فوری و غیر مهم
معرفی فیلم برای درک بهتر از زمان:
در فیلم سروقت اهمیت زمان به‌خوبی نشان داده شده است.
در این فیلم واحد پولی افراد زمانی است که بر روی ساعد آن‌ها است که هرلحظه در حال کم شدن است و درازای هر کاری که انجام می‌دهند مقداری زمان دریافت می‌کنند.
و اگر این زمان صفر شود می‌میرند.
*(in time)
به‌طور خلاصه:
رسالت خود را مشخص کنید.
بر طبق آن رسالت، استراتژی بچینید و هدف‌گذاری کنید.
زمان‌های مرده و تلف‌شده خود را بیابید و برنامه دقیق‌تری بچینید.
برای صبح و شب خود روتین‌های مشخصی داشته باشید.
با رعایت نکات بالا ذهنی شفاف مانند آب خواهید داشت و دائماً ذهنتان درگیر موضوعات مختلف نیست.
نکته پایانی:
ما باید بدانیم که زمان چقدر ارزشمند است و مهم‌ترین دارایی ماست.
از زمانی که در اختیار دارید برای یادگیری مهارت و افزایش آن استفاده کنید.
نویسنده: سرکار خانم افسانه جمالی از دانش پذیران دوره دوم تربیت کوچ حرفه‌ای کسب‌وکار ویدان
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
