جلسه چهارم و پنجم دهمین دوره بیزینس کوچینگ در آذر ماه 1403 در هتل پارسیان تهران برگزار شد. این دوره با راهبری دکتر ربانی، مدیرعامل ویدان، بیزنس کوچ موفق، برگزار می‌شود و به شرکت کنندگان آموزش می‌دهد که چگونه با صرف زمان کمتر به ثروت بیشتری دست پیدا کنند.
در این دوره بیزینس کوچینگ، دکتر ربانی به رهبران و مدیران کمک می‌کند تا مهارت‌ها و دانش لازم برای تبدیل شدن به رهبران موفق و کسب‌وکارهای پربازده را به دست آورند. او به شرکت کنندگان نکات و راهکارهای عملی برای ساختن و رشد کسب‌وکار را آموزش می‌دهد.
دکتر ربانی در این دوره، به عنوان مربی و راهنما، به شرکت کنندگان نکات و مفاهیم اساسی کسب‌وکار را آموزش می‌دهد. او با تمرکز بر روی مهارت‌های رهبری، به رهبران کمک می‌کند مهارت‌های خود را تقویت کرده و به بهترین شکل ممکن رهبری کنند. در هر جلسه، یک موضوع مهم در زمینه موفقیت کسب‌وکار مورد بحث قرار می‌گیرد. موضوع جلسه چهارم و پنجم این دوره، "سیستم سازی و طراحی کسب‌وکار" بود.
این جلسه با خوش‌آمدگویی و مرور اقدامات و دستاوردهای اعضا در یک ماه گذشته آغاز شد. دکتر ربانی بر اهمیت توجه به اقدامات عملی و تغییرات کوچک برای دستیابی به نتایج بزرگ تاکید کرد و از حضار خواست تا به دستاوردهای خود افتخار کنند و اهمیت استمرار در انجام تمرینات فردی و تیمی را درک کنند. وی همچنین به نقش عادات در شکل‌دهی زندگی و کسب‌وکار اشاره کرد و تغییر عادات را کلید تحول و موفقیت دانست.
محور اصلی این جلسه به بررسی و تغییر نظام فکری و نگرش اعضا اختصاص داشت. دکتر ربانی توضیح داد که تغییر دیدگاه و اصلاح باورهای ذهنی در مورد کسب‌وکار، درآمد و موفقیت، پیش‌نیازی اساسی برای رشد واقعی و پایدار است. او از ارتباط نادرست میان «تلاش بیشتر و درآمد بیشتر» سخن گفت و این مفهوم را متعلق به گذشته دانست. به جای آن، مفهوم «مقیاس‌پذیری» و استفاده از اهرم‌ها برای دستیابی به نتایج بزرگ‌تر با تلاش کمتر معرفی شد.
رشد و مقیاس‌پذیری چه تفاوتی باهم دارند؟ در حالی که رشد نیازمند تلاش و زمان بیشتر است، مقیاس‌پذیری بر استفاده از مدل‌ها، سیستم‌ها و ابزارهایی تاکید دارد که باعث رشد تصاعدی و مستقل از زمان و حضور فرد می‌شوند. مقیاس‌پذیری یعنی طراحی سیستمی که کسب‌وکار به‌طور خودکار رشد کند، نه اینکه همه چیز وابسته به تلاش و حضور مستقیم مدیر باشد.
تمرکز بر سیستم‌سازی:
هدف اصلی این جلسه و جلسات پیش‌رو، آموزش سیستم‌سازی برای کاهش وابستگی کسب‌وکار به حضور فردی و افزایش استقلال آن است. تا زمانی که دیدگاه ما نسبت به تلاش و موفقیت تغییر نکند، سیستم‌سازی و دستیابی به آزادی مالی و زمانی ممکن نخواهد بود.
استفاده از اهرم‌ها:
در این جلسه، اهرم‌هایی نظیر زمان، سرمایه، ابزارهای فناوری و سیستم‌های موجود در بازار به‌عنوان عناصر کلیدی مقیاس‌پذیری معرفی شدند. دکتر ربانی از شرکت‌کنندگان خواست تا به جای تلاش فردی، از ظرفیت‌های موجود بهره‌مند شوند و مثال‌هایی از موفقیت‌های مقیاس‌پذیر در کسب‌وکارهای داخلی و خارجی ارائه کرد. شرکت‌کنندگان موظف شدند با تمرکز بر تغییر دیدگاه، مفاهیم مطرح‌شده را در کار و زندگی خود بررسی و تمرین کنند.
در ادامه جلسه، دکتر ربانی بر اهمیت مدیریت زمان و کاهش اختلالات روزمره تأکید کرد. او تکنیکی برای کاهش تأثیر تماس‌ها، پیام‌ها، و عوامل مزاحم در زمان کار معرفی کرد. به‌عنوان نمونه، پیشنهاد شد موبایل به‌صورت بی‌صدا استفاده شود و پاسخگویی به تماس‌ها و پیام‌ها به فواصل زمانی مشخص موکول شود. این روش به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا زمان بیشتری برای تفکر استراتژیک و انجام وظایف مهم اختصاص دهند. این تکنیک گامی اساسی برای تمرکز و بهره‌وری در مسیر مقیاس‌پذیری کسب‌وکار است.
دکتر ربانی اهمیت شناسایی و اولویت‌بندی کارها را مورد بحث قرار داد. او تاکید کرد که افراد نمی‌توانند به همه پیشنهادها و وظایف پاسخ مثبت دهند، بلکه باید روی فعالیت‌هایی تمرکز کنند که بیشترین ارزش و بازدهی را ایجاد می‌کنند. تمرکز بر چند هدف مشخص و تمرکز لیزری بر آنها، به قدرت و موفقیت بیشتر منجر می‌شود. او مثال‌هایی از نحوه بهینه‌سازی زمان از طریق حذف جلسات یا فعالیت‌های غیرضروری ارائه داد.
در ادامه دکتر ربانی از تجربیات شخصی خود درباره واگذاری کارها به افراد متخصص سخن گفت. او توضیح داد که بسیاری از فعالیت‌ها، نظیر طراحی جزوات و مدیریت مذاکرات، در گذشته توسط خودش انجام می‌شده است. اما با واگذاری این وظایف به افراد توانمندتر، توانسته زمان بیشتری برای تفکر استراتژیک و طراحی مدل‌های کسب‌وکار صرف کند. این رویکرد به شرکت‌کنندگان نشان داد که چگونه می‌توانند با واگذاری فعالیت‌ها، زمان آزاد بیشتری برای اقدامات استراتژیک و ارزشمند به دست آورند.
تغییر سبک رهبری و زندگی
یکی دیگر از محورهای مهم جلسه، تغییر سبک مدیریت و رهبری بود. سبک زندگی و رهبری قدیمی نمی‌تواند در مقیاس‌پذیری موفق باشد. نگرش‌تان را به مدیریت و زندگی تغییر دهید و روش‌هایی برای افزایش تمرکز، کاهش عوامل مزاحم، و طراحی مدل‌های نوآورانه در کسب‌وکار پیدا کنید. این تغییر نیازمند وقت گذاشتن برای تفکر، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی است. برای تثبیت مفاهیم مطرح‌شده، دکتر ربانی از شرکت‌کنندگان خواست تمرین‌هایی انجام دهند، از جمله:
- شناسایی کارهایی که دوست دارند بیشتر انجام دهند: تمرکز بر علاقه‌مندی‌های شخصی در کسب‌وکار.
- حذف فعالیت‌های غیرضروری: بررسی و حذف کارهایی که تأثیری در پیشبرد اهداف ندارند.
- واگذاری وظایف به دیگران: فهرست‌کردن کارهایی که دیگران می‌توانند بهتر و کارآمدتر انجام دهند.
- ایده‌پردازی و راه‌اندازی کسب‌وکار: در این مرحله، کارآفرین با اشتیاق اولیه خود، تمام وظایف را به تنهایی انجام می‌دهد.
- زنده‌ماندن و تثبیت: بیشترین میزان شکست در این مرحله رخ می‌دهد، جایی که کارآفرین باید تناسب میان ایده و بازار را بیابد.
- رشد و توسعه: مرحله‌ای که کسب‌وکار باید فراتر از وابستگی به فرد موسس عمل کند.
سبک‌های مدیریتی در هر مرحله باید متفاوت باشد و ادامه سبک مدیریتی یک مرحله در مراحل بعدی، مانعی جدی برای پیشرفت خواهد بود.
- سویینگ مد (Swing Mode): انجام همه کارها توسط فرد موسس در مرحله اولیه.
- سایدینگ مد (Siding Mode): تصمیم‌گیری درباره استخدام، جذب تیم، و تفویض اختیار.
- سیف مد (Safe Mode): تفویض وظایف و نقش‌ها به تیم و تمرکز بر مدیریت تیم‌ها و واحدها.
- دیزاین مد (Design Mode): طراحی سیستم‌ها و مدل‌های کسب‌وکار که کسب‌وکار را مستقل از موسس می‌کند.
- پیمانکاران: افرادی که تمام امور اجرایی را شخصاً مدیریت می‌کنند و تحت فشار شدید قرار دارند.
- معماران: افرادی که با دیدگاه استراتژیک، سیستم‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار را طراحی می‌کنند و از طریق آنها موفقیت را تضمین می‌کنند.
کارآفرینان باید بیشتر به‌عنوان معمار عمل کنند تا پیمانکار، زیرا معماران می‌توانند زمان و انرژی خود را به مسائل استراتژیک اختصاص دهند و مسیر رشد تصاعدی را برای کسب‌وکار فراهم کنند.
- 80% زمان برای مد کار (عملیات و مدیریت روزمره)
- 2% زمان برای تصمیم‌گیری‌های کلیدی (جذب افراد یا سرمایه‌گذاری‌های مهم)
- 8% زمان برای تفویض اختیار و نظارت بر تیم‌ها
- 10% زمان برای طراحی و نوآوری در مدل‌های کسب‌وکار
این تقسیم‌بندی قابل تغییر است و باید بر اساس نیازهای هر کسب‌وکار تنظیم شود.
دکتر ربانی از کارآفرینان خواست که به بیزینس به چشم یک بازی ماجراجویانه نگاه کنند، جایی که هر روز فرصتی برای حل مسائل جدید و فتح قله‌های تازه است. او تاکید کرد که کسب‌وکار نباید هدف نهایی باشد، بلکه ابزاری برای رشد و کمال فردی است.
بسیاری از مشکلات رایج در کسب‌وکارها، از جمله مشکلات نقدینگی، اصطکاک در تیم‌ها، ضعف در جذب نیروهای باکیفیت و ناکارآمدی فرآیندها، ریشه در عدم طراحی سیستم‌های کارآمد دارد. او توضیح داد که طراحی یک سیستم موثر می‌تواند تمامی این چالش‌ها را کاهش داده و کسب‌وکار را به سمت رشد پایدار هدایت کند.
این زنجیره به فرآیندی اشاره دارد که ورودی‌ها را به محصول نهایی با ارزش بالاتر تبدیل می‌کند. اگر طراحی سیستم مناسبی برای زنجیره ارزش وجود نداشته باشد، فرآیندها طولانی و پرهزینه شده و سودآوری کاهش می‌یابد. سیستم‌سازی درست، کلید حل مشکلات نقدینگی، کاهش اتلاف منابع و افزایش بهره‌وری است.
دکتر ربانی بیان کرد که بسیاری از چالش‌های کسب‌وکار، مانند مشکلات منابع انسانی، ضعف در جذب نیرو و اتلاف زمان و منابع، به دلیل نداشتن سیستم‌های طراحی‌شده است. او مثال‌هایی از سیستم‌های کارآمد ارائه داد، مانند طراحی سیستم‌های اتوماتیک برای مدیریت نقدینگی و ایجاد برند کارفرمایی که بتواند استعدادهای برتر را جذب کند. دکتر ربانی تاکید کرد که برای طراحی سیستم، رهبران کسب‌وکار باید زمانی را از کارهای روزمره فاصله بگیرند و بر نوآوری در فرآیندها تمرکز کنند.
یکی از نکات کلیدی دکتر ربانی در این جلسه، تاکید بر اهمیت بهره‌وری سازمانی نسبت به بهره‌وری شخصی بود. بهره‌وری شخصی، مانند بیدار شدن زودتر یا کار کردن بیشتر، تنها در کوتاه‌مدت کمک‌کننده است. در مقابل، بهره‌وری سازمانی که شامل شفاف‌سازی نقش‌ها، بهبود ارتباطات تیمی و کاهش اصطکاک‌های درونی سازمان است، منجر به رشد بلندمدت و پایدار می‌شود.
کار به اندازه زمانی که برای آن اختصاص داده شده گسترش می‌یابد. برای افزایش بهره‌وری، رهبران باید محدودیت زمانی ایجاد کنند. به‌عنوان مثال، ساعات کاری را به‌جای نامحدود، به بازه مشخصی کاهش دهند یا روزهای خاصی از هفته را به استراحت و سفر اختصاص دهند. محدودیت‌های زمانی، تیم را وادار می‌کند که فرآیندهای معیوب را بهبود داده و از ابزارهای کارآمد استفاده کنند.
دکتر ربانی با ارائه تجربه‌های شخصی خود، اهمیت سیستم‌سازی را توضیح داد. او گفت که در دوران تدریس و فعالیت در کسب‌وکار، حجم بالای کار و تمرکز بر فعالیت‌های روزمره باعث می‌شد تا فرصت طراحی ایده‌های جدید را نداشته باشد. اما با تغییر رویکرد و اختصاص زمان به طراحی سیستم، توانست به موفقیت‌های بیشتری دست یابد. او همچنین به مثال‌هایی از تغییرات در کسب‌وکارهای تولیدی و بازرگانی خود اشاره کرد و نشان داد که چگونه با تغییر نگاه، توانست مسیر رشد را هموارتر کند.
در ادامه دکتر ربانی، گام‌های عملی زیر را برای سیستم‌سازی پیشنهاد کرد:
- تمرکز بر طراحی سیستم‌ها: آزاد کردن ذهن و اختصاص زمان برای نوآوری در فرآیندهای کسب‌وکار.
- اولویت‌دهی به بهره‌وری سازمانی: شفاف‌سازی نقش‌ها و ایجاد هماهنگی در ارتباطات تیمی.
- ایجاد محدودیت زمانی: کاهش ساعات کاری و تمرکز بر خروجی‌های باکیفیت.
- نوآوری در فرآیندها: حذف کارهای غیرضروری و استفاده از ابزارها و روش‌های جدید برای افزایش بهره‌وری.
برای رسیدن به رشد و پایداری در کسب‌وکار، لازم است از روزمرگی‌ها فاصله گرفته و زمان بیشتری به طراحی سیستم‌ها اختصاص دهیم. دکتر ربانی با اشاره به تجربه‌های شخصی، بیان کرد که آرامش ذهنی و طراحی نوآورانه می‌تواند نه‌تنها کسب‌وکار را به موفقیت برساند، بلکه کیفیت زندگی شخصی و کاری را نیز بهبود بخشد.
در بخش‌های انتهایی جلسه چهارم، دکتر ربانی با تمرکز بر اهمیت سیستم‌سازی در کسب‌وکار، به تشریح مراحل مستندسازی فرآیندها و بهبود گلوگاه‌های محدودکننده پرداخت. ایشان ابتدا تأکید کردند که تحویل تنها به ارسال محصول به مشتری محدود نمی‌شود، بلکه تمام مراحل از تأمین مواد اولیه، فرآیندهای تولید، بسته‌بندی، و لجستیک تا ارائه محصول نهایی را شامل می‌شود. در این راستا، مستندسازی فرآیندها به عنوان اولین قدم ضروری در سیستم‌سازی معرفی شد.
دکتر ربانی مثال‌هایی عملی از تجربیات قبلی خود ارائه دادند که نشان می‌داد شناسایی و رفع تنگناها (باتل‌نک‌ها) چگونه می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر رشد کسب‌وکار داشته باشد. یکی از مفاهیم کلیدی مطرح شده، تئوری محدودیت‌ها بود که در آن تمرکز بر شناسایی نقاطی است که کسب‌وکار به دلیل آنها دچار کندی یا توقف شده و رفع این موانع منجر به رشد ناگهانی و چشمگیر می‌شود.
برای تثبیت آموخته‌ها و عملیاتی کردن مباحث، از شرکت‌کنندگان خواسته شد تمرینات زیر را انجام دهند:
- مستندسازی فرآیندهای کسب‌وکار خود، شامل جذب مشتری، تبدیل، تحویل، و جمعآوری.
- شناسایی گلوگاه‌های کسب‌وکار با استفاده از تحلیل فرآیندهای مستندشده.
- تمرکز بر بهبود نقاط محدودکننده و تنظیم برنامه‌های عملیاتی برای رفع آنها.
مستندسازی و سیستم‌سازی: بدون مستندسازی دقیق، نه می‌توان محدودیت‌ها را شناسایی کرد و نه راهی برای بهبود آنها یافت. تأکید بر این بود که حتی سیستم‌های ناقص بهتر از نبود سیستم هستند.
تعریف فرآیندهای تحویل: تمامی مراحل زنجیره ارزش باید تعریف شوند تا تیم‌ها بتوانند وظایف خود را بهتر اجرا کنند.
تئوری عدالت سازمانی: در بحث تفویض اختیار، بر اهمیت شفافیت و ایجاد انگیزه برای کارکنان تأکید شد. برای این کار، ارائه مشوق‌های متناسب و سیستم‌های کارانه پیشنهاد شد.
نقش ملکه زنبور در کسب‌وکار: نقطه تلاقی توانمندی‌های اصلی کسب‌وکار و نیازهای بازار، همان نقش کلیدی (ملکه زنبور) است که باید بر آن تمرکز کرد.
روش‌های تحلیل رقبا: دکتر ربانی نحوه تحلیل مدل کسب‌وکار رقبا و شناسایی عوامل موفقیت آنها را به طور کامل برای شرکت‌کنندگان تشریح کردند.
اهمیت فرانچایز: با ذکر مواردی از موفقیت‌های جهانی، فرانچایز به‌عنوان ابزاری قدرتمند برای توسعه کسب‌وکارهای کوچک معرفی شد.
در پایان جلسه چهارم دکتر ربانی از اعضا شرکت کننده تشکر کردند و درخواست کردند در مورد مباحث این جلسه تامل کنند و آنها را بر روی کسب‌وکارهای خود پیاده سازی کنند.
دکتر ربانی جلسه پنجم دوره دهم بیزینس کوچینگ را با تأکید بر مدیریت اولویت‌ها و بهره‌وری زمانی آغاز کرد. ایشان با مرور بحث‌های جلسه پیش، بار دیگر بر اهمیت چهار رویکرد اصلی (Design، Delegate، Swing، و دیگر فعالیت‌ها) در مدیریت کسب‌وکار تأکید کردند. هدف اصلی این بخش، هدایت شرکت‌کنندگان به سمت استفاده بهینه از زمان و تمرکز بر اولویت‌های کلیدی بود.
مدیریت اولویت‌ها و جلوگیری از روزمرگی: روزمرگی و انجام فعالیت‌های جزئی و غیرضروری باعث کاهش بهره‌وری و از دست رفتن زمان برای کارهای مهم می‌شود. ضرورت برنامه‌ریزی بر اساس اولویت‌های کلیدی به جای واکنش‌های فوری به مشکلات پیش‌آمده می‌باشد.
اهمیت سنگ‌های بزرگ: دکتر ربانی با اشاره به مدل "سنگ‌های بزرگ"، بیان کردند که تمرکز بر چهار حوزه اصلی کسب‌وکار شامل جذب، تبدیل، تحویل، و حسابداری، زیربنای موفقیت است. اصلاح این حوزه‌ها به‌عنوان اولویت‌های اصلی، زمینه‌ساز مدیریت بهتر و موفقیت در سایر فعالیت‌های مرتبط است.
مدیریت زمان و بلوک‌های زمانی: با مدیریت صحیح بلوک‌های زمانی، ابتدا کارهای اصلی و با اولویت را انجام دهید و سپس به فعالیت‌های کم‌اهمیت‌تر بپردازید. استفاده از بلوک‌های زمانی بزرگ‌تر برای فعالیت‌های کلیدی و خودداری از پراکندگی زمانی در کارهای کوچک و وقت‌گیر می‌تواند تاثیر بسزایی در مدیریت زمان شما بگذارد.
تمرکز بر برنامه‌ریزی استراتژیک: با طراحی درست و تمرکز بر اولویت‌ها، نه‌تنها امکان رسیدگی به فعالیت‌های مهم فراهم می‌شود، بلکه زمان کافی برای انجام کارهای غیررسمی و استراحت نیز باقی خواهد ماند. برایان تریسی در این باره می‌گوید "قورباغه زشت را اول بخور"، ان جمله برای یادآوری اهمیت اولویت‌دهی به کارهای دشوار اما مهم است.
تعادل در زندگی و کار: دکتر ربانی تأکید کردند که تعادل میان رضایت، درآمد، و لذت از زندگی، از طریق رعایت سه پله اصلی ممکن می‌شود: تغییر دیدگاه، تغییر سبک رهبری، و یادگیری بازی تیمی.
در ادامه دکتر ربانی به تشریح اهمیت داشتن یک پلن برای جذب نیروی انسانی و سیستم‌سازی در سازمان پرداختند. وی با اشاره به ضرورت طراحی قیف‌های جذب و نگهداشت نیرو، نکات کلیدی برای بهره‌گیری از نیروی متنوع و مؤثر در بیزینس را مطرح کردند.
دکتر ربانی تأکید کردند که همان‌طور که در بازاریابی از قیف فروش استفاده می‌کنیم، در جذب نیروی انسانی نیز باید قیف طراحی کنیم. این قیف شامل مراحل زیر است:
- جذب نیروها: ورود افراد به سیستم از طریق تبلیغات یا برنامه‌های کارآموزی.
- ارزیابی و نگهداشت: حفظ افراد متناسب و علاقه‌مند از طریق فرآیندهای سنجش و توسعه.
تنوع در نیروی انسانی از جنبه‌های مختلف، از جمله سن، تجربه، جنسیت و دیدگاه‌ها، کلیدی است.
- ترکیب نسل‌ها: استفاده از نیروهای جوان در کنار افراد با تجربه، پویایی و رشد سازمان را افزایش می‌دهد.
- تنوع جنسیتی: بهره‌گیری از دیدگاه‌های متفاوت به غنی‌تر شدن تصمیمات سازمانی کمک می‌کند.
- تنوع افکار: ورود ایده‌های جدید و متفاوت به سازمان می‌تواند تحولات مثبتی ایجاد کند.
دکتر ربانی به این نکته اشاره کردند که در کنار استخدام نیروهای تمام‌وقت، می‌توان از افراد باتجربه به‌صورت مشاوره‌ای یا پاره‌وقت استفاده کرد. برای مثال، یک مدیر یا مشاور باتجربه می‌تواند در جلسات هیئت‌مدیره شرکت کرده و تجربیات و ارتباطات ارزشمند خود را در اختیار تیم قرار دهد. از سوی دیگر، نیروهای جوان با انگیزه می‌توانند انرژی و ایده‌های نوآورانه به تیم تزریق کنند.
دیزاین کردن سیستم به معنای ایجاد ساختاری منظم و هدفمند است که شامل تنوع و چیدمان صحیح نیروی انسانی باشد. دکتر ربانی بر این نکته تأکید کردند که برای موفقیت، باید ترکیبی از افراد متنوع با توانایی‌های مکمل ایجاد شود.
- سیستم کارآموزی: برنامه‌های کارآموزی به‌عنوان روشی موثر برای کشف استعدادها و پرورش نیروهای مناسب مطرح شدند.
- طراحی محیط حمایتی: یک سازمان پویا و باانرژی، محیطی ایجاد می‌کند که افراد در آن به بهترین شکل رشد کنند.
دکتر ربانی با ارائه یک قیاس جالب میان علائم حیاتی بدن و اعداد مهم کسب‌وکار، توضیح دادند که همان‌طور که پزشکان برای تشخیص بیماری علائم حیاتی را بررسی می‌کنند، مدیران نیز باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) کسب‌وکار خود را به‌طور مرتب رصد کنند. این شاخص‌ها می‌توانند وضعیت سلامت سازمان را نشان داده و به مدیران کمک کنند تا با تصمیمات دقیق، مشکلات را برطرف نمایند.
ایشان برخی از متریک‌های کلیدی که در هر کسب‌وکاری اهمیت دارند را معرفی کردند:
- هزینه جذب مشتری (CAC): کل هزینه‌های بازاریابی و فروش، شامل تبلیغات، نیروی انسانی و غیره، تقسیم بر تعداد مشتریانی که در بازه زمانی مشخص جذب شده‌اند.
- نرخ تبدیل: نسبت افرادی که از وب‌سایت، فروشگاه یا کانال‌های دیگر بازدید کرده‌اند و تبدیل به مشتری شده‌اند.
- ارزش مادام‌العمر مشتری (CLV): مقدار کل درآمدی که یک مشتری در طول زمان برای کسب‌وکار ایجاد می‌کند، شامل خریدهای مکرر و ارجاعات.
دکتر ربانی به تأکید گفتند که داشتن سیستم‌های اطلاعاتی دقیق برای جمعآوری و تحلیل داده‌ها ضروری است. شرکت‌ها باید بتوانند رفتار مشتریان خود را ردیابی کرده و ارتباط مستقیمی با آنها برقرار کنند. ایشان مثالی از برندی ارائه کردند که با ایجاد یک بانک اطلاعاتی جامع از مشتریان، توانست نرخ تبدیل و ارزش مشتریان را بهبود بخشد.
چگونه می‌توان از داده‌ها برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک استفاده کرد؟ محور اصلی این بخش بر هزینه جذب مشتری، نرخ تبدیل و ارزش طول عمر مشتری متمرکز بود.
این متریک از تقسیم کل هزینه‌های بازاریابی و فروش بر تعداد مشتریان جذب‌شده به دست می‌آید.
مثال:
هزینه‌ها: 300 میلیون تومان برای ویزیتورها، اقلام تبلیغاتی و سفر.
تعداد مشتریان جذب‌شده: 60 نفر.
هزینه جذب هر مشتری: 300 میلیون ÷ 60 = 5 میلیون تومان.
هزینه جذب مشتری باید با ارزش مادام‌العمر مشتری (CLV) مقایسه شود تا مشخص شود سرمایه‌گذاری در بازاریابی منطقی است یا خیر.
نسبت افرادی که از خدمات یا محصولات استفاده می‌کنند به افرادی که با کسب‌وکار تماس داشته‌اند.
مثال:
- فروشگاه گل
600 گلفروشی ویزیت شده؛ 60 نفر مشتری شدند.
نرخ تبدیل: 60 ÷ 600 = 10%
- فروشگاه پوشاک
1000 بازدیدکننده؛ 10 خرید انجام‌شده.
نرخ تبدیل: 10 ÷ 1000 = 1%
- وب‌سایت فروش
24,000 بازدیدکننده منحصربه‌فرد؛ 100 خرید.
نرخ تبدیل: 100 ÷ 24,000 = 0.4%
محاسبه درآمد کلی که یک مشتری در طول مدت ارتباطش با کسب‌وکار ایجاد می‌کند.
فرمول: میانگین ارزش هر فاکتور × تعداد خرید در ماه × تعداد ماه‌های همکاری.
مثال:
میانگین فاکتور: 10 میلیون تومان.
تعداد خرید ماهانه: 2 بار.
طول عمر مشتری: 24 ماه.
CLV: 10 × 2 × 24 = 480 میلیون تومان
با این محاسبات، مشخص شد که هزینه جذب 5 میلیون تومان به ازای هر مشتری، سودآور است زیرا مشتری در طول عمر خود 480 میلیون تومان درآمد ایجاد می‌کند.
محاسبه این متریک‌ها، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا استراتژی‌های خود را بهینه‌سازی کنند. برای مثال:
- استفاده از ایونت‌ها به‌جای ویزیتورهای حضوری ممکن است هزینه جذب مشتری را کاهش دهد.
- راه‌اندازی کمپین‌های دیجیتال مارکتینگ می‌تواند نرخ تبدیل بهتری داشته باشد.
- انتخاب کانال‌های بازاریابی با نرخ تبدیل بالاتر (مانند شبکه‌های اجتماعی یا تبلیغات پیامکی) می‌تواند بازده سرمایه‌گذاری را بهبود بخشد.
دکتر ربانی به این نکته اشاره کردند که بسیاری از کسب‌وکارها به دلیل نداشتن داده‌های دقیق و تحلیل‌های مرتبط، در سرمایه‌گذاری روی بازاریابی دچار تردید می‌شوند. اما وقتی متریک‌ها مشخص باشد، تصمیم‌گیری‌ها به‌جای حدس و گمان بر پایه اعداد و آمار خواهد بود.
دکتر ربانی در این بخش توضیح دادند که چگونه ابزارهای نوین به کسب‌وکارها در مدیریت و بهبود فرآیندها کمک می‌کنند. مثال‌های ارائه‌شده شامل موارد زیر بودند:
- ابزارهای بین‌المللی
Salesforce: یکی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فروش و بازاریابی خود را به صورت سیستماتیک مدیریت کنند.
HubSpot: ابزاری برای مدیریت بازاریابی و فروش که دوره‌های آموزشی آن نیز در ویدان به زبان فارسی موجود است.
MiniChat: نرم‌افزاری برای اتوماسیون بازاریابی که در ایران نیز مشابه آن مانند "دایرکت هم" وجود دارد.
- ابزارهای ایرانی:
سپیدار: نرم‌افزار حسابداری و مدیریت مالی.
دیدار: CRM ایرانی برای مدیریت ارتباط با مشتریان.
دکتر ربانی تأکید کردند که قبل از خرید این ابزارها از نسخه‌های دمو (آزمایشی) آنها استفاده کنید تا اطمینان حاصل شود که ابزار انتخابی با کسب‌وکار شما سازگار است.
گیمیفیکیشن یا "بازی‌آرایی"، یکی از مؤثرترین روش‌های جدید بازاریابی است که باعث افزایش تعامل مشتریان با کسب‌وکار می‌شود.
- باشگاه مشتریان: ایجاد اپلیکیشن‌هایی که به مشتریان با انجام خریدها و تعاملات، امتیاز یا سکه می‌دهند.
- ارتقاء مشتریان: مشتریان با جمعآوری امتیاز، به رده‌های بالاتر (طلایی، نقره‌ای و غیره) منتقل می‌شوند و از مزایای بیشتری برخوردار می‌شوند.
- کمپین‌های خلاقانه: مانند ارسال عکس، شرکت در نظرسنجی‌ها و قرعه‌کشی‌ها که باعث افزایش ویو و تعامل در شبکه‌های اجتماعی می‌شود.
مزایا
- افزایش نرخ تبدیل.
- افزایش وفاداری مشتری.
- کاهش هزینه‌های مارکتینگ نسبت به روش‌های سنتی.
دکتر ربانی تأکید کردند که پایگاه داده مشتریان مهم‌ترین سرمایه یک کسب‌وکار است.
- شامل اطلاعاتی فراتر از نام و شماره تماس مشتری.
- ثبت تعداد و نوع تراکنش‌ها.
- تحلیل رفتار خرید مشتریان.
- کاربردهای اطلاعات مشتریان:
- طراحی کمپین‌های هدفمند.
- کاهش هزینه‌های بازاریابی با شناسایی بهترین کانال‌ها.
- پیش‌بینی نیازهای آینده مشتریان.
دکتر ربانی با اشاره به کتاب "بازی‌آرایی" توضیح دادند که گیمیفیکیشن به سرعت در حال تبدیل شدن به استانداردی در بازاریابی است و کسب‌وکارهایی که این روش را جدی نگیرند، در آینده رقابت را خواهند باخت. حتی ساده‌ترین ایده‌های گیمیفیکیشن نیز می‌توانند تحول‌آفرین باشند.
در ادامه، دکتر ربانی با تأکید بر ضرورت تغییر نقش مدیران، به موضوع گذار از یک مدیر اجرایی به یک معمار کسب‌وکار پرداختند. ایشان این تغییر را یک سفر دانستند که هرچند سخت و پرپیچ‌وخم است، اما ارزشمند بوده و می‌تواند زندگی کاری و شخصی را بهبود بخشد.
- تمرکز بر طراحی سیستم: به‌جای انجام کارهای اجرایی، باید به طراحی فرآیندها و نظارت بر آنها پرداخت.
- آزاد کردن ظرفیت‌های درونی: این تغییر باعث آزاد شدن توانایی‌های پنهان مدیر و کارکنان می‌شود.
- ایجاد سیستم خودکار: سیستمی که خودکار مشتری جذب کند، مسائل را حل کند و باعث کاهش وابستگی به مدیر شود.
موانع درونی مدیران:
- عادت به انجام کارها به‌صورت مستقیم و غیرسیستماتیک.
- سختی ترک نقش‌های قبلی مانند پاسخگویی مستقیم به مشتریان یا پیگیری پرداخت‌ها.
موانع بیرونی:
- کارکنان: ممکن است از تغییرات ناراضی باشند، زیرا به وابستگی به مدیر عادت کرده‌اند.
- مشتریان: ممکن است با سیستم جدید مخالف باشند، زیرا انتظار ارتباط مستقیم با مدیر را دارند.
- شرکا: ممکن است تغییر رویکرد مدیر را نوعی کم‌کاری تلقی کنند.
1) شفاف‌سازی با تیم و مشتریان:
- به کارکنان و مشتریان اطلاع دهید که تغییرات به‌منظور بهبود سیستم و افزایش کارایی انجام می‌شود.
- بر اهمیت طراحی سیستم و نقش‌آفرینی دیگران تأکید کنید.
2) توانمندسازی تیم:
- ایجاد چالش: برای کارکنان چالش ایجاد کنید تا آنها بتوانند توانایی‌های خود را شکوفا کنند.
- واگذاری مسئولیت: کارکنان را به تصمیم‌گیری و مدیریت وظایف تشویق کنید.
3) مدیریت تغییر:
- از ابزارهایی مانند جلسات تیمی برای هماهنگی و همراه کردن افراد با تغییرات استفاده کنید.
- مقاومت‌ها را با صبر و توضیحات دقیق مدیریت کنید.
4) اهمیت جلسات کوتاه و هدفمند:
- دکتر ربانی به مدیریت جلسات به‌عنوان یکی از ارکان سیستم‌سازی اشاره کردند.
انواع جلسات:
هفتگی (تاکتیکی): بررسی وظایف جاری، هماهنگی روزمره.
ماهانه (تحلیلی): ارزیابی عملکرد و شناسایی موانع یا موفقیت‌ها.
سالانه (استراتژیک): تعیین اهداف کلان و برنامه‌ریزی برای سال آینده.
نکات برگزاری جلسات:
جلسات کوتاه و ایستاده (استندآپ میتینگ) بهره‌وری را افزایش می‌دهند.
برای جلسات استراتژیک، می‌توان محیطی خارج از دفتر کار را در نظر گرفت.
معیارهای سنجش (متریک‌ها):
- جذب مشتری جدید.
- نرخ تبدیل مشتریان.
- عملکرد تیم در واحدهای مختلف.
- میزان درآمد و رشد مالی.
مزایا:
- شناسایی دقیق نقاط ضعف و قوت.
- سنجش تأثیر تغییرات و بهبودها.
دکتر ربانی در این بخش به موضوع خودشکوفایی پرداختند و آن را به‌عنوان بالاترین سطح لذت در مدیریت و زندگی مطرح کردند.
- تبدیل پتانسیل‌های درونی به واقعیت.
- ایجاد فضایی برای کارکنان که بتوانند استعدادهایشان را کشف و شکوفا کنند.
- ایجاد چالش‌های معنادار برای کارکنان.
- پرهیز از ناز و نعمت بیش‌ازحد که باعث تنبلی شود.
- تشویق کارکنان به پذیرش مسئولیت‌های جدید.
در دو روز گذشته، به مجموعه‌ای از مفاهیم کلیدی برای توانمندسازی شرکت‌کنندگان جهت تکمیل مدل کسب‌وکار خود پرداخته شد. این مفاهیم، از تکمیل سه خانه مهم مدل کسب‌وکار (فعالیت‌های کلیدی، منابع کلیدی و شرکای کلیدی) آغاز شده و بهبود و اصلاح فرآیندها را هدف‌گذاری می‌کند. همچنین به اهمیت بازنگری و بهبود مداوم این خانه‌ها تأکید شد.
شرکت‌کنندگان پس از یادگیری مفاهیم جدید، خانه‌های قبلی مدل کسب‌وکار خود را بازبینی کردند. به عنوان نمونه، در فعالیت‌های کلیدی تأکید شد که تنها بر روی فعالیت‌هایی تمرکز کنند که مقیاس‌پذیری کسب‌وکار را ممکن می‌سازد. در بخش شرکای کلیدی، بهره‌برداری از اهرم‌ها و سیستم‌های موجود برای صرفه‌جویی در زمان و هزینه توصیه شد، به جای ایجاد سیستم‌های جدید و موازی که ممکن است منابع قابل‌توجهی را به هدر دهد.
1) اهداف کسب وکار خود را به طور واضـح و قابل اندازه گیری تعریف کنید: چه چیزی را می‌خواهید به دست آورید؟ (مثلا افزایش فروش، ارتقای رضایت مشتری، کاهش هزینه‌ها)
2) ارزش‌های اصلی کسب وکار خود را مشخص کنید: چه چیزی برای شما اهمیت دارد؛ و باید در تمام فعالیت‌هایتان رعایت شود؟ (مثلا صداقت، کیفیت، نوآوری)
3) تمام فرآیندهای اصلی کسب‌وکار خود را شناسایی کنید: از دریافت سفارش تا ارائه خدمات پس از فروش، تمامی فرآیندها را فهرست کنید.
4) هر فرآیند را به صورت گام به گام مستندکنید: چه اقداماتی باید انجام شود؟ چه کسی مسئولیت هر گام را برعهده دارد؟ چه ابزارها و منابعی مورد نیاز است؟
5) نقشه فرآیندهای کسب وکار خود را ترسیم کنید: با استفاده از ابزارهایی مانندBPMN، فرآیندها را به صورت بصری نمایش دهید.
6) فرآیندها را از نظرکارایی و اثر بخشی ارزیابی کنید: آیا این فرآیندها به طور مؤثر به تحقق اهداف کسب‌وکار کمک می‌کنند؟ آیا راهی برای ساده‌تر یا سریع‌‌تر کردن آنها وجود دارد؟
7) استانداردهای عملیاتی را برای هر فرآیند تعریف کنید: چه دستورالعمل‌ها و رویه‌هایی در هر مرحله از فرآیند باید رعایت شوند؟
8) ابزارها و منابع مورد نیاز برای اجرای فرآیندها را شناسایی کنید: چه نرم‌افزارها، سخت‌افزارها و منابع انسانی برای اجرای هر فرآیند لازم است؟
9) شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای هر فرآیند تعریف کنید: چه معیارهایی برای سنجش عملکرد هر فرآیند استفاده می‌شود؟ (مانند زمان پردازش سفارش، میزان رضایت مشتری، نرخ تبدیل)
10) سیستم‌های نظارتی برای ردیابی KPIهـا ایجادکنید: از چه ابزارهایی برای جمعآوری داده‌ها و نظارت بر عملکرد فرآیندها استفاده می‌کنید؟ (مانند داشبوردهای مدیریتی، نرم‌افزارهایCRM)
11) سیستم‌های کنترلی برای اطمینان از رعایت استانداردها ایجادکنید: چگونه از رعایت استانداردهای عملیاتی در هر فرآیند اطمینان حاصل می‌کنید؟ (مانند چک لیست‌ها، آموزش‌ها، بازخوردها)
12) فرآیندهایی که قابلیت اتوماسیون دارند را شناسایی کنید: چه فرآیندهایی را می‌توان با استفاده از نرم‌افزار یا ابزارهای خودکار انجام داد؟
13) ابزارها یا اتوماسیون مناسب برای هر فرآیند را انتخاب کنید: چه نرم‌افزارها و ابزارهایی برای اتوماتیک کردن فرآیندها مناسب هستند؟ (مثلا نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، ربات‌های‌چت)
14) سیستم‌های اتوماتیک را پیاده سازی و تست کنید: اطمینان حاصل کنید که سیستم‌های اتوماتیک به درستی کار می‌کنند و نتایج مورد نظر را ارائه می‌دهند.
15) کارکنان را در مورد سیستم‌های جدید آموزش دهید: اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان با سیستم‌های جدید آشنا هستند و نحوه استفاده از آنها را می‌دانند.
16) فرهنگ سیستم‌سازی را در سازمان خود نهادینه کنید: فرهنگ سازمانی را به گونه‌ای شکل دهید که کارکنان به اهمیت سیستم‌سازی و رعایت استانداردها پی ببرند.
17) عملکرد سیستم‌ها را به طور مداوم پایش و ارزیابی کنید: آیا سیستم‌ها به درستی کار می‌کنند؟ آیا به اهداف کسب‌وکار کمک می‌کنند؟
18) بازخوردهای کارکنان و مشتریان را جمعآوری و بررسی کنید: چه پیشنهاداتی برای بهبود سیستم‌ها وجود دارد؟
19) سیستم‌ها را به طور مستمر بهبود ببخشید: براساس بازخوردها و نتایج ارزیابی، سیستم‌ها را به روزرسانی و بهبود ببخشید.
20) تمام تغییرات و به روزرسانی‌های سیستم‌ها را مستند کنید: این مستندات به شما کمک می‌کند تا در آینده به راحتی سیستم‌ها را مدیریت و به روزرسانی کنید.
در پایان جلسه، دکتر ربانی به پرسش‌های شرکت کنندگان پاسخ دادند و در نهایت از تک تک شرکت کنندگان قدردانی کردند و شرکت کنندگان با انگیزه و انرژی بالا از جلسه خارج شدند و اعتقاد داشتند که با اعمال مباحث و آموزش‌های ارائه شده توسط دکتر ربانی، قادر به بهبود کسب‌وکارهای خود و به دست آوردن ثروت بیشتر خواهند بود.
در آخر هر بخش، از حضار در جلسه با انواع میوه، شیرینی و نوشیدنی‌های گرم و سرد پذیرایی شد که مهمانان از این فرصت‌ها هم برای آشنایی با یکدیگر و شبکه سازی استفاده می‌کردند.
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
