PDCA (قانون برنامه‌ریزی و تأیید)، بهبود مستمر به روشی روشمند

این قانون PDSA همچنین به‌عنوان "چرخ دمینگ" و "چرخه شوهارت" شناخته می‌شود. تصور کنید که رتبه رضایت مشتری شما در یک وب‌سایت ارزیابی کسب‌وکار کاهش‌یافته است.

وقتی به آخرین نظرات نگاه می‌کنید، می‌بینید که مشتریان شما از تأخیر در تحویل گلایه دارند و در حین حمل‌ونقل محصولات آسیب‌دیده است.

بنابراین، تصمیم می‌گیرید یک پروژه آزمایشی کوچک را در یک ماه شروع کنید و از یک تأمین‌کننده جدید برای تحویل محصولات خود به نمونه‌ای از مشتریان استفاده کنید و خوشحالید که می‌بینید بازخورد مثبت است.

درنتیجه، شما تصمیم می‌گیرید از تأمین‌کننده جدید برای تمام سفارشات آینده خود استفاده کنید.

کاری که شما انجام دادید یک حلقه واحد به نام حلقه PDCA است. این یک ابزار تأسیس‌شده برای دستیابی به بهبود مستمر کسب‌وکار شما است.

رویکرد PDCA توسط دکتر ویلیام دمینگ پیشگام مطرح شد و در این مقاله، ما اصول کلیدی PDCA را تشریح می‌کنیم و توضیح می‌دهیم که چه زمانی و چگونه باید آن‌ها را عملی کرد.

PDCA چیست؟

در دهه 1950، مشاور مدیریت، دکتر ویلیام ادواردز دمینگ، روشی را برای شناسایی اینکه چرا برخی محصولات یا فرآیندها آن‌طور که انتظار می‌رفت کار نمی‌کنند، توسعه داد.

از آن زمان، رویکرد او تبدیل به یک ابزار استراتژی محبوب شده است که توسط انواع مختلف سازمان‌ها استفاده می‌شود.

این به آن‌ها اجازه می‌دهد تا نظریه‌هایی در مورد آنچه باید تغییر کنند تعیین کنند و سپس آن‌ها را در یک "چرخه بازخورد مستمر" آزمایش کنند.

توجه داشته باشید:

خود دمینگ از مفهوم برنامه‌ریزی، انجام، مطالعه، اقدام (PDSA) استفاده می‌کند. او دریافت که تمرکز روی چک کردن، بیشتر بر روی اجرای تغییرات است.

در عوض، او تصمیم گرفت بر مطالعه نتایج هر نوآوری تمرکز کند و همچنان به طرح اولیه نگاه کند.

او تأکید کرد که جستجو برای دانش جدید همیشه با تئوری هدایت می‌شود. بنابراین باید تا حد امکان مطمئن باشید که نظریه شما درست است!

چهار فاز چرخه PDCA

با چرخه PDCA می‌توانید مشکلات را حل کرده و راه‌حل‌ها را به روشی دقیق و روشمند پیاده‌سازی کنید.

بیایید به ترتیب به هر یک از چهار مرحله نگاه کنیم:

1. برنامه‌ریزی کنید

ابتدا مشکل یا فرصت خود را شناسایی و درک کنید.

شاید استاندارد محصول نهایی به‌اندازه کافی بالا نباشد یا یک جنبه از فرآیند بازاریابی شما باید نتایج بهتری به همراه داشته باشد.

نگاهی کامل به اطلاعات موجود بیندازید. ایده‌ها را تولید و نمایش دهید و یک برنامه اجرایی قوی ایجاد کنید.

به یاد داشته باشید که معیارهای موفقیت خود را مشخص کنید و آن‌ها را تا حد امکان قابل‌اندازه‌گیری کنید. بعداً در مرحله تأیید به آن‌ها باز خواهید گشت.

2. انجام دهید

هنگامی‌که راه‌حل بالقوه‌ای را شناسایی کردید، با یک پروژه آزمایشی کوچک آن را با خیال راحت آزمایش کنید.

این نشان می‌دهد که آیا تغییراتی که پیشنهاد کرده‌اید با حداقل وقفه و مشکل در بقیه عملیات، شما در صورت شکست به نتیجه دلخواه می‌رسید یا نه.

به‌عنوان‌مثال، می‌توانید آزمونی را در یک بخش، در یک منطقه جغرافیایی محدود یا با یک گروه جمعیتی خاص سازمان‌دهی کنید.

همان‌طور که پروژه آزمایشی را اجرا می‌کنید، داده‌هایی را جمع‌آوری کنید تا نشان دهید آیا این تغییر مؤثر بوده است یا خیر. شما در مرحله بعدازآن استفاده خواهید کرد.

3. بررسی کنید

در مرحله بعد، نتایج پروژه آزمایشی خود را بر اساس انتظاراتی که در مرحله 1 تعریف کردید، تجزیه‌وتحلیل کنید تا مشخص شود که آیا ایده شما موفق بوده است یا خیر.

اگرنه، به مرحله 1 برگردید و مشکل را پیدا کنید و آن را رفع کنید. اگر چنین است، راه شما درست است و به مرحله 4 بروید.

ممکن است تصمیم بگیرید تغییرات بیشتری را امتحان کنید و مراحل ساخت (DO) و بررسی (Check) را تکرار کنید.

اما اگر برنامه اولیه و اصلی شما قطعاً کار نمی‌کند، باید به مرحله 1 برگردید و مشکل را آنجا جست‌وجو کنید.

4. عمل کنید.

در اینجا شما راه‌حل خود را اعمال می‌کنید. اما به یاد داشته باشید که PDCA / PDSA یک چرخه است، نه یک فرآیند با آغاز و پایان.

فرآیند یا محصول بهبودیافته شما به خط پایه جدید تبدیل می‌شود، اما شما به دنبال راه‌هایی برای بهتر کردن آن هستید.

چهار مرحله چرخه در شکل 1 در زیر نشان داده شده است:

زمان استفاده از PDCA

چارچوب PDCA / PDSA در همه انواع سازمان‌ها به‌خوبی کار می‌کند.

می‌توان از آن برای بهبود هر فرآیند یا محصولی با تقسیم آن‌ها به مراحل یا مراحل کوچک‌تر توسعه و بررسی راه‌هایی برای بهبود هر یک استفاده کرد.

این امر به‌ویژه برای اجرای طرح‌های مدیریت کیفیت جامع یا شش سیگما و به‌طورکلی برای بهبود فرآیندهای تجاری مفید است.

بااین‌حال، گذر از چرخه PDCA / PDSA می‌تواند بسیار کندتر از یک پیاده‌سازی ساده، "gung ho" باشد.

بنابراین ممکن است رویکرد مناسبی برای مقابله با یک مشکل فوری نباشد.

همچنین مستلزم مشارکت قابل‌توجه اعضای تیم است و فرصت‌های کمتری برای نوآوری فعال ارائه می‌دهد که ممکن است سازمان شما به آن نیاز داشته باشد.

چگونه از PDCA در زندگی خود استفاده کنید؟

اگرچه PDCA / PDSA یک ابزار تجاری مؤثر است، شما همچنین می‌توانید از آن برای بهبود عملکرد خود استفاده کنید:

ابتدا برنامه‌ریزی کنید، مشخص کنید که چه چیزی شخصاً شمارا آزار می‌دهد و باعث می‌شود از برنامه‌هایتان عقب بمانید و چگونه می‌خواهید پیشرفت کنید.

به علل ریشه‌ای همه مشکلات نگاه کنید و برای غلبه بر این موانع اهداف تعیین کنید.

سپس این کار را انجام دهید: هنگامی‌که در مورد مسیر اقدام خود تصمیم گرفتید، با خیال راحت روش‌های مختلف را برای به دست آوردن نتایج موردنظر خود آزمایش کنید.

سپس بررسی کنید: به‌طور منظم پیشرفت خود را بررسی کنید، رفتار خود را بر اساس آن تنظیم کنید و پیامدهای اعمال خود را در نظر بگیرید.

درنهایت، عمل کنید: آنچه را که کار می‌کند، پیاده‌سازی کنید، آنچه را که برای شما کارساز نیست به‌طور مداوم اصلاح کنید، و چرخه بهبود مستمر را ادامه دهید.

نکته کلیدی

چرخه PDCA / PDSA یک چرخه پیوسته از برنامه‌ریزی، ساخت، بررسی (یا مطالعه) و اقدام است.

این یک رویکرد ساده و مؤثر برای حل مشکل و مدیریت تغییرات ارائه می‌دهد.

این مدل برای آزمایش اقدامات بهبود در مقیاس کوچک قبل از به‌روزرسانی رویه‌ها و شیوه‌های کاری مفید است.

این رویکرد با مرحله برنامه‌ریزی آغاز می‌شود که در آن مشکلات به‌وضوح شناسایی و درک می‌شوند و تئوری بهبود تعریف می‌شود.

راه‌حل‌های بالقوه در مقیاس کوچک در فاز Do آزمایش می‌شوند و پس‌ازآن نتیجه مطالعه و تأیید می‌شود.

قبل از اعمال راه‌حل کامل و منظم در مرحله چرخه، هرچند بار که لازم است مراحل «انجام» و «بررسی» را طی کنید و مدام آن را تکرار کنید.