جلسات 7,8,9  بیزینس کوچینگ در کاشان

برنامه بیزنس کوچینگ با تدریس دکتر محمدمهدی ربانی به صورت بوت کمپ 2 روزه، با عنوان سیستم سازی، در شهر کاشان برگزار شد.

دوره بیزینس کوچینگ، یک برنامه یکساله با راهبری دکتر ربانی، مدیرعامل ویدان، بیزنس کوچ موفق، برگزار می‌شود و به شرکت‌کنندگان آموزش می‌دهد که چگونه با صرف زمان کمتر به ثروت بیشتری دست پیدا کنند.

این دوره، یک برنامه جامع یکساله برای تحول در کار و زندگی است. هر ماه، یک جلسه برگزار می‌شود که در هر جلسه، یک موضوع مهم در زمینه موفقیت کسب و کار مورد بحث قرار می‌گیرد. موضوع این جلسه، "سیستم سازی" بود.

دکتر ربانی بیان کردند که در طی این دو روز، موضوعات حائز اهمیتی مورد بحث و بررسی قرار خواهد گرفت که پس از پایان این جلسات، دیگر نمی‌توانید همچون گذشته به فعالیت‌های خود ادامه دهید؛ زیرا مباحث مطرح شده، چندین سال زندگی و سطح کاری شما را ارتقا خواهد بخشید.

ایشان به تشریح دو سطح متفاوت در زندگی افراد پرداختند؛ سطح کارآفرینی و سطح مدیریتی؛ و تأکید داشتند که این دو سطح، نیازمند رفتارها و شیوه‌های متفاوتی می‌باشند. کسانی که هنوز مسیر و جایگاه خود را در این دو سطح نیافته‌اند، عمدتاً از سبک مدیریتی کارآفرینانه پیروی می‌کنند. ویژگی‌های بارز این سطح عبارتند از:

• استرس مفرط
• سرشلوغی دائمی
• بی‌خوابی
• نگرانی‌های مستمر

پیش از آن، دکتر ربانی بر این باور بودند که برای رسیدن به موفقیت، باید از صبح تا شب کار کرد و تمامی انرژی و توان خود را صرف فعالیت‌های کاری نمود. اما دیدگاه دکتر ربانی کاملاً متحول شد. ایشان دریافتند که کسب و کار، در حقیقت یک "محصول" است؛ محصولی که باید همواره در حال ارتقا، پیشرفت و بهبود باشد.

مدل 7 بعدی سیستم سازی شامل:

• استراتژی
• طراحی سازمان
• تیم
• فرهنگ
• رهبری
• مالی
• حقوقی

1_ استراتژی

استراتژی شامل موارد کلیدی زیر می‌باشد:

• اولویت‌بندی: نمی‌توانیم همه چیز را به طور همزمان و با اهمیت یکسان دنبال کنیم. باید کارهای درست و حیاتی را شناسایی کرده و آنها را در اولویت قرار دهیم.

• حذف و اضافه: در فرایند اولویت‌بندی، گاهی باید برخی فعالیت‌ها یا پروژه‌های غیرضروری را حذف کنیم تا بتوانیم بر روی موارد حیاتی‌تر تمرکز کنیم. همچنین ممکن است نیاز باشد تا فعالیت‌ها یا پروژه‌های جدیدی را به لیست اولویت‌های خود اضافه کنیم.

• ارزش‌ها و اهداف روشن: برای داشتن یک استراتژی موفق، باید ارزش‌ها و اهداف نهایی خود را به روشنی تعریف کنیم.

• انتظارات منطقی: اهداف باید چالش‌برانگیز اما در عین حال، قابل دستیابی باشند.

• تطابق ارزشی: باید از خود بپرسیم که آیا رسیدن به این هدف، واقعاً چیزی است که می‌خواهیم؟ آیا با ارزش‌های ما همخوانی دارد؟

2_ طراحی سازمان

طراحی سازمان شامل مراحل زیر است:

• تفکیک زیرسیستم های کسب و کار: هر سازمان مانند بدن انسان از اجزای گوناگونی تشکیل شده است. شناسایی این اجزا و درک روابط و وابستگی های میان آنها، نقطه شروع طراحی سازمان است.

• کشف ناکارآمدی ها و اصلاح آنها: این مرحله شامل تجزیه و تحلیل دقیق فرایندها، منابع، ساختارها و روابط میان زیرسیستم هاست.

• حذف، جایگزینی یا ترمیم سیستم های ناکارآمد: پس از شناسایی ناکارآمدی ها، باید تصمیم گرفته شود که آیا می توان آنها را ترمیم و بهبود بخشید، یا باید سیستم های ناکارآمد را حذف یا جایگزین کرد.

• تدوین اصول اجرایی و دستورالعمل ها: برای اطمینان از اجرای یکپارچه و هماهنگ فرایندها در سراسر سازمان، باید اصول اجرایی و دستورالعمل های مشخصی تدوین شود. این اصول و دستورالعمل ها باید برای تمام کارکنان قابل درک و پیروی باشند.

• تدوین فرایندها و بهبود آنها: فرایندهای سازمانی باید به طور مستمر بازنگری و بهبود یابند. این امر شامل شناسایی فرایندهای ناکارآمد، حذف یا ترکیب گام های اضافی، و طراحی مجدد فرایندها برای افزایش کارایی و اثربخشی است.

• ساده سازی امور: شناسایی فعالیت های تکراری و تدوین دستورالعمل های روشن برای آنها، می تواند به این هدف کمک کند.

3_تیم

بخش بعدی از مدل 7 گانه سیستم سازی، مربوط به ساختار و مدیریت تیم است. این بخش شامل موارد زیر می شود:

• محافظت از توجه و تمرکز اعضای تیم: این امر شامل کاهش جلسات غیرضروری، حذف وظایف و پروژه های فرعی است تا رهبران فضایی آرام و بدون حواس پرتی برای اعضای تیم فراهم کنند

• تمام کردن یک کار قبل از شروع ایده جدید: رهبران باید اطمینان حاصل کنند که اعضای تیم یک پروژه یا کار را کاملاً به اتمام می رسانند قبل از اینکه به ایده یا پروژه جدیدی بپردازند. این امر از اتلاف منابع و افزایش بهره وری جلوگیری می کند.

• تیم های کوچک: تیم های کوچک فضای بیشتری برای آرامش، اعتماد، انتظارات واقع بینانه، روحیه انگیزشی بالا و عملکرد برتر دارند.

• حداقل نیروی کار با حقوق بالا: یکی از راهکارهای افزایش بهره وری و عملکرد تیم، استخدام تعداد محدودی از افراد با مهارت و تخصص بالا و پرداخت حقوق مناسب به آنها است.

• سفر: گاهی اوقات، تغییر محیط و سفر می تواند به تیم انرژی و الهام جدیدی بدهد.

4_ فرهنگ سازمانی

بخش بعدی از مدل 7 بعدی سیستم سازی، فرهنگ سازمانی است. فرهنگ سازمانی نقش بسیار مهمی در موفقیت و عملکرد یک سازمان ایفا می کند. این بخش شامل موارد زیر است:

• جلوگیری از تنش، حواس پرتی و پریدن از یک موضوع به موضوع دیگر
• ایجاد فضای ساکت و آرام
• کاهش جلسات شلوغ و ارتباطات فوری
• کافی بودن به جای کامل بودن
• مکتوب بودن به جای شفاهی بودن
• تعادل به جای زیاد کارکردن
• تمرکز بر وظایف به جای مقایسه با دیگران
• نه گفتن

5_ رهبری

رهبری باید نماد آرامش و الهام‌بخش برای اطرافیان باشد. در دنیایی که اغلب تحت فشار و تنش است، حیاتی است که رهبران فضایی آرام و مطمئن را برای همکاران خود فراهم آورند. این نوع رهبری، که بر پایه اعتماد و اطمینان استوار است، نه تنها در میان کارکنان امنیت خاطر ایجاد می‌کند بلکه موجب می‌شود آنها به توانایی‌های خود ایمان داشته باشند و با اعتماد به نفس بالا به پیشرفت خود ادامه دهند.

یک رهبر باید دیدی فراتر از موقعیت‌های کنونی داشته باشد و به آینده نگاه کند. توانایی برنامه‌ریزی و تصور آینده، نه تنها برای خود رهبر بلکه برای کل سازمان، حیاتی است.

یک رهبر باید قادر باشد اهداف و خواسته‌های سازمان را به گونه‌ای شفاف و دقیق بیان کند که هر فرد در سازمان بداند چه انتظاراتی از او می‌رود و چگونه می‌تواند به دستیابی به این اهداف کمک کند.

یک رهبر باید قادر باشد در مواقع بحرانی، با حفظ خونسردی، تصمیمات درست و به‌موقع بگیرد و آرامش را به سازمان بازگرداند. این مهارت‌ها نه تنها برای حل بحران‌های کوتاه‌مدت ضروری است، بلکه برای حفظ پایداری و رشد طولانی‌مدت سازمان نیز بسیار مهم است.

6_ مالی

یکی از بزرگ‌ترین دغدغه‌های مدیران و کارآفرینان، مدیریت مالی و حفظ شفافیت در امور مالی است. شفافیت مالی به معنای توانایی بررسی و تحلیل دقیق تراز مالی به صورت ماهانه است. این امر به شما امکان می‌دهد که به طور منظم و دقیق، درآمدها و هزینه‌ها را محاسبه و برنامه‌ریزی کنید.

7_ حقوقی

این رویکرد به این معناست که بیزینس شما باید به گونه‌ای ساخته شود که بتواند به راحتی منتقل شود و جذابیت لازم برای خریداران بالقوه را داشته باشد. همچنین، این استراتژی به شما کمک می‌کند تا بیزینس‌تان را از وابستگی شخصی خود جدا کنید، که این امر به افزایش ارزش و جاودانگی آن کمک خواهد کرد.

نرم افزار‌ها

در زیر به تفصیل ابزارهای نرم‌افزاری که به عنوان بخشی از سیستم سازی استفاده می‌شوند، پرداخته‌ شده است:

• مایکروسافت اوت لوک
• ترلو
• نرم‌افزار حسابداری
• نرم‌افزار هوش تجاری (BI)
• نرم‌افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)

این ابزارها، هر یک به صورت مجزا و یا به صورت یکپارچه با یکدیگر، به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا فعالیت‌های خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت و کنترل کنند و از استراتژی‌های سازمانی خود حمایت کنند.

روش OKR

OKR یک چارچوب محبوب مدیریت اهداف است که به شرکت‌ها در پیاده‌سازی و اجرای استراتژی‌ها کمک می‌کند.

چرخه OKR شامل مراحل زیر است:

• تعیین هدف

اولین قدم در چرخه OKR، تعیین هدف است. هدف باید کمی، قابل اندازه‌گیری، قابل دسترس، مرتبط، زمان‌دار (SMART) باشد..

• تعریف نتایج کلیدی

پس از تعیین هدف، باید نتایج کلیدی را تعریف کنید. نتایج کلیدی باید قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و مرتبط با هدف باشند. نتایج کلیدی به شما کمک می‌کنند تا پیشرفت خود را به سمت هدف دنبال کنید.

• اجرای OKR

پس از تعیین هدف و نتایج کلیدی، باید OKR را اجرا کنید. این کار شامل برنامه‌ریزی، اجرا، پیگیری و اندازه‌گیری پیشرفت است.

• بازتاب

در پایان دوره OKR، باید زمانی را به بازتاب و ارزیابی پیشرفت خود اختصاص دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا از تجربیات خود درس بگیرید و آن را بهبود ببخشید.

• بررسی

در طول دوره OKR، باید به طور مرتب پیشرفت خود را بررسی کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا در مسیر رسیدن به هدف خود بمانید و در صورت نیاز، OKR خود را تنظیم کنید.

چرخه OKR یک فرآیند پیوسته است. به این معنی که باید به طور مرتب تکرار شود تا پیشرفت خود را به سمت اهداف خود دنبال کنید.

برخی از عناصر کلیدی دیگر در چارچوب OKR شامل:

• مأموریت (Mission) : مأموریت بیانگر هدف کلی سازمان است.
• چشم‌انداز (Vision) : چشم‌انداز بیانگر وضعیت مطلوب آینده سازمان است.
• استراتژی (Strategy) : استراتژی بیانگر برنامه کلی سازمان برای رسیدن به اهداف خود است.

چارچوب OKR یک ابزار قدرتمند برای مدیریت اهداف، افزایش هم‌راستایی و ایجاد انگیزه در کارکنان است. اگر به دنبال روشی برای بهبود عملکرد سازمان خود هستید، OKR می‌تواند یک گزینه عالی باشد.

تمارینی که در طول برنامه ارائه می‌شد، باعث می‌شد تا شرکت‌کنندگان بهبود مهارت‌ها و افزایش دانش خود را تجربه کرده و به نتیجه‌گیری‌های مفیدی دست یافته باشند.

در پایان هر بخش، از حضار در جلسه با انواع میوه، شیرینی و نوشیدنی‌های گرم و سرد پذیرایی شد که مهمانان از این فرصت‌ها هم برای آشنایی با یکدیگر و شبکه‌سازی استفاده می‌کردند.