آیا تابه‌حال این سؤال را از خود پرسیده‌اید: هدف از برنامه اجرایی چیست؟
اگر چنین است، شما تنها نیستید!
من افراد زیادی را می‌شناسم، به‌ویژه افراد خلاق زیادی که از ایجاد ایده تا برنامه‌ریزی برای اجرا و دنبال کردن آن به‌صورت گام‌به‌گام برای اطمینان از موفقیت در زمینه‌های مختلف زندگی خود ناراحت هستند.
آن‌ها می‌گویند که ایده برنامه‌های اجرایی را خیلی محدود می‌دانند و معتقدند که این ایده با تمایل آن‌ها برای دنبال کردن برنامه‌ها به سمت رؤیاهایشان مغایرت دارد.
اما واقعیت این است که هدف یک برنامه اجرایی تضمین می‌کند که شما قادر به دنبال کردن برنامه خود هستید و دقیقاً همان چیزی است که به شما ساختار و جهت می‌دهد تا در مسیر رسیدن به رؤیاهای خود باقی بمانید، زمانی که سایر جنبه‌های زندگی تهدید می‌کند.
بنابراین امروز می‌خواهم به شما یاد بدهم که چگونه یک برنامه اجرایی بنویسید که وظایف برنامه‌ریزی استراتژیک را که برای رسیدن به هر هدفی که تصور می‌کنید به آن نیاز دارید، مشخص می‌کند. پس حتماً تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید. ابتدا، قبل از اینکه ابزارهایی برای نوشتن یک برنامه راهبردی به شما بدهم، اجازه دهید با اصول اولیه شروع کنیم.
برنامه اجرایی چک‌لیستی از مراحل کلیدی و منابع موردنیاز برای دستیابی به یک هدف است.
برنامه‌های عملیاتی، هدف اصلی کلیدی را که می‌خواهید به آن دست یابید، مشخص می‌کند تا آن هدف کلیدی را در تمام وظایف و منابع خاص موردنیاز برای دستیابی به آن "تجزیه" کند.
سپس یک برنامه اجرایی به‌خوبی نوشته شده، وظایف را بر اساس اولویت سازمان‌دهی می‌کند، تاریخ تکمیل را برای هر کار تعیین می‌کند و مسئول هر کار را مشخص می‌کند تا رهبر تیم بتواند بر تمام جنبه‌های مدیریت پروژه نظارت کند و از رسیدن به هدف اطمینان حاصل کند.
دانستن نحوه نوشتن یک برنامه اجرایی مؤثر یک مهارت حیاتی برای مدیریت موفق پروژه است و نه‌تنها برای مدیران پروژه در یک سازمان، بلکه برای افرادی که اهداف بزرگی دارند که می‌خواهند در زندگی شخصی خود به انجام برسانند نیز ارزشمند است.
برنامه اجرایی شما به شما (و کل تیم پشتیبانی شما، در صورت وجود) کمک می‌کند تا زمان و منابع خود را به‌طور مؤثر بودجه‌بندی کنید و وظایفی را تعیین کنید تا بتوانید اطمینان حاصل کنید که در مسیر رسیدن به اهداف کلیدی خود ادامه می‌دهید.
به بیان ساده، هدف یک برنامه اجرایی این است که اطمینان حاصل شود که همه افراد درگیر در یک پروژه می‌دانند چه زمانی و توسط چه کسی باید انجام شود.
برنامه‌های اکشن پلن یک نمای کلی از برنامه بازی مدیریت پروژه ارائه می‌دهند، که تخصیص منابع را برای شما آسان‌تر می‌کند و اطمینان می‌دهد که مردم وظایف، پرسنل و ابزارهای موردنیاز برای رسیدن به موفقیت را درک می‌کنند.
آن‌ها همچنین به مدیر پروژه اجازه می‌دهند تا پیشرفت تیم را به سمت نقاط عطف خاص ردیابی کنند و عملکرد را اندازه‌گیری کنند تا در صورت لزوم برنامه را برای رسیدن به اهداف موردنظر تغییر دهند.
دانستن نحوه نوشتن یک برنامه اجرایی می‌تواند به اطمینان از موفقیت پروژه‌های جدید و همچنین دستیابی به اهداف شخصی شما کمک کند.
به این دلیل است که هر مدیر پروژه (و هر شخصی، در این زمینه) باید در برنامه‌ریزی عملیاتی مؤثر حرفه‌ای شود:
آیا مَثَل قدیمی مردهای نابینا و فیل را می‌دانید؟
هر راهب قسمت متفاوتی از فیل را لمس می‌کند، و بنابراین نمی‌توانند در مورد اینکه شی غول‌پیکر در میان آن‌ها واقعاً چیست به توافق برسند. (کسی که در دم است اصرار دارد که یک طناب است، کسی که در عاج است اصرار دارد که یک شمشیر خمیده است، کسی که تنه را دارد اصرار دارد که یک مار است، و غیره.)
همین امر در مورد مدیریت پروژه بدون برنامه عمل نیز صادق است.
اگر برنامه اجرایی روشن و دقیقی نداشته باشید که یک نمای کلی از پروژه، اهداف شما، و مراحل و منابع موردنیاز برای دستیابی به آن را ارائه می‌دهد، ممکن است برای تیم مدیریت پروژه توافق نظر دشوار باشد.
داشتن یک برنامه اجرایی، اهداف کلیدی پروژه‌های شما را برای کل تیم روشن می‌کند و اطمینان می‌دهد که همه افراد درگیر در یک تیم هستند.
برنامه‌های اجرایی به شما کمک می‌کند تا حس مالکیت فردی و جمعی را برای هدفی که امیدوارید به آن برسید القا کنید.
هنگامی‌که تمام وظایف را به برنامه هفتگی خود اضافه می‌کنید، دستورالعمل روشنی در مورد اینکه مراحل اجرایی شخصی شما چیست و مسئولیت انجام چه‌کارهایی را بر عهده دارید به شما می‌دهد.
داشتن یک برنامه اجرایی مشترک همچنین شما را مجبور می‌کند که در مقابل سایر اعضای تیم خود پاسخگو باشید.
این مسئولیت‌پذیری به‌عنوان یک انگیزه قوی برای تیم عمل می‌کند تا کارها را طبق برنامه انجام دهد.
یک برنامه اجرایی مؤثر تاریخی را مشخص می‌کند که تا آن کار انجام می‌شود.
این به شما یک نقشه واضح از مدت زمانی که انتظار دارید برای هر یک از وظایف موردنیاز برای رسیدن به اهداف خود صرف کنید، به شما می‌دهد.
به‌طوری‌که اگر متوجه شدید که برخی از کارها بیشتر از حد انتظار طول می‌کشد، می‌توانید پیشرفت را دنبال کنید و بر این اساس جدول زمانی و لیست کارهای خود را تنظیم کنید.
برنامه‌های اجرایی همچنین به شما کمک می‌کنند تا نقاط عطف کلیدی را شناسایی کنید و عملکرد را در سفر خود پیگیری کنید تا بتوانید نتایج خود را بر اساس انتظارات اندازه‌گیری کنید و درک روشنی از عملکرد خود داشته باشید.
این اطلاعات ارزشمندی است که به شما کمک می‌کند عملکرد خود را بهینه کنید و در طول زمان نتایج بهتری دریافت کنید.
استفاده از یک برنامه اجرایی، تیمی از افراد را گرد هم می‌آورد که همگی چیزی برای ارائه در رابطه با هدف کلیدی که برای رسیدن به آن تلاش می‌کنید، دارند.
افرادی که در زمینه کاری آگاه هستند (متخصصان)، افرادی که مشکل را تجربه می‌کنند و می‌توانند از این تغییر منتفع شوند (ذینفعان)، و افرادی که می‌توانند در پروژه مشارکت داشته باشند.
از طریق همکاری، همه می‌توانند ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند و از طریق بحث، مذاکره و سازش، مهم‌ترین اقدام و اولویت‌ها نمایان می‌شود.
ازآنجایی‌که برنامه‌های اجرایی به شما امکان می‌دهند تا هدف اصلی خود و همچنین گام‌های اقدامی را که باید برای دستیابی به آن اهداف بردارید، شناسایی کنید، سوابق دقیقی از سفر شما ارائه می‌کنند که به شما کمک می‌کند هر آنچه را که در طول مسیر تجربه کرده‌اید به خاطر بسپارید.
این کار به شما کمک می‌کند تا در مورد میزان کار و همچنین کارهایی که انجام داده‌اند و چه کاری انجام نداده‌اید، راحت‌تر فکر کنید، بنابراین می‌توانید دفعه بعد که با یک پروژه مشابه روبرو می‌شوید، عملکرد خود را بهبود ببخشید.
در اینجا 7 مرحله برای ایجاد یک برنامه اجرایی که نتیجه می‌دهد را دنبال کنید.
مرحله 1: اهداف هوشمند خود را تعریف کنید
اگر در مورد آنچه می‌خواهید انجام دهید و به چه چیزی می‌خواهید برسید واضح نیستید، خود را برای شکست آماده کرده‌اید.
به همین دلیل است که اولین قدم شما برای ایجاد یک برنامه اجرایی باید این باشد که هدف خود را تا حد امکان با جزئیات دقیق بنویسید.
اطمینان حاصل کنید که هدف کلیدی شما به دستورالعمل‌های "هدف هوشمند" پایبند است و این است:
خاص:
اهداف هوشمند به‌خوبی تعریف شده و واضح هستند.
"من می‌خواهم 25 کیلو وزن کم کنم" به‌جای "من می‌خواهم وزن کم کنم."
قابل‌اندازه‌گیری:
هدف شما باید شامل شاخص‌های قابل‌اندازه‌گیری برای پیگیری پیشرفت باشد.
ما تا 31 فروردین 100 شرکت‌کننده در برنامه جدید خود خواهیم داشت.
قابل دستیابی:
هدف شما باید واقع‌بینانه و در چارچوب منابع، زمان، پول، تجربه و غیره باشد که در اختیار دارید.
"من ماهانه 3 مشتری جدید جذب خواهم کرد" در مقابل "من در سال اول 1 میلیارد تومان درآمد خواهم داشت."
مربوط:
هدف شما باید با اهداف بزرگتر شخصی و یا سازمانی شما مرتبط باشد و به شما کمک کند تا در جهت اهداف کلان خود پیشرفت واقعی داشته باشید.
"ما لیست ایمیل خود را با تمرکز بر جذب مشترکانی که به‌احتمال‌زیاد به برنامه جدید ما علاقه‌مند هستند، 10000 نفر افزایش خواهیم داد."
زمان محدود:
هدف شما باید تاریخ پایان مشخصی داشته باشد تا بتوانید بگویید که آیا به آن رسیده‌اید یا نه، و اگر نه، تا چه حد از هدفتان فاصله داشتید.
مرحله 2: مراحل انجام آن‌ها را فهرست کنید
هنگامی‌که هدف SMART شما مشخص شد، گام بعدی شما باید این باشد که تمام کارهای کوچک‌تری را که برای تحقق بخشیدن به هدف موردنیاز است، طرح‌ریزی کنید.
اگر هنوز دقیقاً ندانید همه این وظایف کوچک‌تر چیست، اشکالی ندارد. همان‌طور که به جلو ادامه می‌دهید، آن‌ها به‌طور فزاینده‌ای روشن می‌شوند.
یک برنامه اجرایی مؤثر به شما امکان می‌دهد تا با آشکار شدن اطلاعات بیشتر، آن را به‌روز کنید.
مرحله 3: برای خود اولویت‌بندی و ضرب‌الاجل تعیین کنید
هنگامی‌که فهرستی از مراحل برای کار با آن‌ها داشتید، زمان آن است که آن‌ها را با توجه به کارهایی که ابتدا باید انجام شوند و سپس کارهای بعدی و غیره اولویت‌بندی کنید.
ممکن است متوجه شوید که مراحل خاصی از شما نیاز دارد که ابتدا کارهای دیگری را انجام دهید. بدانید که برنامه اجرایی شما یک سند زنده است که با ادامه سفرتان تکامل می‌یابد.
سپس، هنگامی‌که ترتیب مراحل را نسبتاً مشخص کردید، مطمئن شوید که برای هرکدام یک ضرب‌الاجل اضافه کنید تا مطمئن شوید که در مسیر خود باقی خواهید ماند.
مرحله 4: نقاط عطف را تعیین کنید
هیچ‌چیز به‌اندازه انجام یک نقطه عطف کلیدی به حرکت روبه‌جلو سرعت نمی‌بخشد! این‌ها "اهداف کوچک" مهمی هستند که پیشرفت شما را به سمت اهدافتان مشخص می‌کنند.
مزیت شناسایی نقاط عطف کلیدی این است که به اعضای تیم اجازه می‌دهد در کوتاه‌مدت منتظر چیزی باشند و به آن‌ها کمک می‌کند در سفر به سمت مقصد نهایی خود انگیزه داشته باشند، حتی اگر هدف نهایی هنوز چند ماه تا رسیدن به آن فاصله دارد.
برای بهترین شیوه‌ها، به‌طورکلی ایده خوبی است که نقاط عطف خود را دو هفته از هم فاصله دهید. این به شما و تیمتان اجازه می‌دهد تا با سرعتی ثابت به پیروزی‌های قابل توجهی دست پیدا کنید و به شما این امکان را می‌دهد که حرکت خود را در حین کار برای رسیدن به هدف نهایی خود حفظ کنید.
مرحله 5: آنچه را که نیاز دارید شناسایی کنید
مطمئن شوید که برنامه اجرایی شما به‌وضوح همه ابزارها، منابع و مهارت‌های موردنیاز برای دستیابی به اهداف خود را در هر مرحله از سفر شناسایی می‌کند.
اگر هر یک از این ابزارها یا منابع در حال حاضر در دسترس نیستند، باید دستیابی به آن‌ها را به‌عنوان کارهای اضافی به برنامه اجرایی خود اضافه کنید.
مرحله 6: برنامه اجرایی خود را تصور کنید
هنگامی‌که برنامه اجرایی شما کامل شد، من شما را تشویق می‌کنم تا کمی در مورد آن فکر کنید.
چه به‌صورت فردی و چه به‌صورت تیمی، تصویر واضحی از دنیای شما ایجاد کنید که پس از رسیدن به نتیجه شما چگونه خواهد بود - و این تجسم را در ذهن خود نگه دارید تا به شما کمک کند در حین کار برای رسیدن به اهداف خود باانگیزه بمانید.
مرحله 7: ارزیابی مجدد و بهبود در صورت لزوم
من شما را تشویق می‌کنم که برنامه اجرایی خود را به‌صورت هفتگی و ماهانه دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید که برنامه‌ای که ایجاد کرده‌اید هنوز برای شما کار می‌کند.
برای مثال، اگر مقدار زمان لازم برای تکمیل مراحل کلیدی را به‌طورجدی دست‌کم گرفتید، ممکن است لازم باشد به خودتان زمان بیشتری بدهید و کارهای کلیدی اضافی اضافه کنید که ممکن است در زمان ایجاد طرح از آن‌ها آگاه نبوده باشید.
حتماً برنامه اجرایی خود را به‌طور منظم بازبینی و به‌روز کنید تا واقعیت شما را منعکس کند و چارچوبی واقع‌بینانه و قابل‌دسترس برای شما فراهم کند تا از آن پیروی کنید.
نوشته‌ای از جک کنفیلد
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
