در این مقاله با 10 مورد از رایج‌ترین مشکلات تیم‌ها و نحوه مدیریت و حل این مشکلات آشنا می‌شوید. تا آخر این مقاله با ما همراه باشید.
1. ارتباط ضعیف
اعضای تیمی که هنوز بر هنر ارتباطات مسلط نشده‌اند ممکن است برای کار مشترک در یک گروه مشکل داشته باشند.
یکی از اعضای تیم که اطلاعات را برای خود نگه می‌دارد ممکن است فرصت کمک به یکی دیگر از اعضای تیم را از دست بدهد.
شخصی که اطلاعاتی را به اشتراک نمی‌گذارد یا به موضوع کمک کردن به دیگران اهمیت نمی‌دهد، معنی کار در یک تیم را درک نمی‌کند.
اعضای تیم با مهارت‌های ارتباطی قوی در به اشتراک گذاشتن اطلاعاتی که به نظرشان مربوط به پروژه است، دریغ نمی‌کنند.
برخی از اعضای تیم حتی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعاتی که فکر می‌کنند ممکن است به نفع یکی دیگر از اعضای تیم باشد که روی چیزی کاملاً خارج از محدوده آن‌ها کار می‌کند، تلاش می‌کنند.
راه‌حل‌ها:
کانال‌های ارتباطی جدید را معرفی کنید و کارمندان خود را تشویق به مشارکت کنید. در اینجا چند ایده وجود دارد:
جلسات تیمی هفتگی را برنامه‌ریزی کنید تا هر یک از اعضای تیم اهداف خود را برای آن هفته به اشتراک بگذارند، مشکلات را برجسته کنید و با هم به دنبال راه‌حل بگردید.
یک فضای امن برای ارتباط در محل کار ایجاد کنید. محیطی را معرفی کنید که در آن افراد در بیان ایده‌های خود، ابراز انتقاد و پرسیدن سؤالات «حتی احمقانه» احساس راحتی کنند.
ابزارهای کاری مانند نرم‌افزار ردیابی زمان را معرفی کنید و کارکنان خود را تشویق کنید تا در تکالیف و پروژه‌های در حال انجام شرکت کنند.
2. اعتماد صفر
تیم‌ها بر اساس اعتماد ساخته می‌شوند. اگر به یک گروه اعتماد وجود نداشته باشد، در معرض خطر ناکارآمدی قرار دارند. برای رشد و موفقیت یک تیم باید سطح مشخصی از درک متقابل وجود داشته باشد.
برای مثال، اگر یکی از اعضای تیم اعتماد نداشته باشد که رهبر بهترین منافع تیم را در دل دارد، ممکن است در برابر اقدام مقاومت کند یا به‌طور هدفمند مانع بهره‌وری تیم شود. اعتماد پایه و اساس هر تیمی است که مایل به موفقیت است.
راه‌حل‌ها:
روند فکر خود را توضیح دهید. برای به حداقل رساندن سوءتفاهم، اهداف و دلایل خود را برای انجام کاری بیان کنید. به‌این‌ترتیب، به آن‌ها زمینه‌ای می‌دهید تا به کاری که انجام می‌دهید و چرا آن را انجام می‌دهید اعتماد کنند.
اعتماد را به دیگران زیاد کنید. به‌عنوان‌مثال، به‌جای مدیریت خرد تیم خود، انتظارات خود را روشن کنید و عقب بنشینید. در غیر این صورت این عدم اعتماد به روحیه و بهره‌وری آن‌ها لطمه می‌زند.
مسئولیت شکست‌ها را بر عهده بگیرید و به تیم خود نیز یاد دهید که همین کار را انجام دهد. هرگز کارکنان را به خاطر اشتباهاتشان سرزنش یا شرمنده نکنید و محیط حمایتی را بیشتر کنید.
3. تنش زمینه‌ای
تنش‌های محل کار تا 80 درصد از مشکلات تیم را تشکیل می‌دهد. اغلب منجر به غیبت، کاهش بهره‌وری، زیان اقتصادی برای شرکت و سایر پیامدهای منفی می‌شود.
بنابراین، قبل از اینکه تنش‌ها به درگیری تبدیل شوند و به یک موضوع عمیق‌تر تبدیل شوند، باید هر چه سریع‌تر حل شوند.
راه‌حل‌ها:
هنگامی‌که متوجه علائم درگیری شدید با کارگران پرتنش به‌طور خصوصی صحبت کنید تا دلیل درگیری آن‌ها و زمینه‌ها و دیدگاه‌های مختلف آن‌ها را درک کنید.
دیدگاه‌های مخالف هر یک از آن‌ها را در یک گفتگوی خصوصی در نظر بگیرید و به یک راه‌حل مثبت برسید.
یک خط‌مشی خوب معرفی کنید که کارمندان را تشویق می‌کند تا در مورد موقعیت‌های مشابه با شما صحبت کنند و در انجام این کار، آن‌ها را به‌عنوان کارمندانی نشان دهید که فعالانه به رفاه محل کار علاقه‌مند هستند.
4. حداقل تعامل
اگر اعضای تیم علاقه خود را به پروژه از دست بدهند ممکن است بی‌تفاوت شوند. اگر یک رهبر تیم متوجه این اتفاق شود، ممکن است نیاز داشته باشد علت آن را بررسی کند.
آیا پروژه از مسیر خود خارج شده است؟ آیا از عضو تیم قدردانی نمی‌شود؟ آیا تعارضی وجود دارد که برای به دست آوردن مجدد علاقه یک عضو تیم باید برطرف شود؟ هر چه هست، ریشه مشکل را پیدا کنید.
راه‌حل‌ها:
ارائه بازخورد. جلسات منظم انفرادی با اعضای تیم برگزار کنید تا در مورد پیشرفت و دستاوردهای آن‌ها بحث کنید و شرایطی را برای افزایش حقوق و ارتقاء به‌منظور تقویت انگیزه و مشارکت آن‌ها ایجاد کنید.
از آن‌ها بازخورد جمع‌آوری کنید. از جلسات انفرادی استفاده کنید تا از اعضای تیم خود بپرسید که چگونه مشکلات را مدیریت می‌کنند، آیا می‌خواهند مسئولیت‌های جدیدی را بر عهده بگیرند یا پروژه‌ها را تغییر دهند.
به کارمندانی که در انجام امور محوله سست می‌شوند و غیبت بیشتری می‌کنند توجه کنید. هر مورد را بررسی کنید: شاید آن‌ها ازکارافتاده یا کاملاً علاقه خود را به کار از دست داده‌اند.
افرادی که نقش مؤثری دارند را بشناسید. از کارکنان متعهد قدردانی کنید، زمانی را برای قدردانی از تلاش‌های آن‌ها اختصاص دهید و به آن‌ها انگیزه بدهید.
5. نداشتن برنامه‌ریزی بلندمدت
اگر برنامه‌ریزی بلندمدت دقیقی وجود نداشته باشد، ممکن است یک پروژه آسیب ببیند. در حالت ایده آل، یک برنامه بلندمدت در جلسات اولیه آغاز پروژه ارائه می‌شود.
درحالی‌که این ممکن است همیشه امکان‌پذیر نباشد، برنامه‌های بلندمدت باید در یکی از مراحل اولیه برای منافع گروه اجرا شود.
بدون برنامه‌ریزی بلندمدت، ممکن است به نظر برسد که پروژه پایانی ندارد و درنتیجه اعضای تیم علاقه خود را از دست می‌دهند.
بدون برنامه‌ریزی بلندمدت به این معنی است که پروژه بدون هدف به نظر می‌رسد، که برای رشد در کسب و کار ایده آل نیست.
راه‌حل‌ها:
یک برنامه زمان‌بندی پروژه بسازید و آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید.
زمان‌بندی پروژه شامل ساختار دقیق پروژه، تاریخ شروع و سررسید، وظایف و افراد مسئول آن‌ها است که به تیم شما کمک می‌کند تصویر بزرگ و درک بهتری از نقش خود در پروژه داشته باشد.
یک ابزار مدیریت پروژه را معرفی کنید که امکان مدیریت زمان و کار، تجسم پیشرفت پروژه و ایجاد گزارش‌ها را برای مشاهده عملکرد پروژه‌ها و اعضای تیم شما فراهم می‌کند.
6. نبود نقاط عطف یا عدم تشخیص نقاط عطف توسط تیم
درحالی‌که ممکن است این یک مشکل واضح تلقی نشود، اما اگر اعضای تیم احساس کنند که از آن‌ها قدردانی نمی‌شود، می‌تواند تبدیل به یک مشکل شود.
برای هر پروژه، مهم است که نقاط عطف تعیین شود تا تیم‌ها بتوانند از دستاوردهای خود احساس غرور کنند و از آن‌ها برای انعکاس پیشرفتی که به‌عنوان یک گروه داشته‌اند استفاده کنند.
یکی از چیزهایی که بهره‌وری گروه و فرهنگ تیم را بهبود می‌بخشد، شناخت تیم است، به همین دلیل است که می‌تواند یک استراتژی برای جلوگیری از ناراحتی اعضای تیم در پروژه باشد.
راه‌حل‌ها:
یک رویکرد مدیریت کار را معرفی کنید که در آن کارمندان شما می‌توانند پیشرفت خود را ببینند و وضعیت کارهای انجام‌شده را تغییر دهند.
در غیر این صورت، کار برای آن‌ها خسته‌کننده و بی‌پایان خواهد بود که منجر به کاهش تعامل و عملکرد می‌شود.
7. مدیریت بد تغییرات
در هر پروژه تغییراتی انتظار می‌رود. اسکان به‌احتمال‌زیاد باید به‌طور منظم بررسی شود. اگر تیم ایده‌ای برای مدیریت این تغییرات نداشته باشد، ممکن است پیشرفت آن‌ها را دچار مشکل کند.
این یک مهارت در نظر گرفته می‌شود که یاد بگیرید چگونه با مشکلات کنار بیایید، چیزی که ممکن است بخواهید در تمرینات تیم خود معرفی کنید.
ازآنجایی‌که تغییرات غیرمنتظره اغلب باعث استرس می‌شود، اعضای تیم باید بدانند که چگونه با این موضوع کنار بیایند.
راه‌حل‌ها:
تغییرات را بیان کنید و اهداف جدیدی تعیین کنید. هنگامی‌که جهت پروژه تغییر می‌کند، تیم شما ممکن است احساس سردرگمی کند و تلاش‌های قبلی آن‌ها قدردانی نشده و بیهوده باشد.
بنابراین، قدیمی‌ها را جشن بگیرید و چشم‌انداز تغییرات تازه معرفی‌شده را توضیح دهید.
جذاب و حمایت‌کننده باشید. درحالی‌که کارکنان شما در حال اتخاذ دیدگاه‌های جدید هستند، احتمالاً سؤالات و مشکلات زیادی برای آن‌ها پیش خواهد آمد. صبور باشید، به آن‌ها کمک کنید ثبات و تمرکز کسب کنند.
8. اهداف متضاد
اعضا ممکن است اهداف متناقضی در مورد اینکه چگونه انتظار دارند پروژه به‌عنوان یک فرد به نفع آن‌ها باشد، داشته باشند.
یکی از اعضای تیم ممکن است بر تقویت مهارت‌های خود در یک زمینه بیشتر از حوزه دیگر متمرکز باشد.
به‌عنوان‌مثال، فرض کنید یکی از اعضای تیم ترجیح می‌دهد یک رویکرد حسابداری در مورد یک مشکل مدیریت دارایی اتخاذ کند درحالی‌که دیگری یک رویکرد مالی دارد.
در آن صورت، اگر هم تیمی‌ها نتوانند در مورد بهترین روش برای پروژه خاص به توافق برسند، این ممکن است باعث ایجاد مشکلاتی شود.
راه‌حل‌ها:
رویکردهای متناقض را مقایسه کنید و یکی را انتخاب کنید که در شرایط خاص بهترین است.
با طرفی که ابتکارش رد شده است صحبت کنید، دلایل خود را برای انتخاب گزینه دیگر توضیح دهید و تجربه‌ای را که آن‌ها از استفاده از تفکر جدید در کارشان به دست خواهند آورد برجسته کنید.
9. نبود شفافیت
عدم اعتماد یکی از رایج‌ترین مشکلات تیمی است که برای حل آن نیاز به شفافیت دارد. هیچ رازی در یک گروه نمی‌تواند وجود داشته باشد، یا ممکن است به اعتبار یک کسب و کار آسیب برساند.
رهبران تیم مسئول ایجاد سطح بالایی از شفافیت برای جلب احترام اعضای تیم خود هستند. اگر شفافیت به‌وضوح در سطوح بالاتر وجود داشته باشد، بقیه اعضای گروه را تحت تأثیر قرار خواهد داد تا از این روش پیروی کنند.
راه‌حل‌ها:
برنامه‌های سطح بالا و مهم را به اشتراک بگذارید طرح‌های توسعه محصول و پروژه خود را با تیم خود به اشتراک بگذارید و بحث را تشویق کنید.
اعضای تیم شما ممکن است دیدگاه‌ها و ایده‌های تازه‌ای را ارائه دهند که ممکن است از دست داده باشید، بنابراین حمایت کنید و از تحسین دریغ نکنید.
کانال‌های ارتباطی باز ایجاد کنید که در آن پیام‌ها و اطلاعیه‌ها را با کارمندان در بخش‌ها به اشتراک بگذارید.
10. اتخاذ مدل نادرست مدیریت تیم
مدل‌های مشخص مدیریت تیم ممکن است برای برخی تیم‌ها مانند مدل آبشار یا چابک کار کند.
بااین‌حال، بهترین استراتژی مدیریت تیم برای جلوگیری از مشکلات احتمالی، انتخاب یک رویکرد ترکیبی با ترکیب هر دو مدل است.
اعضای تیم با محدودیت‌های یک مدل محدود نمی‌شوند. یک رویکرد جایگزین و انعطاف‌پذیرتر می‌تواند از همان ابتدا اجرا شود تا به اعضا کمک کند تا راحت‌تر با نیازهای متغیر پروژه سازگار شوند.
راه‌حل‌ها:
رویکردهای مدیریت پروژه را تقویت کنید. مدیریت پروژه چندین روش برای انتخاب و حتی تکنیک‌های بیشتری برای اعمال و ترکیب ارائه می‌دهد. این‌ها را مرور کنید تا مؤثرترین رویکردها را در هر شرایطی بسازید.
پیاده‌سازی ابزارهای مدیریت تیم به‌عنوان‌مثال، با نرم‌افزار ردیابی زمان، آن‌ها می‌توانند به‌راحتی مناطقی را شناسایی کنند که تمرکز زیادی را به خود اختصاص می‌دهند اما نتایج کمی ایجاد می‌کنند.
اکثر مشکلات تیم ذکر شده در این ایده خلاصه می‌شود: موفقیت تیم بدون ردیابی شفاف کار، مدیریت حجم کار، همکاری و تلاش متمرکز، غیرممکن است.
خبر خوب این است که این اهداف را می‌توان به‌راحتی با راهکارهای ارائه‌شده مناسب برآورده کرد.
چرا برخی رهبران اثربخش‌تر از دیگران هستند؟ چرا برخی تیم‌ها خیلی بهره‌ور هستند؟ چرا افراد ترجیح می‌دهند ارتباطشان را با راه‌های متفاوتی انجام دهند؟
چرا برخی از وظایف و کارها اشتیاق را به دنبال دارد و گاهی برخی از اقدامات بی‌خیالی و بی‌اعتنایی را به دنبال دارند؟ این‌ها سؤالات رفتاری است در حوزه رفتار سازمانی که در این دوره حرفه‌ای رفتار سازمانی به آن‌ها پاسخ داده خواهد شد.
در دوره حرفه‌ای رفتار سازمانی، کلینتون الانگنکر مشاور مدیریتی فعال و مربی و مدرس این دوره، به شما اقداماتی را آموزش می‌دهد که برای موفقیت شما در درون یک سازمان خیلی مهم هستند، هم به‌عنوان یک کارمند و هم به‌عنوان یک رهبر.
او در این دوره به شما آموزش می‌دهد که رهبران و افراد حرفه‌ای چه‌کار می‌توانند بکنند و چه‌کار باید بکنند تا بهترین عملکرد را از افرادی که در سازمانشان کار می‌کنند، بگیرند.
در این دوره مسائل کلیدی که می‌تواند اثر بگذارد روی توانایی‌های شما برای انجام کارها و کسب موفقیت درجاهایی که موفقیت لازم است، تحت عنوان عوامل قدرت، آموزش داده می‌شود.
برای اطلاع از سرفصل‌های دوره و تهیه آن اینجا را کلیک کنید.
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
