هنگامی‌که برای اولین بار کسب‌وکار خود را راه‌اندازی می‌کنید، همه چیز در مورد چگونگی انجام کارها است. اما همان‌طور که کسب‌وکار شما به بلوغ می‌رسد، به روشی که انجام می‌دهید راضی می‌شوید و شما (بیشتر اوقات) به‌طور طبیعی کسب‌وکار خود را سیستماتیک می‌کنید.
این به این دلیل است که وقتی همه روش صحیح انجام کارها را می‌دانند، اجرای روزمره آسان‌تر، بسیار سازنده‌تر و مقرون‌به‌صرفه تر می‌شود.
اما درحالی‌که بسیار خوب است که سیستم‌ها ممکن است به‌طور تصادفی در جای خود قرار گیرند، این یک استراتژی مقیاس‌پذیر نیست.
بنابراین، در اینجا نحوه سازمان‌دهی عمدی کسب‌وکار خود آورده شده است. به‌علاوه، دقیقاً چه چیزی را باید سیستماتیک کنید.
سیستم سازی به عمل سیستماتیک کردن چیزی اشاره دارد.
به این معنی که تمام قسمت‌های آن به شیوه‌ای خاص سازمان‌دهی یا چیده شده‌اند و درنتیجه، مردم تمایل دارند با آن به شیوه‌ای استاندارد تعامل کنند.
به‌عنوان‌مثال، تصور کنید یک مشت آب‌نبات را از یک کاسه بیرون می‌آورید.
اگر مانند اکثر مردم هستید، رنگ‌ها را به دسته‌های کوچک دسته‌بندی می‌کنید و سپس یک رنگ، مانند قرمز، قبل از رفتن به رنگ بعدی، مانند آبی بخورید.
یا ممکن است فقط از دسته‌بندی فیزیکی صرف‌نظر کنید و قبل از رفتن به رنگ آبی، ابتدا همه قرمزها را برای خوردن انتخاب کنید.
درهرصورت، این یک روش سیستماتیک برای خوردن آب‌نبات است.
و درحالی‌که انجام این کار برای همه‌چیز ضروری نیست، هیچ بهانه‌ای برای سیستماتیک نکردن کسب‌وکار شما وجود ندارد.
وقتی همه پارامترهای یکسانی برای کار کردن داشته باشند، در کار بهره‌وری و اعتمادبه‌نفس بیشتری دارند.
به‌علاوه، نحوه انجام کاری که انجام می‌دهید قابل‌کنترل‌تر می‌شود زیرا همه می‌دانند که قرار است چه‌کاری انجام دهند.
در اینجا، ما دوست داریم در مورد سیستماتیک کردن تجارت شما مانند ساخت یک اسباب‌بازی لگو با دستورالعمل‌ها فکر کنیم. به این معنی که انجام درست آن بسیار آسان است.
تصور کنید سعی می‌کنید همان اسباب‌بازی را فقط با نگاه کردن به تصویر روی جعبه بسازید، که قبلاً هرگز آن را انجام نداده‌اید، ناگهان، همان کار بسیار پیچیده‌تر می‌شود و زمان زیادی را تلف می‌کند.
سیستم سازی به معنای ایجاد سیستم از چیزی است.
به‌عنوان‌مثال، جمع‌آوری تمام داده‌های مشتری و استفاده از آن برای ایجاد صفحه پرسش‌های متداول مشتری، سیستم سازی است.
درحالی‌که، سیستماتیک کردن به معنای تبدیل چیزی است که از قبل وجود دارد به یک سیستم ثابت.
به‌عنوان‌مثال، تبدیل یک جلسه غیررسمی به یک جلسه رسمی، سیستماتیک است.
اما در پایان، آن‌ها اساساً به یک معنا هستند و می‌توانند به‌جای یکدیگر استفاده شوند.
اگر می‌پرسید که آیا باید کسب‌وکار خود را سیستم‌بندی یا سیستم‌سازی کنید، پاسخ مثبت است!
درهرصورت، شما در حال ایجاد فرآیندها و رویه‌هایی برای تیم خود هستید که آن‌ها را دنبال کند و شما در حال ساختن سیستمهای تکرارپذیر هستید که هرکسی در تیم شما می‌تواند آن را ارتقا دهد و انجام دهد.
به‌این‌ترتیب، کاری که انجام می‌دهید بارها و بارها به همان روش انجام می‌شود. حتی اگر آنجا نباشید. مقیاس‌گذاری آن آسان‌تر است!
برای یک کسب‌وکار در حال رشد، سیستم سازی بسیار مهم است!
اما اگر می‌خواهید خود را از انجام تمام کارهای غرغرو آمیز رها کنید (نمی‌دانم چرا این کار را نمی‌کنید)، باید بدون استثناء سیستم‌سازی را شروع کنید.
همه ما آنجا بوده‌ایم - در Google Docs به دنبال چگونگی یا نیاز به دانستن می‌گردیم و سعی می‌کنیم به خاطر بیاوریم که نام آن چیست یا چه کسی مالک آن است.
در بهترین حالت ناامیدکننده و در بدترین حالت هرج‌ومرج کامل است.
اما سیستم‌بندی کسب‌وکارتان، خوب، یک سیستم کارآمد به شما می‌دهد. بنابراین شما و تیمتان دیگر هرگز مجبور نیستید دیوانه‌وار به دنبال راه درست انجام کارها باشید.
به‌عنوان‌مثال، سیستماتیک کردن اطمینان حاصل می‌کند که یک راه استاندارد برای انجام کارها وجود دارد.
اما همچنین اطمینان حاصل می‌کند که آن‌ها همیشه در جایی هستند که شما آن‌ها را قرار می‌دهید و در صورت نیاز به‌راحتی پیدا می‌شوند.
بنابراین می‌توانید با برخی از سردردهایی که در راه راه‌اندازی کسب‌وکار شما به وجود می‌آید خداحافظی کنید.
چون همه کارها را یکسان انجام می‌دهند و اگر آن‌ها نمی‌دانند چگونه، آن‌ها دقیقاً می‌دانند که برای یادگیری آن بدون اتلاف وقت کجا بروند.
به این معنی که اشتباهات کمتر و کارهای بیشتری انجام می‌شود.
به زبان ساده، اگر در انجام تمام کارها خودتان گیرکرده باشید، نمی‌توانید کسب‌وکار خود را افزایش دهید.
اما اغلب اوقات، صاحبان کسب‌وکار احساس راحتی نمی‌کنند که آن را به شخص دیگری واگذار کنند، بنابراین این اتفاق می‌افتد: آن‌ها تا جایی که ممکن است به‌تنهایی انجام می‌دهند.
و درحالی‌که این ممکن است در کوتاه‌مدت کمی کمتر نگران‌کننده باشد، اما در درازمدت هزینه‌های زیادی را برای شما به همراه خواهد داشت.
این به این دلیل است که شما آنچه را که کار واقعاً ارزش دارد خرج نمی‌کنید.
شما هر چه حقوق و دستمزدتان را خرج می‌کنید و اولویت‌های مهم‌تری (آن‌هایی که می‌توانند پول بیشتری برای شما به ارمغان بیاورند) را در این فرآیند کنار می‌گذارید.
بنابراین با ساختن سیستم‌ها، هرکسی می‌تواند هر موقعیتی را بازی کند. ازجمله موقعیت شما (که همان چیزی است که شما می‌خواهید).
این بدان معنا نیست که همه باید در مورد نحوه انجام کار شما آموزش ببینند. اما باید آموزش‌هایی در دسترس باشد تا کسی بتواند در مواقع لزوم پیشرفت کند.
به‌این‌ترتیب، می‌توانید با اطمینان و بدون نگرانی در مورد انجام آن یا خودتان آن را واگذار کنید.
و حتی اگر شخصی که این کار را انجام می‌دهد کاملاً تازه‌کار باشد، سیستم را می‌داند که دقیقاً چگونه می‌خواهید انجام شود. بنابراین آن‌ها این کار را انجام خواهند داد.
به گفته اسکات فریتز، کارآفرین سریال و نویسنده، موفقیت و مقیاس‌پذیری شرکت به این بستگی دارد که بنیان‌گذار از سر راه خارج شود.
به این دلیل که هرچه کمتر درگیر عملیات روزانه و فرآیندهای تصمیم‌گیری باشید، تیم شما بیشتر به سیستمهای مستقر نیاز دارد و به‌نوبه خود، شرکت شما مولدتر و سودآورتر خواهد بود.
به‌عنوان‌مثال، در سال 1913، هنری فورد اولین خط مونتاژ متحرک را در کارخانه خودروسازی فورد در هایلند پارک نصب کرد.
به هر فرد در طول خط یک کار داده شد (مانند قرار دادن یک قطعه موتور)، که آن‌ها به‌طور انحصاری و به‌طور مکرر در کل شیفت خود انجام دادند. شخص دیگری قسمت بعدی را می‌گیرد.
با این نوآوری، خودرویی که زمانی مونتاژ آن ۱۲ ساعت طول می‌کشید، اکنون یک ساعت و نیم طول می‌کشد.
هنری توانست مدل T خود را به تولید انبوه برساند و سود فورد به‌شدت افزایش یافت. صرفاً به این دلیل که او روش ساخت ماشین را سیستماتیک کرد.
مطمئن نیستید که از کجا باید سازمان‌دهی کسب‌وکار خود را شروع کنید؟ در اینجا 6 سیستمی وجود دارد که هر کسب‌وکاری (ازجمله شما) به آن‌ها نیاز دارد:
1. ارتباطات داخلی: جلسات، ایمیل‌ها، تماس‌های زوم و مکالمات حضوری گنجانده‌شده است. از این طریق درباره فرصت‌ها بحث می‌کنید، تصمیم می‌گیرید و موفقیت‌ها را بازنویسی می‌کنید.
2. ارتباط با مشتری: اساساً، چگونه مشتریان را برای محصول یا خدمات خود به طرفداران مشتاق تبدیل می‌کنید؟
3. معارفه سازمانی و آموزش: این روشی است که به‌طور مداوم مطمئن می‌شوید که هر استخدامی جدید به‌سرعت به‌طور کامل به‌روز می‌شود و همین‌طور باقی می‌ماند.
4. مدیریت پروژه: کسب‌وکار شما همیشه در جریان است. چگونه تمام پروژه‌های کوچک‌تر را بدون اینکه چیزی از بین برود مدیریت می‌کنید؟
5. حسابداری مالی: اساساً نحوه مدیریت پول شرکت خود همه چیز از جریان نقدی گرفته تا مالیات گرفته تا بودجه‌بندی برای بخش‌ها.
6. فرآیندها و رویه‌ها: یعنی نسخه خود شما از خط مونتاژ فورد. به‌این‌ترتیب، کارایی همیشه بالا و خطا کم است.
ازقضا، هیچ سیستم کاملی برای سیستماتیک کردن کسب‌وکار شما وجود ندارد و در بسیاری از مواقع، شرکت‌ها نحوه انجام آن را بیش‌ازحد پیچیده می‌کنند.
اما ما دوست داریم اینجا همه‌چیز را تا حد امکان ساده نگه‌داریم.
بنابراین، ما فرآیند 5 مرحله‌ای اثبات‌شده خود را برای سیستم‌سازی کسب‌وکار شما مستند کرده‌ایم که هر کسب‌وکار کوچک (و منظور ما هر کسب‌وکار کوچکی است) می‌تواند از آن استفاده کند.
در اینجا نحوه کار آن آمده است:
نکته: در حین ایجاد سیستمهای خود مستندسازی کنید تا بتوانید به‌راحتی آن‌ها را به تیم خود بسپارید و آن‌ها را مقیاس بندی کنید.
قبل از شروع به مونتاژ سیستم خود، تمام مهره‌ها و پیچ و مهره‌هایی را که فکر می‌کنید به آن‌ها نیاز دارید جمع‌آوری کنید.
این یکی از آن مواردی است که در آن بهتر است بیش‌ازحد زیاد باشد.
در غیر این صورت، این احتمال وجود دارد که نیمی از راه را برای ساخت آن طی کنید و متوجه شوید که بخش مهمی را ازدست‌داده‌اید.
برای اطمینان از اینکه چیزی را از دست ندهم، همیشه با یک لیست شروع می‌کنم.
یکی از حوزه‌های کسب‌وکارتان را انتخاب کنید که فکر می‌کنید می‌تواند کارآمدتر باشد یا می‌خواهید مقیاس‌پذیر باشد.
سپس، همه‌چیز و هر چیزی که به آن مربوط می‌شود را یادداشت کنید. شامل فرآیندها، خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و بهترین شیوه‌ها می‌شود.
به‌عنوان‌مثال، اگر ایمیل خود را سیستماتیک می‌کنید، انواع مختلف ایمیل‌های دریافتی خود را یادداشت کنید.
مانند به‌روزرسانی‌های همکاران، قراردادهای مشارکت از سوی فروشندگان، فاکتورها، هرزنامه‌ها و فرصت‌های شبکه.
سپس، علامت‌گذاری کنید که آیا چیزها اولویت بالایی دارند یا کم (البته آیا آن‌ها کسب‌وکار شمارا به سطح بعدی می‌برند).
همین کار را برای فوریت انجام دهید. به‌این‌ترتیب، می‌توانید نقطه خالی ببینید که کدام بخش‌ها واقعاً برای کارکرد سیستم بسیار مهم هستند و کدام‌ها را می‌توان نادیده گرفت.
من متوجه شده‌ام که تجسم این موارد ساده‌ترین است. بنابراین من حتی هر مورد را در یک ربع با اولویت در یک محور و فوریت در محور دیگر قرار می‌دهم.
ابتدا می‌خواهید مواردی را که هم اولویت و هم فوریت بالایی دارند، مستند کنید.
اما نگران تمرکز روی مواردی نباشید که اولویت پایین و فوریت کمی دارند - بیشتر اوقات ارزش سرمایه‌گذاری را ندارند.
برای من، این کار شما معادل تمیز کردن کمد است. ابتدا، همه‌چیز را بیرون می‌آورید تا بتوانید آن را ببینید.
دانستن این موضوع در ابتدا باعث آشفتگی بزرگ‌تری می‌شود. سپس، چیزها را یکی‌یکی کنار می‌گذارید.
بنابراین، با هر حوزه‌ای که می‌خواهید ابتدا سیستماتیک کنید (بخشی که با اولویت‌ها فهرست شده است)، زمان آن رسیده است که کارها را کنار بگذارید.
با تمرکز بر روی بالاترین اولویت و بخش فوریت، شروع به نوشتن دقیقاً نحوه انجام آن به کنید.
شما می‌خواهید به سؤالات چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی و چگونه با تا آنجایی که ممکن است با جزئیات دقیق پاسخ دهید.
نکته حرفه‌ای: اگر در توضیح نحوه انجام یک مرحله خاص مشکل دارید، در عوض آن را نشان دهید! با استفاده از هر دوربینی که در دست دارید، از آن در عمل اسکرین شات، عکس یا فیلم بگیرید.
تا زمانی که کارتان تمام شد، باید بتوانید آن را به هرکسی در تیم خود بسپارید و آن شخص باید بتواند از مستندات شما استفاده کند و به نتایج دلخواه برسد.
سپس، تکرار با اولویت بعدی و مورد فوریت تا زمانی که تمام قسمت‌های این سیستم را مستند کنید. (حداقل مواردی که می‌خواهید مستند کنید.) سپس به سراغ مورد بعدی بروید.
نگران نباشید که مطمئن شوید که چگونه کارها را در حال حاضر انجام می‌دهید بهترین راه است.
شما همیشه می‌توانید نحوه انجام کارها را مجدداً بررسی کنید و سیستمهای خود را تغییر دهید. (فقط مطمئن شوید که روش جدید و بهتر انجام کارها را مستند کنید.)
نکته حرفه‌ای: مستندسازی سیستمهای شما پیشرفت بزرگی است. بنابراین به‌جای تلاش برای انجام همه این کارها به‌یک‌باره، آن را به قسمت‌هایی به‌اندازه کوچک تقسیم کنید. 30 دقیقه در روز را در تقویم خود مسدود کنید تا یک فرآیند یا رویه را مستند کنید. این باعث می‌شود که آن را طاقت‌فرسا نکند (و به شما کمک کند به آن پایبند باشید)!
مستندسازی کسب‌وکار شما از قبل کار زیادی را می‌طلبد. اما لازم نیست همه این کارها را به‌تنهایی انجام دهید.
مانند هر جنبه دیگری از تجارت شما، سیستم سازی و مستندسازی یک ورزش تیمی است.
بنابراین اگر می‌خواهید سریع و درست انجام شود، به بازیکنان برتر خود از روی نیمکت نیاز دارید.
به‌این‌ترتیب، شما می‌توانید به‌جای اینکه همه‌چیز را به عهده خود بگذارید، با مستندسازی سیستمهای خود کنار بیایید!
به‌علاوه، آنچه را که مستند می‌کنید (یعنی دانشی که کل شرکت شما درحرکت روبه‌جلو از آن استفاده می‌کند) نقطه اوج بهترین حرکات بازیکن برتر شما خواهد بود.
نه‌فقط مال خودت زیرا گاهی اوقات، روشی که همیشه کارها را انجام داده‌اید بهترین، ایمن‌ترین یا کارآمدترین نیست.
ما همه بخشی از کسب‌وکار خود را مستند می‌کنیم.
بالاخره چه کسی فرآیندها را بهتر از شخصی که آن‌ها را انجام می‌دهد می‌داند؟ (اگر بیش از یک نفر مالک آن قسمت باشد، ما بازیکن برتر خود را رهبری خواهیم کرد!)
بنابراین، برای مثال، شخص رسانه اجتماعی ما نحوه استفاده ما از اینستاگرام را مستند می‌کند.
و اگر راه بهتری برای انجام آن پیدا کنیم (ما همیشه به دنبال آن هستیم)، این به آن‌ها بستگی دارد که اسناد را به‌روز کنند.
شما برای سیستماتیک کردن کسب‌وکار خود تلاش کرده‌اید. اکنون زمان آن است که تیم خود را در همان صفحه قرار دهید.
به‌این‌ترتیب، هیچ بهانه‌ای برای حدس و گمان یا ناسازگاری وجود ندارد و وظایف همیشه به یک روش انجام می‌شود. مهم نیست چه کسی آن‌ها را انجام می‌دهد.
فقط تمام اسناد موجود در سیستمهای شرکت خود را مستقیماً به هرکسی که نیاز دارد آن‌ها را بشناسد اختصاص دهید.
شما حتی می‌توانید ردیابی کنید که چه کسی چه می‌داند و برای درک آن تست کنید.
به‌علاوه، اگر فردی در تیم شما فراموش کند که چگونه کاری را انجام دهد، می‌تواند در چند ثانیه آن را جستجو کند.
با سیستماتیک شدن کسب‌وکار شما و آموزش تیم شما، زمان آن فرا رسیده است که سیستمهای خود را به کار بگیرید (به معنای واقعی کلمه). و درنهایت، خودتان را از روزمرگی دور کنید.
با چرخش به فهرستی که قبلاً تهیه‌کرده بودید، تمام عملیات معمولی را که نیازی به انجام از سمت شما نیست را محول کنید.
اما با خیال راحت تصویر کلان و موارد استراتژیک را در لیست کارهای خود نگه‌دارید.
من شخصاً دوست دارم وظایف فوق‌العاده با اولویت و فوریت (مثلاً چیزهایی که تیم من نمی‌تواند به هم بریزد) را به گزارش‌های مستقیم خود واگذار کنم.
به‌این‌ترتیب، من می‌توانم نبض ثابتی در مورد نحوه عملکرد آن‌ها و اینکه آیا هنوز کار می‌کنند، بدون نیاز به انجام این کار را خودم حفظ کنم.
سپس مابقی تفویض اختیار را به رئیس نزدیک‌ترین بخش تفویض می‌کنم.
به‌این‌ترتیب، می‌توانید به‌راحتی بررسی کنید که هر بخش چقدر خوب کار می‌کند و اگر به نتایجی که می‌خواهید نرسیدید، تیم شما می‌تواند به‌سرعت قطع ارتباط را عیب‌یابی کند.
به‌این‌ترتیب، کسب‌وکار شما مانند یک ماشین روغن‌کاری شده عمل می‌کند - حتی زمانی که شما آنجا نیستید.
بنابراین شما می‌توانید با اطمینان به عقب برگردید و روی افزایش مقیاس کسب‌وکار خود تمرکز کنید!
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
