۷ استراتژی برای اولویت‌بندی وظایف در محل کار
۱۴۰۰-۰۵-۲۶ 0

اشتغال “همیشه با پیشرفت برابر نیست. این تکنیک‌های اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند از روز کاری خود حداکثر استفاده را ببرید.

در طول روز کاری، اغلب وظایف با توجه به نیازهای دیگران یا فوریت مهلت‌ها اولویت‌بندی می‌شوند.

این امر می‌تواند در زندگی شخصی ما نیز اتفاق بیفتد، با صرف زمان محدود برای فعالیت‌هایی که درواقع مهم هستند و صرف انرژی بیشتر برای “مشغول بودن”.

اولویت‌بندی وظایف به‌طور مؤثر با قصد و با توجه به اهداف آینده می‌تواند این امر را تغییر دهد،

اطمینان حاصل کنید که هر کاری که انجام می‌دهید ارزش را افزایش می‌دهد و از بی‌نظمی در انجام وظایف مهم در لیست کارهای شما جلوگیری می‌کند.

با اجرای استراتژی‌های اولویت‌بندی، می‌توانید قوس روز کاری خود را به‌شدت تغییر دهید تا واقعاً از وقت خود در دفتر و در خانه بیشترین استفاده را ببرید.

استراتژی‌های ذکرشده در این مقاله به شما کمک می‌کند تا اولویت‌های اصلی خود را ارزیابی کرده و تعیین کنید.

 

۷ استراتژی برای اولویت‌بندی وظایف در محل کار

اولویت‌بندی متفکرانه معمولاً شامل ایجاد دستور کار، ارزیابی وظایف و تخصیص زمان و کار برای دستیابی به حداکثر ارزش، در مدت‌زمان کوتاه است.

اولویت‌بندی باید انعطاف‌پذیر باشد، زیرا ممکن است لازم باشد وظایف با اولویت پایین را برای انجام کارهای فوری قطع کنید.

 

لیستی داشته باشید که شامل همه وظایف باشد

۱- لیستی داشته باشید که شامل همه وظایف باشد

اولویت‌بندی مؤثر از درک محدوده کامل کارهایی است که باید انجام دهید. حتی ساده‌ترین وظایف نیز باید نوشته و در نظر گرفته شوند.

برای به دست آوردن یک تصویر کامل، ایده خوبی است که هم کارهای شخصی و هم کارهای کاری را در یک لیست قرار دهید.

همه چیز از انتخاب خشک‌شویی تا برنامه‌ریزی یک ملاقات فردی با رئیس خود باید در همان مکان ثبت شود.

پس از نوشتن همه چیز، اولویت‌بندی معمولاً با توجه به اهمیت، فوریت، مدت و پاداش هر کار اتفاق می‌افتد.

 

بیشتر: چرا امروزه بسیاری از افراد فاقد مهارت‌های تفکر انتقادی هستند

 

۲- موارد مهم را مشخص کنید: درک اهداف واقعی خود

درحالی‌که به نظر می‌رسد یک استراتژی مدیریت زمان فوری است، اولویت‌بندی برای دستیابی به اهداف بلندمدت کلیدی است.

درک آنچه واقعاً روی آن کار می‌کنید، اعم از ارتقاء، پروژه تکمیل‌شده یا تغییر شغل،

به شما کمک می‌کند تا وظایفی را که برای این نتایج آینده مناسب هستند، شناسایی کنید.

تفکیک اهداف بزرگ‌تر به اهداف کوچک‌تر و مرتبط با زمان می‌تواند ایده خوبی باشد.

به‌عنوان‌مثال، یک هدف سالانه را می‌توان به لیست کارهای ماهانه تبدیل کرد، که سپس منجر به انجام کارهای هفتگی، اولویت‌های روزانه و غیره می‌شود.

برای الخاندرو چرچدو، مدیر اجرایی حساب‌های مد در شرکت روابط عمومی دیگر و یکی از اعضای WeWork Reforma 26 در مکزیکوسیتی،

تعیین اهداف بلندمدت نحوه هماهنگی و ایجاد انگیزه در تیم خود در ابتدای هر سال است.

چرسدو گفت: “ما در مورد اهداف شخصی و حرفه‌ای آن‌ها صحبت می‌کنیم و یک جدول زمانی برای نحوه دستیابی به آن‌ها تعیین می‌کنیم.”

این تفکر کلی برای اولویت‌بندی مؤثر ضروری است: یک تصور غلط رایج این است که اشتغال مساوی با پیشرفت است.

پر کردن روز خود با کارهایی که هیچ تأثیری در هدف نهایی ندارند، اتلاف وقت است.

در مورد ارزش ماندگار هر وظیفه با خود صادق باشید و همیشه هدف نهایی را در ذهن داشته باشید.

 

حتماً بخوانید!  8 علاقه اصلی در مسیر برنامه‌ریزی شغلی

موارد ضروری را مشخص کنید

۳- موارد ضروری را مشخص کنید

در لیست وظایف، شما باید بتوانید مهلت انجام وظایف را مشاهده کنید که به شما کمک می‌کند تعیین کنید که چه‌کارهایی باید سریع انجام شود

و با توجه به مهلت‌های آینده از قبل برنامه‌ریزی کنید.

تعیین مهلت‌ها، حتی زمانی که به‌طور رسمی ضروری نیستند، نیز مهم است.

در غیر این صورت شما به لغو کارهای مهم صرفاً به دلیل حساس نبودن زمان ادامه می‌دهید.

(این استراتژی همچنین می‌تواند برای افزایش بهره‌وری و کاهش تأخیر مفید باشد.)

 

بیشتر بخوانید: ۸ علاقه اصلی در مسیر برنامه‌ریزی شغلی

 

۴- اولویت‌بندی بر اساس اهمیت و فوریت

استفن کاوی، تاجر و سخنران اصلی در کتاب خود در سال ۱۹۸۹، ۷ عادت افراد بسیار مؤثر،

پیشنهاد می‌کند که وظایف باید بر اساس اهمیت و فوریت طبقه‌بندی شوند (و سپس اولویت‌بندی شوند).

فوری و مهم: این کارها ابتدا باید انجام شوند

مهم اما غیر فوری: برای انجام بدون وقفه این کار، زمان خود را مدیریت کنید

فوری اما بی‌اهمیت: تفویض اختیار کنید.

نه فوری و نه مهم: از لیست کارهای خود حذف کنید

یک استراتژی دیگر برای اطمینان از انجام وظایف مهم که در اولویت قرار دارد، روش مهم‌ترین وظایف (MIT) است.

این استراتژی شامل ایجاد یک لیست جداگانه که در آن تنها سه وظیفه است که باید در آن روز انجام شود.

این وظایف باید به دلیل اهمیت و نه فوریت آن‌ها انتخاب شوند.

برای تصمیم‌گیری، از خود سؤالات هدفمند بپرسید: کدام کارها بیشترین تأثیر را بر شما خواهند داشت.

 

از اولویت‌های رقابتی پرهیز کنید

۵- از اولویت‌های رقابتی پرهیز کنید

وقتی وظایفی که روی آن‌ها کار می‌کنید چندان دشوار نباشند، مدیریت آن‌ها به‌طور هم‌زمان بسیار آسان است.

بااین‌حال، با افزایش دشواری، تحقیقات نشان می‌دهد افرادی که در موقعیت‌های قدرت هستند بیشتر به دنبال یک هدف واحد هستند،

درحالی‌که افراد در موقعیت‌های کم قدرت به تلاش و مدیریت اولویت‌های متعدد ادامه می‌دهند.

این استراتژی دو وظیفه‌ای با کاهش بهره‌وری همراه است، به این معنی که مهم‌ترین وظایف با بالاترین استاندارد انجام نمی‌شود.

یک تاکتیک برای متمرکز ماندن بر یک کار مهم در یک زمان این است که حواس‌پرتی‌های احتمالی را شناسایی کنید،

کارهای هم‌زمان یا درخواست‌های موقتی، به‌طور فعال از آن‌ها در طول روز اجتناب کنید.

این بدان معناست که اگر هم‌زمان با ایجاد اسلایدهای ارائه، وظیفه بازیابی داده‌های پروژه را دارید،

باید یک کار را اولویت‌بندی کنید و از هرگونه کار، ایمیل، پیام یا آمادگی مربوط به کار دیگر اجتناب کنید.

 

حتماً بخوانید!  بین تصویر ما از خود و اهدافی که تعیین می‌کنیم، رابطه مستقیمی وجود دارد

پیشنهاد ویژه: آیا شما برنامه مالی دارید که بتوانید در شرایط بحرانی مقاومت کنید

 

۶- تلاش را در نظر بگیرید

هنگامی‌که به یک لیست طولانی از کارها خیره می‌شوید، به‌راحتی می‌توانید تحت تأثیر کارهایی که باید انجام دهید، قرار بگیرید.

احساسی که بهره‌وری را کاهش می‌دهد و منجر به تعویق می‌شود.

یک راهبرد برای غلبه بر این احساس شامل ارزیابی وظایف با توجه به تلاش لازم برای تکمیل آن‌ها است.

اگر لیست کارهای شما بسیار سنگین می‌شود، کارهایی را که به حداقل زمان و تلاش نیاز دارند در اولویت قرار دهید و به‌سرعت آن‌ها را انجام دهید.

این پاک‌سازی وظایف به شما فضای کمی برای تنفس می‌دهد و باعث ایجاد حس موفقیت می‌شود که شمارا در طول روز به حرکت درمی‌آورد.

 لیست کارهای روزانه خود را مدام مرور کنید و واقع‌بین باشید

۷- لیست کارهای روزانه خود را مدام مرور کنید و واقع‌بین باشید

یکی از مراحل روش پنج مرحله‌ای “کارها را انجام دهید” (GTD) از مشاور بهره‌وری دیوید آلن شامل تأمل انتقادی است.

آلن استدلال می‌کند که مرور مکرر فهرست وظایف و اولویت‌های شما در “بازیابی کنترل و تمرکز” کلیدی است.

 

نکات سریع برای اولویت‌بندی مؤثر

هنگامی‌که نیاز به تعیین اولویت‌های مناسب را درک می‌کنید،

ممکن است ناگهان احساس پیچیدگی و استرس بیشتری نسبت به ایجاد یک لیست کارهای ساده کنید.

استراتژی‌های کلیدی ذکرشده در زیر به‌طور خلاصه به شما کمک می‌کند اولویت‌های خود را با قصد تعیین کنید.

همه چیز را بنویسید: وظایف شخصی و کاری باید در یک جا ثبت شوند.

اهداف بلندمدت را ارزیابی کنید: درباره اهداف بلندمدت خود و کارهایی که باید برای رسیدن به آن‌ها انجام دهید، فکر کنید.

اهداف بزرگ‌تر را بشکنید: برای درک چگونگی دستیابی به اهداف بلندمدت خود، آن‌ها را به اهداف سالانه، ماهانه و هفتگی تقسیم کنید.

ایجاد مهلت‌های روشن: از قابلیت مشاهده کامل مهلت‌ها اطمینان حاصل کنید و در مواقعی که به‌طور رسمی موردنیاز نیست برای خود مهلت ایجاد کنید.

از روش فوری تا مهم استفاده کنید: کارهای فوری و مهم را اولویت‌بندی کنید. زمان خاصی را برای کار بر روی کارهای مهم پیش‌بینی‌نشده تعیین کنید. و همه کارهای دیگر را واگذار یا حذف کنید.

ایجاد یک لیست MIT روزانه: سه کار مهم را که باید در آن روز انجام شود بنویسید. این وظایف همیشه باید به اهداف بزرگ‌تر و آینده شما مربوط شود.

از حواس‌پرتی پرهیز کنید: عمداً از کارهای رقابتی اجتناب کنید، به‌ویژه با افزایش دشواری کار.

تلاش را در نظر بگیرید: وقتی لیست کارهای شما بیش‌ازحد بزرگ شد، تلاش‌های خود را اولویت‌بندی کنید و سریع‌تر آن وظایف آسان را انجام دهید.

زمان خود را در اولویت قرار دهید و واقع‌بین باشید

مهم نیست که چقدر اولویت‌بندی می‌کنید، تنها چیزهایی وجود دارد که می‌توانید در یک روز به آن‌ها برسید، و از برخی حواس‌پرتی‌ها اجتناب نمی‌شود.

واقع‌بین بودن در تعیین اهداف و اولویت‌بندی وظایف بسیار مهم است.

در غیر این صورت، شما انتظارات کاذبی از اطرافیان خود ایجاد خواهید کرد و دائماً احساس خواهید کرد که عقب‌افتاده‌اید.

به یاد داشته باشید، هدف از اولویت‌بندی این است که وقت خود را صرف کار بر روی کارهای مهم کنید،

مواردی که در درازمدت مهم خواهند بود و شمارا در مسیر درست راهنمایی خواهند کرد.

وقتی اولویت‌بندی به‌درستی انجام شود، احساس واکنش‌پذیری کمتری خواهید کرد و تمرکز بیشتری خواهید داشت.

هدف تکمیل کاری است که نشان‌دهنده پیشرفت واقعی است، و اجازه دهید بقیه مشغله‌ها کنار بروند.

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: ۰ میانگین: ۰]

نظر بدهید

امتیاز این:

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: 0 میانگین: 0]