اهمال‌کاری را کنار بگذارید و تمرکز خود را یک‌به‌یک با پومودورو بهبود بخشید. راز مدیریت مؤثر زمان این است که ساعت‌ها به گوجه‌فرنگی فکر کنید؟
ممکن است در ابتدا احمقانه به نظر برسد، اما میلیون‌ها نفر به قدرت تغییر زندگی تکنیک پومودورو سوگند یاد می‌کنند. (پومودورو به معنای گوجه‌فرنگی ایتالیایی است.)
این روش محبوب مدیریت زمان از شما می‌خواهد که پومودورو - جلسات کاری متمرکز - را با وقفه‌های کوتاه مکرر جایگزین کنید تا تمرکز پایدار داشته باشید و خستگی ذهنی را کاهش دهید.
اگر می‌خواهید تکنیک پومودورو را امتحان کنید...
• پیدا کردن حواس‌پرتی‌های کوچک اغلب کل روز کاری را از مسیر خارج می‌کند • به‌طور مداوم از نقطه بهره‌وری بهینه کار کنید • کارهای بدون پایان زیادی داشته باشید که ممکن است زمان نامحدودی طول بکشد (مثلاً مطالعه برای یک امتحان، تحقیق برای یک پست وبلاگ و غیره) • در مورد اینکه چقدر می‌توانید در یک روز انجام دهید بیش‌ازحد خوش‌بین هستید (مگر همه ما نیستیم) • از هدف‌گذاری بازی‌سازی شده لذت ببرید
تکنیک پومودورو در اواخر دهه 1980 توسط دانشجوی آن زمان فرانچسکو سیریلو توسعه یافت. سیریلو در تلاش بود تا بر مطالعات و تکالیف خود تمرکز کند.
او که احساس غرق شدن می‌کرد، از خود خواست که فقط 10 دقیقه زمان مطالعه متمرکز را اختصاص دهد.
او که از این چالش تشویق شده بود، یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه‌فرنگی (پومودورو در ایتالیایی) پیدا کرد و تکنیک پومودورو متولد شد.
اگرچه سیریلو در ادامه کتابی 130 صفحه‌ای درباره این روش نوشت، اما بزرگ‌ترین نقطه قوت آن سادگی آن است:
1. یک لیست کارها و یک تایمر دریافت کنید.
2. تایمر خود را برای 25 دقیقه تنظیم کنید و روی یک کار تمرکز کنید تا زمانی که تایمر زنگ بخورد.
3. وقتی جلسه شما به پایان رسید، یک پومودورو را علامت بزنید و آنچه را که تکمیل کرده‌اید، ضبط کنید.
4. سپس از یک استراحت پنج‌دقیقه‌ای لذت ببرید.
5. بعد از چهار پومودورو، 15 تا 30 دقیقه استراحت طولانی‌تر و ترمیمی‌تر انجام دهید.
ساعت‌های کاری 25 دقیقه‌ای، هسته اصلی روش هستند، اما تمرین پومودورو همچنین شامل 3 قانون برای حداکثر استفاده از هر فاصله است:
1. پروژه‌های پیچیده را از بین ببرید. اگر یک کار به بیش از چهار پومودورو نیاز دارد، باید به مراحل کوچکتر و قابل‌اجرا تقسیم شود. پایبندی به این قانون به شما کمک می‌کند تا پیشرفت واضحی در پروژه‌های خود داشته باشید.
2. کارهای کوچک با هم پیش می‌روند. هر کاری که کمتر از یک پومودورو طول بکشد باید با کارهای ساده دیگر ترکیب شود. به‌عنوان‌مثال، «نوشتن چک اجاره»، «تعیین قرار ملاقات دامپزشکی» و «خواندن مقاله پومودورو» می‌توانند در یک جلسه با هم ترکیب شوند.
3. وقتی پومودورو تنظیم شد، باید زنگ بزند. پومودورو یک واحد تقسیم‌ناپذیر زمان است و نمی‌توان آن را شکست، به‌خصوص برای بررسی ایمیل‌های دریافتی، چت‌های تیمی یا پیام‌های متنی. هر ایده، کار یا درخواستی که مطرح می‌شود باید موردتوجه قرار گیرد تا بعداً به آن بازگردید. یک مدیر کار دیجیتالی مکان بسیار خوبی برای این موارد است، اما قلم و کاغذ نیز این کار را انجام خواهند داد.
در صورت بروز اختلال اجتناب‌ناپذیر، پنج دقیقه استراحت کنید و دوباره شروع کنید. سیریلو توصیه می‌کند که وقفه‌ها (داخلی یا خارجی) را در صورت وقوع ردیابی کنید و در مورد نحوه اجتناب از آنها در جلسه بعدی خود فکر کنید.
این قانون اعمال می‌شود حتی اگر قبل از خاموش شدن تایمر، وظیفه خود را به پایان برسانید. از بقیه زمان خود برای یادگیری بیش‌ازحد، یا بهبود مهارت‌ها یا دامنه دانش استفاده کنید.
به‌عنوان‌مثال، می‌توانید زمان اضافی را صرف مطالعه مجلات حرفه‌ای یا تحقیق در مورد فرصت‌های شبکه کنید.
نکته
یک پروژه همراه با لیستی از وظایفی که می‌توانید دفعه بعد که فرصت دارید به‌سرعت از بین آنها انتخاب کنید، نگه دارید.
اگر سیستم ساده به نظر می‌رسد، به این دلیل است که اینطور است. تکنیک پومودورو تماماً در مورد این است که ذهن شما را در منطقه به پایان رساندن وظایف خود قرار دهید.
حماقت خودسرانه استفاده از گوجه‌فرنگی به‌عنوان پایه‌ای برای واحدهای زمان، اثربخشی جدی تکنیک پومودورو را در کمک به مردم برای انجام کارها نادیده می‌گیرد.
در اینجا چیزی است که این روش را به‌طور منحصربه‌فردی برای افزایش بهره‌وری مناسب می‌کند:
آسان کردن شروع کار
تحقیقات نشان داده است که اهمال‌کاری ارتباط چندانی با تنبلی یا عدم کنترل خود ندارد. در عوض، ما کارها را به تعویق می‌اندازیم و از احساسات منفی اجتناب می‌کنیم.
خیره شدن به یک کار یا پروژه بزرگ ناراحت‌کننده است - کاری که ممکن است مطمئن نباشید چگونه انجام دهید یا شامل عدم اطمینان زیادی است.
بنابراین ما به‌جای آن به توییتر یا نتفلیکس روی می‌آوریم تا خلق‌وخوی خود را تقویت کنیم، حتی به‌طور موقت.
خوشبختانه، مطالعات همچنین یک راه مؤثر برای خروج از چرخه اجتناب را نشان داده‌اند: هر چیزی را که به تعویق می‌اندازید را به اولین قدم کوچک و ترسناک کاهش دهید.
مثلاً به‌جای اینکه بنشینید رمان بنویسید، ۵ دقیقه بنشینید تا بنویسید. هنوز خیلی سخته؟ سعی کنید فقط بنشینید و یک پاراگراف را ویرایش کنید.
انجام یک کار کوچک برای مدت‌زمان کوتاه بسیار آسان‌تر از تلاش برای انجام یک پروژه بزرگ است.
این استراتژی از بین بردن تعویق دقیقاً همان چیزی است که تکنیک پومودورو از شما می‌خواهد انجام دهید: وظایف، پروژه‌ها یا اهداف بزرگ خود را به چیزی تقسیم کنید که فقط باید برای 25 دقیقه آینده انجام دهید.
این باعث می‌شود به‌جای غرق شدن در عظمت کاری که انجام می‌دهید، روی یکی از کارهای بعدی که باید انجام دهید متمرکز شوید. نگران نتیجه نباشید - فقط یک پومودورو را در یک زمان مصرف کنید.
مبارزه با عوامل حواس‌پرتی
اگر زمانی که در حالت جریان بودید دچار وقفه شده‌اید، می‌دانید که بازیابی تمرکز چقدر می‌تواند دشوار باشد. بااین‌حال، جریان مداوم اطلاعاتی که از طریق ایمیل‌ها، چت‌های تیمی و اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی سرازیر می‌شود، توجه ما را بیشتر و بیشتر می‌طلبد.
اگرچه خوب است که فناوری را برای همه چیز سرزنش کنیم، اما مطالعات اخیر نشان می‌دهد که بیش از نیمی از حواس‌پرتی‌های روز کاری به‌خودی‌خود تحمیل می‌شوند - به این معنی که ما خود را از تمرکز خارج می‌کنیم.
در حال حاضر، توجیه این کشش‌های داخلی آسان است - «این ایمیل برای صبر کردن خیلی مهم است» یا «کمتر از یک دقیقه طول کشید تا توییتر من را بررسی کنم. این یک حواس‌پرتی واقعی نیست.»
اما آن وقفه‌های کوچک جمع می‌شوند و یکجا می‌شوند! این فقط زمانی نیست که برای حواس‌پرتی‌ها از دست می‌دهید، بلکه تمرکز مجدد توجه شما نیز به زمان و انرژی نیاز دارد.
پس از تعویض شرایط، ذهن ما می‌تواند بیش از 20 دقیقه روی کار قبلی بماند تا تمرکز کامل را به دست آورد. افراط در انگیزه بررسی فیس‌بوک "فقط برای یک دقیقه" می‌تواند به 20 دقیقه تلاش برای بازگشت به کار تبدیل شود.
تکنیک پومودورو به شما کمک می‌کند در برابر تمام آن وقفه‌ها مقاومت کنید و مغزتان را برای تمرکز مجدد آموزش دهید. هر پومودورو به یک کار اختصاص داده شده است و هر استراحت فرصتی است برای تنظیم مجدد و جلب‌توجه شما به آنچه باید روی آن کار کنید.
آگاه شدن از اینکه زمان شما کجا می‌رود
هنگام برنامه‌ریزی پروژه‌های آینده‌مان، بیشتر ما قربانی اشتباه برنامه‌ریزی می‌شویم - تمایل ما به دست‌کم گرفتن زمان موردنیاز برای تکمیل وظایف آینده، حتی زمانی که می‌دانیم کارهای مشابه در گذشته طولانی‌تر شده است. خود فعلی شما خود آینده شما را در شرایط و محدودیت‌های زمانی کاملاً متفاوت تصور می‌کند.
تکنیک پومودورو می‌تواند یک سلاح ارزشمند در برابر اشتباه برنامه‌ریزی باشد. وقتی کار را در جلسات کوتاه و زمان‌بندی‌شده شروع می‌کنید، زمان دیگر یک مفهوم انتزاعی نیست، بلکه یک رویداد ملموس است.
این یک پومودورو می‌شود - واحدی از زمان و تلاش. متمایز از ایده 25 دقیقه "کار" کلی، پومودورو رویدادی است که تمرکز روی یک کار واحد (یا چند کار ساده) را اندازه‌گیری می‌کند.
مفهوم زمان از منفی - چیزی که گم شده است - به نمایش مثبت رویدادهای انجام شده تغییر می‌کند. سیریلو این را «زمان معکوس» می‌نامد زیرا درک زمان گذر از یک منبع انتزاعی اضطراب را به معیار دقیق بهره‌وری تغییر می‌دهد. این منجر به تخمین‌های زمانی بسیار واقعی‌تر می‌شود.
بن دولنیک نویسنده توضیح می‌دهد که چگونه درک او از زمان با استفاده از این روش تغییر کرد:
"پنج دقیقه در اینترنت، همانطور که توسط تایمر من اندازه‌گیری شد، در مدت زمانی 35 ثانیه می‌گذرد. یک ساعت تحقیق زمان‌بندی‌شده بین سه تا چهار ساعت طول می‌کشد.»
وقتی از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنید، اندازه‌گیری واضحی از زمان محدود و تلاش‌های خود دارید و به شما امکان می‌دهد روزهایتان را دقیق‌تر و کارآمدتر بازتاب و برنامه‌ریزی کنید. با تمرین، می‌توانید به‌دقت ارزیابی کنید که یک کار چقدر پومودورو می‌گیرد و عادات کاری ثابت‌تری ایجاد کنید.
بازی‌سازی بهره‌وری شما
هر پومودورو فرصتی برای پیشرفت در آخرین بار فراهم می‌کند. سیریلو استدلال می‌کند که "تمرکز و هوشیاری منجر به‌سرعت، یک پومودورو در یک زمان می‌شود."
تکنیک پومودورو قابل‌دسترسی است زیرا بیشتر در مورد ثبات است تا کمال. هر جلسه شروعی تازه برای ارزیابی مجدد اهدافتان، به چالش کشیدن خود برای تمرکز و محدود کردن حواس‌پرتی است. می‌توانید کاری کنید که سیستم برای شما کار کند.
با تعیین هدف برای افزودن یک پومودوروی اضافی هر روز به خود انگیزه دهید تا موفقیت خود را تقویت کنید. خود را به چالش بکشید تا یک کار بزرگ را در تعدادی پومودورو به پایان برسانید. سعی کنید یک عدد هدف پومودورو برای هر روز بدون شکستن زنجیره تعیین کنید.
درحالی‌که فواصل 25/5 دقیقه‌ای کار یا استراحت قلب تکنیک پومودورو است، چند کار وجود دارد که می‌توانید برای مؤثرتر کردن پومودوروهای خود انجام دهید:
پومودوروهای خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید
15 دقیقه در ابتدای روز کاری خود (یا در پایان اگر برای روز بعد برنامه‌ریزی می‌کنید) وقت بگذارید تا پومودوروهای خود را برنامه‌ریزی کنید.
لیست کارهای روزانه خود را بردارید و توجه داشته باشید که هر کار چند پومودورو می‌گیرد.
به یاد داشته باشید، کارهایی که بیش از 5 پومودورو طول می‌کشد، باید به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت‌تر تقسیم شوند. کارهای کوچکتر، مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها، می‌توانند در یک پومودورو با هم جمع شوند.
اگر یک روز کاری 8 ساعته کار می‌کنید، مطمئن شوید که پومودوروهای روزانه شما بیش از شانزده ساعت نباشد. اگر این کار را انجام دادند، کارهایی را که کمتر فوریت یا کمتر اهمیت دارند را به اواخر هفته موکول کنید.
درحالی‌که یک روز کاری 8 ساعته از نظر فنی جا برای شانزده پومودورو باقی می‌گذارد، بهتر است از 2 تا 4 پومودورو "سرریز یا اضافی" بسازید.
از پومودوروهای سرریز خود برای کارهایی که بیشتر ازآنچه برنامه‌ریزی کرده‌اید طول می‌کشد یا برای کارهای غیرمنتظره‌ای که در طول روز انجام می‌شوند استفاده کنید.
اگر درنهایت به آنها نیاز ندارید، از پومودوروهای اضافی برای یادگیری یا کارهایی با اولویت پایین‌تر استفاده کنید که همیشه به انتهای فهرست کارهای شما کشیده می‌شوند.
خیلی کمتر استرس‌زا است که روز را با پومودورو به پایان برسانید تا اینکه خودتان را بیش‌ازحد برنامه‌ریزی کنید و پشت سر بگذارید.
با گذشت زمان، درک بهتری از تعداد پومودوروهای باکیفیتی که واقعاً می‌توانید در یک روز تکمیل کنید، خواهید داشت.
اگر شانزده کامل نباشد اشکالی ندارد. اکثریت قریب به‌اتفاق مردم درواقع برای 8 ساعت کامل یک روز کاری بازدهی ندارند و کسانی که فکر می‌کنند احتمالاً به‌اندازه کافی توجه نکرده‌اند.
وقتی نوبت به پومودورو می‌رسد، خودتان را به چالش بکشید، اما تمرکز را روی کیفیت بر کمیت بگذارید.
برای برخی از انواع کارهایی که به دوره‌های طولانی در حالت «جریان» خلاقانه نیاز دارند - کدنویسی فکر کردن، نوشتن، آهنگسازی و غیره - ممکن است ۲۵ دقیقه خیلی کوتاه باشد.
جلسات کاری طولانی را با وقفه‌های طولانی‌تر امتحان کنید. یک مطالعه نشان داد که تمرکز 52 دقیقه‌ای و استراحت 17 دقیقه‌ای تعادل عالی است. برخی دیگر 90 دقیقه کامل با 20 تا 30 دقیقه استراحت را بر اساس ریتم ترجیح می‌دهند.
برای کارهایی که به دلایلی به تعویق انداخته‌اید، 25 دقیقه ممکن است خیلی طولانی باشد. اگر مقاومت ذهنی زیادی احساس می‌کنید، یا نمی‌توانید به مدت 25 دقیقه تمرکز خود را حفظ کنید، پومودوروی 15، 10 یا حتی 5 دقیقه‌ای را امتحان کنید.
برای اکثر افراد در بیشتر مواقع، نقطه شیرین در محدوده 25-50 دقیقه با یک استراحت 5-15 دقیقه است.
سعی کنید فواصل زمانی خود را بر اساس انرژی موجود، نوع کار، و میزان کاری که باعث می‌شود بخواهید سر خود را در ویدیوهای بامزه توله سگ در یوتیوب دفن تلف کنید، ترکیب کنید.
همه شکست‌ها یکسان ایجاد نمی‌شوند. اگر جلسات کاری پومودورو روی رایانه شما انجام می‌شود، وقتی تایمر خاموش شد، فقط به توییتر یا اینستاگرام سوئیچ نکنید.
به چشمان و مغز خود از نمایشگرها استراحت دهید - این یعنی گوشی شما هم! بایستید، حرکت کنید، کشش بکشید، بیرون بروید، یک استراحت کوتاه انجام دهید، یک میان وعده بخورید، پرندگان را از پنجره تماشا کنید. اگر از خانه کار می‌کنید، چند لباس را تا کنید یا میز آشپزخانه را پاک کنید.
هر کاری که انجام دهید، اگر از هیپنوتیزم درخشان رایانه یا تلفن خود دور شوید، استراحت شما از نظر ذهنی بسیار شاداب‌تر خواهد بود.
انسان‌ها خطاپذیرند، مهم نیست که در شروع روز چقدر انگیزه دارید، واقعاً سخت است که به پومودوروهای خود پایبند باشید. با یک برنامه یادآوری استراحت، خود را مسئول نگه دارید.
بنابراین شما متقاعد شده‌اید که تکنیک پومودورو بهترین چیز از زمان است. حالا وقت آن است که این روش را عملی کنیم. در اینجا نحوه برنامه‌ریزی پومودوروهای خود با تودویست آورده شده است:
طرح
در شروع هر روز (یا شب قبل)، همه پروژه‌های فعال و وظایف یک‌باره خود را مرور کنید و هر چیزی را که می‌خواهید برای «امروز» انجام دهید، برنامه‌ریزی کنید.
تخمین بزنید که هر کار چند پومودورو طول می‌کشد. ایموجی‌های گوجه‌فرنگی را به انتهای نام کار اضافه کنید تا تخمین پومودوروی خود را نشان دهید.
نکته:
برای ویرایش سریع نام کار بدون باز کردن نمای کامل کار، کلید Alt/Option را نگه دارید و روی یک کار کلیک کنید.
هر چیزی بزرگتر از چهار پومودورو را به وظایف فرعی کوچکتر تقسیم کنید.
برای مثال، پروژه‌ای با عنوان «طراحی مجدد وب‌سایت» ممکن است به یک وظیفه فرعی در اندازه پومودورو مانند «پنج وب‌سایت نمونه به‌عنوان الهام پیدا کنید» نیاز داشته باشد.
وظایف برنامه‌ریزی‌شده خود را به همراه تعداد پومودوروهای هرکدام را می‌دانید. وظایف خود را بنویسید تا ترتیبی که روی آنها کار می‌کنید را نیز بدایند.
اگر بیش از 12-14 پومودورو دارید، برخی از کارهای خود را به روز بعد یا اواخر هفته موکول کنید. اگر 10 کار دارید که می‌خواهید در یک روز انجام دهید، ممکن است برای شما مفید باشد که فقط نیمی از لیست را برنامه‌ریزی کنید.
کار کنید
شما روز خود را با یک برنامه روشن ازآنچه که در طول هر پومودورو روی آن کار خواهید کرد آغاز خواهید کرد. می‌توانید از تایمر روی تلفن خود استفاده کنید.
تکرار
با برنامه‌ریزی روزانه پومودوروی خود، عضله تمرکز خود را بسازید. هر روز صبح یک کار را در تودیست در همان زمان اضافه کنید تا به خود یادآوری کنید که پومودوروهای خود را برنامه‌ریزی کنید.
خودتان را به چالش بکشید تا هر روز تعداد معینی پومودورو بزنید، و در پایان زمان بگذارید تا در مورد آنچه خوب پیش رفت و چگونه می‌توانید تمرکز خود را در آینده بهبود بخشید، فکر کنید.
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
