بسیاری از صاحبان مشاغل، با شنیدن کلمه "سیستم سازی کسب‌وکار"، به ایده مجموعه‌ای بی‌پایان از جلسات روی می‌آورند که روند کارها را مشخص می‌کند.
همچنین مجموعه‌ای از عناصر عملیاتی را ایجاد می‌کند که باید در جلسه بعدی ردیابی شوند تا بتوان از آن‌ها حتی بیشتر استفاده کرد.
به‌طور خلاصه، بسیاری از مردم بر این باورند که سیستم سازی کسب‌وکار چیزی بیش از یک سری فرآیندهای مداوم و پیچیده نیست که فقط اداره کار را پیچیده‌تر می‌کند.
این نمی‌تواند دور از حقیقت باشد.
داشتن یک تجارت منظم به معنای آن نیست که درگیر سیاست‌ها و رویه‌های زیادی شوید و توانایی کار در یک کار تولیدی را از دست می‌دهید، منظور شما پر کردن زمان یا ایجاد توهم اشتغال نیست.
سیستم سازی کسب‌وکار به معنای ایجاد یک ماشین و تحت سلطه قرار گرفتن آن ماشین نیست.
سیستم سازی، ایجاد یک ماشین، تسلط بر آن دستگاه و استفاده از آن برای ارتقا تجارت است.
سیستم سازی کسب‌وکار واقعی عبارت است از، ایجاد یک عملکرد پایدار و روشی انعطاف‌پذیر که اسناد آنچه باید انجام شود و روشی برای انجام آن، که اطمینان حاصل شود کار به‌موقع انجام می‌شود و با بودجه و باکیفیت لازم انجام می‌شود.
وقتی شما یک تجارت کاملاً منظم دارید، بیشتر وقت خود را آزاد می‌کنید تا روی جنبه‌های مهم‌تری از کسب‌وکار خود، مانند بازاریابی، استراتژی و ایجاد محصول تمرکز کنید.
وقتی شرکت شما به‌درستی سیستم سازی شود، رویه‌ها منطقی هستند و همیشه یک هدف دارند.
با سیستم سازی، همه افراد در تجارت می‌دانند که چه‌کاری باید انجام دهند و چگونه و چه موقع باید آن را انجام دهند.
هیچ جلسه بی‌پایانی برای مقابله، هیچ سیاست پیچیده‌ای برای دنبال کردن و هیچ‌وقت تلف‌شده‌ای برای چرخاندن چرخ وجود ندارد.
این بدان معنا نیست که همه فرایندها در یک تجارت منظم و سرگرم‌کننده خواهند بود.
بااین‌وجود، در صورت سازمان‌دهی صحیح، می‌توان وظایف را در مدت‌زمان معقولی به اتمام رساند
و بقیه روز را برای کار باارزش‌تری ازجمله تبدیل چشم‌انداز بیشتر به مشتری، ایجاد یک خط تولید جدید یا نوشتن نسخه جدیدی از فروش، باقی گذاشت.
سیستم سازی واقعی تجارت شما را آزاد می‌کند، درحالی‌که عدم سیستم سازی، کار بی‌پایان ایجاد می‌کند و مانع توانایی شما برای موفقیت می‌شود.
بنابراین، صاحبان مشاغل به‌طور مداوم به دنبال راه‌هایی برای افزایش کارایی و اجرای روان کارها هستند.
سیستم سازی استفاده از رویه‌های استاندارد عملیاتی در کارهای روزمره کسب‌وکار شما است.
به زبان ساده، شما یک راهنمای گام‌به‌گام، طراحی و ایجاد می‌کنید تا هر عملیات را ساده کرده و بهره‌وری را افزایش دهید.
سیستم سازی عملیات شما، روشی استاندارد و آسان برای پیگیری ایجاد می‌کند که آموزش کارکنان را تسهیل می‌کند
و به شما امکان می‌دهد عملیاتی را که به‌راحتی اجرا نمی‌شوند، تغییر دهید.
سخت‌ترین قسمت سیستم سازی تجارت شما، این است که بدانید از کجا شروع کنید، بنابراین بیایید بهترین مکان‌ها را برای شروع بررسی کنیم.
بیشتر بخوانید: یکپارچه‌سازی بازاریابی شبکه‌های اجتماعی
1- تعیین کنید که کدام سیستم‌ها از قبل کار می‌کنند
مشاغل موفقی که از پس آزمون زمان برآمده‌اند تمایل دارند سیستم‌های مؤثری را از قبل راه‌اندازی کنند.
اگرچه ممکن است متوجه نشوید که این وظایف از قبل سیستماتیک شده‌اند.
اما مدت‌هاست که به همان روش انجام می‌شده‌اند و از روی عادت سیستماتیک شده‌اند.
سیستم‌هایی را که از قبل در محل کار شما، کار می‌کنند و به‌طور مؤثر کار می‌کنند را، شناسایی کنید.
به قول قدیمی‌ها: "اگر خراب نشد، آن را اصلاح نکنید."
اکنون‌که یک‌قدم به عقب برمی‌گردید و هر بار یک‌بار به هر عملیات نگاه می‌کنید،
ممکن است برخی تنظیمات جزئی را مشاهده کنید که می‌تواند برای یک عملیات مؤثر و کاملاً ثابت انجام شود، که باعث بهبود بیشتر آن می‌شود.
سیستم سازی شامل حل مسئله است، بنابراین از کارمندان خود بپرسید که آیا با مشکلات تکراری روبرو هستند یا خیر؟
و ببینید آیا می‌توانید راه‌حل‌هایی تنظیم کنید.
2- روش‌های تکرارشونده روزانه را شناسایی کنید و آن‌ها را به‌صورت مرحله‌ای تقسیم کنید
با دقت به کارهای روزمره خود نگاه کنید و وظایفی را که باید هرروز انجام شوند تعیین کنید.
لازم به یادآوری است که هیچ کاری خیلی کوچک نیست.
با سیستم سازی تمام‌کارهای کوچک، کسب‌وکار شما معمولاً روان‌تر پیش می‌رود.
هر کار را به چند مرحله تقسیم کرده و از نزدیک به بهترین روش برای تکمیل هر مرحله نگاهی بیندازید.
ممکن است دریابید که جنبه‌هایی از تجارت شما وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را از بین ببرید.
هنگام تحقیق در مورد این مقاله، با این گزینه عالی روبرو شدیم که به کارکنان شما اجازه می‌دهد مزایای خود را انتخاب کنند.
درحالی‌که نیاز به یک بخش بزرگ منابع انسانی را به حداقل می‌رسانند.
اگر مدت‌ها در تجارت بوده‌اید، شاید هرگز نوآوری‌هایی مانند آنچه در سال‌های اخیر توسعه‌یافته‌اند را در نظر نگرفته‌اید.
از کارمندان خود بخواهید در طول یک هفته هر کاری انجام می‌دهند را یادداشت کنند و مطمئن شوند که منظور شما واقعاً همه‌چیز است.
برای آن‌ها توضیح دهید که شما در حال یافتن روش‌هایی برای کارآمدتر و آسان‌تر کردن شغل آن‌ها هستید.
زیرا اگر آن‌ها نگران باشند که آن‌ها را بررسی نمی‌کنید، ممکن است کارهای اضافی به سوابق خود اضافه کنند که به شما اطلاعات غلط می‌دهد.
3- برای هر کار مجموعه‌ای از مراحل استاندارد را طراحی کنید
هنگامی‌که هر یک از کارها را به قسمت‌های مختلف تقسیم کردید و هرکدام را تصفیه کردید،
دوباره آن را به‌صورت یک فرمول گام‌به‌گام تنظیم کنید که هر بار باید توسط کارمندان شما دنبال شود.
نیازی به یک کتابچه راهنمای ضخیم یا یک اسکریپت ده‌صفحه‌ای نیست.
اما باید دارای دستورالعمل‌های ساده و روشن باشد که باعث افزایش بهره‌وری و کاهش خطاهای انسانی می‌شود.
مؤثرترین زنجیره رویه‌ها را توسعه دهید و آن‌ها را به ترتیب صحیح تنظیم کنید.
اغلب، ما متوجه نمی‌شویم که انجام کار B بسیار راحت‌تر است، اگر فقط پس از اتمام کار A انجام شود.
ما همیشه آن‌ها را هم‌زمان انجام داده‌ایم، بدون اینکه از پتانسیل بهبود روش آگاهی داشته باشیم.
سعی کنید درک هر روش استاندارد و انجام آن، تا حد امکان آسان باشد، تا بتواند با تأثیر فوری اجرا شود.
4- کارمندان خود را آموزش دهید
مرحله آخر این است که به کارمندان خود آموزش دهید تا از فرمول‌های جدید برای انجام وظایف روزمره خود استفاده کنند.
شما باید تغییرات را به روش صحیح ارائه دهید.
کارکنان شما ممکن است نگران باشند که شما سعی دارید آن‌ها را به روبات تبدیل کنید، درحالی‌که سعی دارید زندگی آن‌ها را آسان‌تر کنید.
به‌هرحال آنچه برای تجارت شما خوب است برای کارمندان شما نیز مفید است.
اطمینان حاصل کنید که آن‌ها توسط شما در ایجاد تغییرات، در کارهایی که سال‌ها به همین ترتیب انجام‌شده‌اند، موردانتقاد قرار نمی‌گیرند.
توضیح دهید که فقط به این دلیل که همیشه به همین روش انجام‌شده است، به این معنی نیست که در آینده نیز به همین روش انجام شود.
سیستم سازی کسب‌وکار شما، یک روش خارق‌العاده برای به حداکثر رساندن پتانسیل در کسب‌وکار شما و همچنین تسهیل و کارایی کار کارمندان است.
با این نکات شروع کنید و در مسیر کسب‌وکار خود کارآمدتر و موفق‌تر عمل کنید.
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
