نحوه برقراری ارتباط با دیگران چنان عادت معمول و عادی ماست که بندرت درباره ارتباط تجاری خود با دیگران فکر می‌کنیم.
این موضوع در حیطه ارتباطات تجاری نیز صادق است. به‌هرحال، سازمان‌ها نهادهای بی‌هویت نیستند، بلکه گروه‌هایی از افراد واقعی هستند.
ارتباطات مؤثر بر فرآیندها، کارایی و هر لایه از شرکت تأثیر می‌گذارد.
سازمان‌هایی که دارای ارتباطات تجاری مؤثر هستند تا 25٪ افزایش بهره‌وری دارند.
افزایش 25 درصدی بهره‌وری چه تأثیری در موفقیت شرکت شما دارد؟
ارتباطات تجاری مؤثر سبب ارائه خدمات بهتر به مشتری می‌شود و نتیجه آن مشتریانی شادتر و سود بیشتر است.
ارتباطات تجاری چیست؟
ارتباطات تجاری فرآیند اشتراک اطلاعات بین افراد داخل و خارج از شرکت است.
ارتباط تجاری مؤثر، شیوه تعامل کارکنان و مدیریت برای دستیابی به اهداف سازمانی است.
هدف آن بهبود روش‌های سازمانی و کاهش خطاها است.
اهمیت ارتباطات تجاری در موارد زیر نهفته است:
• ارائه گزینه‌ها / ایده‌های جدید تجاری
• تهیه برنامه‌ها و پیشنهادها
• اجرای تصمیمات
• رسیدن به توافقات
• ارسال و اجرای دستورات
• فروش موفقیت‌آمیز
• جلسات مؤثر
کل فعالیت سازمان‌یافته در یک شرکت متکی به روند ارتباطات تجاری است و می‌تواند هر چیزی باشد، از ارتباطات مدیریتی تا ارتباطات فنی با تأمین‌کنندگان.
اگر ارتباطات مشخص نباشند، سیستم‌های اصلی شرکت در معرض خطر سقوط قرار می‌گیرند.
داده‌ها نشان می‌دهد که 60٪ از متخصصان ارتباطات داخلی، ارتباطات داخلی را اندازه‌گیری نمی‌کنند.
دلایل احتمالی می‌تواند این باشد که نمی‌دانند از کجا شروع کنند، مراحل بعدی چیست یا نحوه محاسبه بازگشت سرمایه چگونه است.
ارتباطات تجاری قوی در یک شرکت احتمالاً منجر به تعامل بیشتر کارمندان می‌شود.
شرکت‌های دارای نیروی کار متعهد رشد 19.2 درصدی درآمد عملیاتی را طی یک دوره 12 ماهه مشاهده می‌کنند.
کسانی که امتیاز تعامل پایینی دارند، 32.7٪ کمتر درآمد دارند.
اگر کارمندان تعامل بهتری داشته باشند، چقدر موفق‌تر می‌شوید؟
و چگونه می‌توانید از فرآیند ارتباط تجاری که امکان آن را فراهم می‌کند، اطمینان حاصل کنید؟
بیایید ابتدا انواع اصلی ارتباطات را در یک سازمان معمولی متمایز کنیم.
ارتباطات داخلی تجاری می‌تواند:
ارتباطات رو به بالا: هر ارتباطی که از زیرمجموعه یک مدیر حاصل می‌شود. یا از شخص دیگری در سلسله‌مراتب سازمانی.
ارتباطات رو پایین / ارتباطات مدیریتی: هرگونه ارتباط مافوق با زیردست است
ارتباط جانبی/ ارتباط فنی: ارتباطات داخلی یا بین بخشی بین همکاران
ارتباط تجاری خارجی هر پیامی است که از دفتر و کارمندان داخلی شما خارج شود.
این شامل کار با مشتریان، تأمین‌کنندگان یا مواردی است که برند شمارا تحت تأثیر قرار می‌دهد.
شما می‌توانید تمام ارتباطات در این طیف را به چهار نوع ارتباط تجاری تقسیم کنید.
ارائه و دریافت دستورالعمل‌ها و وظایف بالا و پایین: شامل تفویض اختیار از یک شخص به شخص دیگر است. بیشتر مشکلات تجاری با ارتباطات نامشخص در این زمینه است.
به اشتراک‌گذاری و بحث در مورد اطلاعات، ازجمله به اشتراک‌گذاری اطلاعاتی که در جلسات ادامه دارد: وقتی ارتباط در این زمینه از کار بیفتد، منجر به اجرای نادرست وظایف می‌شود یا اصلاً انجام نمی‌شود.
به افرادی که به شما گزارش می‌دهند بازخورد، اصلاحیه و نظم دهید تا آن‌ها دانش و ابزار لازم را برای انجام بهتر کار خود داشته باشند: ارائه بازخورد عالی و مؤثر برای افراد با موقعیت رهبری مهارت اصلی است. ارتباط غیرکلامی و زبان بدن نیز در اینجا نقش دارد.
جلسات و گفتگوها برای حل مشکلات و تصمیم‌گیری: این‌ها از مهم‌ترین بحث‌های هر سازمانی به‌حساب می‌آیند. و شامل تفکر انتقادی بالاتر و فناوری ارتباط بهتر است.
وقتی ارتباطات تجاری واقعاً اتفاق می‌افتد، یا شفاهی است یا کتبی.
علاوه بر این، ارتباطات به‌صورت حضوری، رودررو یا از راه دور انجام می‌شود.
استفاده از هر یک از این روش‌ها کاملاً به شرایط شما بستگی دارند.
ارتباطات کتبی برای پیگیری کاغذی تصمیمات و اقدامات و همچنین برای تهیه استراتژی‌ها و برنامه‌ها بسیار مناسب است.
تعاملات کلامی باعث ایجاد ایده‌های فوری و جریان افکار باز تر می‌شود.
1- ارتباط مبتنی بر وب
این ارتباط شامل کانال‌های ارتباطی روزمره مانند ایمیل‌ها و برنامه‌های پیام‌رسانی فوری است.
مزایای ایمیل و برنامه‌های پیام‌رسان، توانایی مکالمه شخصی در یک محیط شلوغ اداری
و همچنین به اشتراک گذاشتن یک پیام با بسیاری از افراد (از چند تا صدها نفر) به‌طور هم‌زمان است.
2- جلسات تلفنی
تلفن‌ها نیاز برگزاری جلسات پربار و پرسرعت را برطرف کرده‌اند.
در برقراری ارتباط با استفاده از تلفن (لحن صدا) در مقایسه با ارتباطات نوشتاری، تبادل ایده بهتری انجام شود.
سیستم‌های تلفن ابری می‌توانند تعامل تیمی و همکاری کلی را تسریع کنند.
3- کنفرانس ویدیویی
سیستم‌های کنفرانس ویدئویی عالی به افراد در مکان‌های دور اجازه می‌دهد تا جلساتی برگزار کنند که تا حد امکان نزدیک به جلسات حضوری باشند.
کنفرانس‌های ویدئویی نسبت به جلسات تلفنی یک پله بالاتر هستند.
4- جلسات حضوری
جلسات حضوری می‌تواند به یک کسب‌وکار کمک کند تا ایده‌ها را به‌سرعت پیش ببرد.
تحقیقات نشان می‌دهد که جلسات حضوری ایده‌های بیشتری نسبت به جلسات مجازی ایجاد می‌کند.
داشتن یک دستور جلسه ثابت برای جلسات مؤثر ضروری است.
5- گزارش‌ها و اسناد رسمی
مستندسازی فعالیت‌هایی که بر افراد و ادارات تأثیر می‌گذارد، بخشی اساسی از یک سیستم ارتباطی تجاری روان است.
توانایی مراجعه به یک سند مکتوب در هر زمان احتمال سردرگمی یا اختلاف‌نظر را کاهش می‌دهد و وضوح بیشتری در ارتباطات ایجاد می‌کند.
6- پرزنتیشن
این روش برگزاری جلسات و ارائه آمار و گزارش با استفاده از پاورپوینت است و اغلب جلسات بزرگ به این روش برگزار می‌شوند.
این جلسات برای به اشتراک گذاشتن ایده‌های جدید به شرطی که فضای پرسش و پاسخ را فراهم کند، بسیار مناسب هستند.
7- تالارهای گفتگو و سؤالات متداول
کارکنان به کمک این روش می‌توانند به بخش سؤالات پرتکرار مراجعه کنند و سؤالات جدید خود را بپرسند، درنتیجه ارتباط آن‌ها در یک موضوع خاص بیشتر می‌شود.
8- نظرسنجی‌ها
نظرسنجی‌های داخلی و نظرسنجی از مشتریان از روش‌های ایده آل برای جمع‌آوری بازخورد و رتبه‌بندی در موضوعات مهم است.
به کمک نظرسنجی‌ها می‌توان پیشرفت‌های حاصل از ارائه بازخورد را موردسنجش قرار داد و یک کانال ارتباطی بین تمام سطوح درون سازمان ایجاد کرد.
9-فعالیت‌های مدیریت مشتری
این روش شامل هرگونه فعالیت ارتباط با مشتری است.
به‌عنوان‌مثال می‌توان به پشتیبانی از گفتگوی زنده، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، روند تعامل با مشتری، بررسی مشتری و موارد دیگر اشاره کرد.
ارتباطات تجاری بخش مهمی از هر سازمانی است.
هر عضو یک سازمان باید بتواند ایده‌های خود را به شیوه‌ای مؤثر به اشتراک بگذارد و توصیه‌های واضح خود را نسبت به موضوع مربوط به شرکت بیان نماید.
ارتباطات تجاری نیز به افراد خارج از شرکت، مانند شرکا یا تأمین‌کنندگان مرتبط است.
یک ارتباط مؤثر در محیط تجاری، مزایای متعددی را برای شرکت و کارمندان به همراه خواهد داشت.
دوره ارتباطات با تدریس محمدمهدی ربانی از طریق وب‌سایت و اپلیکیشن ویدان در دسترس شما قرار دارد.
شما می‌توانید برای آموزش و یادگیری اصول و تکنیک‌های ارتباطات به پلتفرم آموزشی ویدان مراجعه کنید.
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
