سیستم سازی یا «سیستم سازی کسب‌وکار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌وکار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود.
علم سیستم سازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌وکار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود.
افراد: شامل خودمان، کارکنان و تمام تأمین‌کنندگان و کسانی است که در پیشبرد کسب‌وکار ما اثرگذار هستند.
اسناد: منظور از اسناد، چشم‌انداز، مأموریت، مزیت رقابتی و تمام دستورالعمل‌هایی است که در آن تمام فرایندهای کسب‌وکار توضیح داده شده است
ابزار: بخش مهمی از سیستم کسب‌وکار ما تجهیزات و ابزاری هستند که باعث پیشروی کسب‌وکار می‌شوند. کامپیوتر، سیستم تلفنی، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و … ابزاری هستند که بخشی از سیستم کسب‌وکار ما هستند.
بسیاری از مدیران این تفکر اشتباه را دارند که هیچ‌کس مانند خودشان نمی‌تواند کارها را به‌خوبی انجام بدهد.
عده‌ای دیگر فکر می‌کنند اگر کارهای مهم را به دیگران واگذار کنند خودشان فرد بی‌ارزشی خواهند بود یا کارکنان از آن‌ها حساب نخواهند برد.
اگر افرادی مثل بیل گیتس، استیو جابز و … این‌طور فکر می‌کردند هنوز یک شرکت بسیار کوچک داشتند و احتمالاً خودشان در حال برنامه‌نویسی بودند!
چون فکر می‌کردند هیچ‌کس مثل خودشان نمی‌تواند برنامه‌نویسی کند.
برای ساختن یک کسب‌وکار موفق هیچ راهی ندارید جز واگذاری کارها به دیگران.
البته شاید این واگذاری تا مدت‌ها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسید.
بیشتر بخوانید: رهبران و مدیران استارتاپ چه اشتباهاتی انجام میدهنداگر می‌خواهید به سیستم‌سازی بپردازید باید از فناوری استفاده کنید.
مثلاً اپلیکیشن‌هایی وجود دارد که توسط آن‌ها می‌توانید کارها را فهرست کنید.
سپس هر کار را به یک کارمند واگذار کنید. پیام خودکاری به کارمند ارسال خواهد شد و یادآوری خواهد کرد که کار باید انجام شود.
همچنین کارمند می‌تواند روند پیشرفت کار را اعلام کند و شما در اپلیکیشن وضعیت کارها را بررسی کنید.
این موارد نیاز به استفاده از نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های مختلف دارد.
شاید برخی از مدیران از این موارد ترس دارند، ولی برای پیشرفت، باید بر این ترس غلبه کنید!
البته یک راهکار دیگر هم وجود دارد! تمام کارهای مربوط به فناوری را به یکی از اعضای تیم واگذار کنید و به او اعتماد کنید.
شما فقط بگویید دقیقاً دنبال چه نتیجه‌ای هستید و آن فرد تحقیق کند و سخت‌افزار و نرم‌افزار مناسب را تهیه کند تا به سیستم کسب‌وکارتان اضافه شود.
بسیاری از کارآفرینان بیش‌ازحد پرمشغله هستند. البته این موضوع خودش نشانه بدی است و نشان می‌دهد مشکلی وجود دارد.
یک مدیر موفق نباید خیلی پرمشغله باشد. اگر خیلی پرمشغله هستید دلیلش این است که اغلب کارهایی که در روز انجام می‌دهید اصلاً کار شما نیست!
کار کارمندانتان است! شما همیشه باید وقت کافی برای فکر کردن، برنامه‌ریزی، طراحی استراتژی و … داشته باشید.
یک دانش‌آموز دوچرخه‌ای را در دستش گرفته بود و با سرعت به سمت مدرسه می‌دوید.
دوستانش می‌گویند چرا سوار دوچرخه نمی‌شوی؟
او می‌گوید: «آن‌قدر دیر شده است که فرصت ندارم دوچرخه را پایین بگذارم و سوارش شوم!» کار بسیاری از کارآفرینان این‌طور است!
برخی از مدیران بسیار ایده‌آل‌گرا هستند.
همین موضوع باعث می‌شود بیشتر وقت خودشان را با برنامه‌ریزی و بررسی مواردی بگذرانند که هیچ‌گاه اجرایی نمی‌شود.
ایده‌آل‌گرایی باعث می‌شود تا تمام جوانب کار با دقت بررسی نشده، هیچ اقدامی صورت نپذیرد.
همین موضوع باعث به تعویق افتادن کارها می‌شود.
مدیران ایده‌آل‌گرا کمتر به سیستم‌سازی می‌پردازند چون نیاز به ایجاد تغییرات زیادی در کسب‌وکار است.
پیشنهاد ویژه: ۷ اشتباه مدیران که کارمندان خوب را فراری می‌دهند
سیستم سازی کسب‌وکار از طریق جایگزین کردن روال‌ها و فرآیندها با اشخاص، به کسب‌وکار ثبات بخشیده
و از این طریق سبب افزایش تمرکز مدیران بر توسعهٔ قسمت‌های دیگر می‌شود.
کسب‌وکارهایی که متکی به اشخاص یا کارکنان باشند، با هرگونه تغییری در نیروی انسانی دچار مشکل می‌شوند.
امروزه کسب‌وکارهایی که به سیستم سازی پرداخته باشند، از شانس بیشتری برای حضور پایدار در بازارهای رقابتی برخوردار هستند.
این شانس بیشتر به دلیل سیستماتیک بودن کارها، تثبیت دستاوردهای قبلی و روبه‌جلو بودن آن‌ها است.
این در حالی است که در کسب‌وکارهای فاقد سیستم ممکن است در هر مرحله از مسیر، تمام دستاوردها از بین بروند و کسب‌وکار از هم فرو بپاشد.
یکی از مهم‌ترین علل طراحی سیستم‌های کسب‌وکار، کاهش خطاها و شفافیت بیشتر عملکردها است.
در سیستم‌سازی کسب‌وکار نقش عوامل انسانی به میزان قابل‌ملاحظه‌ای کاهش می‌یابد و درنتیجه احتمال وقوع خطاهای انسانی کمتر می‌شود.
این مقوله یکی از بخش‌های مهم هر کسب‌وکاری محسوب می‌شود که ممکن است با رفتن یک یا چند نفر از افرادی که در شرکت مسئولیتی به عهده دارند، دچار اختلال شود.
سیستم سازی کسب‌وکار نوعی استقلال هویتی برای کسب‌وکار به وجود می‌آورد به‌گونه‌ای که با وجود افراد مختلف بتواند بدون هیچ‌گونه مشکلی به مسیر خود ادامه دهد.
در کسب‌وکاری که عمل سیستم سازی انجام‌گرفته است، دسترسی به اطلاعات توسط مدیران و کارمندان به‌راحتی انجام می‌گیرد
و این اطلاعات در هر مرحله قابل‌پیگیری و تجزیه‌وتحلیل هستند.
بسیاری از مدیران فکر می‌کنند که باید بیشتر کارها را خودشان انجام دهند، چون احتمالاً کارمندانشان به اندازه آن‌ها توانایی انجام کارها را ندارند.
از طریق سیستم سازی ، مدیران می‌توانند بیشتر کارهایی را که تا قبل از آن خودشان مجبور بودند انجام دهند،
به کارمندان واگذار کنند و خود به توسعه هرچه بیشتر کسب‌وکار بیندیشند.
حتما بخوانید: چگونه در زمان‌های مهم، تصمیم‌های خوب و به‌موقع بگیریم
دلایل مختلفی وجود دارد که بهتر است سیستم‌ها و فرآیندهایی را در تجارت خود ایجاد کنید. موارد اصلی عبارت‌اند از:
1- دقت و ثبات: با تعیین فرایندهای تجاری برای چگونگی تکمیل وظایف، نتایج کیفی مطابق با نتایج مدنظر را به دست خواهید آورد.
2- پس‌انداز وقت و پول: وقتی کارمندان دقیقاً می‌دانند که چگونه کاری را انجام دهند و هر بار به همان روش انجام دهند، در نهایت در انجام کار بسیار بهتر و سریع‌تر می‌شوند. این باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه می‌شود و به شما یک مزیت رقابتی می‌دهد.
3- مقیاس‌پذیری: وقتی فرآیندهایی را برای تکمیل وظایف تعیین کرده‌اید، استخدام و آموزش کارمندان جدید و رشد تجارت بسیار آسان‌تر است.
4- وقت خود را آزاد کنید و ارزش تجاری خود را بسازید: توسعه و پیاده‌سازی سیستم‌ها باعث می‌شود تجارت شما بدون شما فعالیت کند. این زمان شمارا برای تمرکز بر ایجاد تجارت بیشتر (و گرفتن وقت مرخصی) آزاد می‌کند و باعث می‌شود که کسب‌وکار شما برای متقاضیان بالقوه جذاب‌تر و باارزش‌تر باشد (زیرا این امر به شما وابسته نیست و خریدار می‌تواند ببیند که چگونه تجارت می‌تواند به مقیاس‌پذیری و ارائه ارزش ادامه دهد.)
در اینجا 4 مرحله ساده برای توسعه سیستم‌ها در کسب‌وکار شما وجود دارد:
مرحله شماره 1: به فرآیندهای کسب‌وکار فعلی خود نگاه کنید
در توسعه سیستم‌های تجاری خود، ابتدا باید وظایف و فرآیندهای اصلی شرکت خود را که روزانه انجام می‌دهد، بررسی کنید.
به‌عنوان‌مثال، اگر شغل لباسشویی را اداره می‌کنید، فرآیندهای تجاری شما شامل تمیز کردن ماشین لباسشویی، مدیریت سفارشات مشتری، جارو کشیدن کف، پرداخت قبوض، سفارش لوازم و غیره است.
در مرحله بعد، هر یک از این فرایندها را ارزیابی کنید تا بفهمید کدام‌یک از آن‌ها ابتدا بر سیستم سازی تمرکز دارند.
به‌عنوان‌مثال، دریابید که کدام فرایندها، در صورت بهبود، می‌توانند رضایت مشتری، درآمد و یا سود را بهبود ببخشند.
یک مطلب کاربردی: ماتریس آیزنهاور چیستمرحله شماره 2: سیستم‌های تجاری خود را توسعه دهید
هنگامی‌که مراحل اولیه را برای بهبود شناسایی کردید، زمان توسعه سیستم‌های تجاری شما فرارسیده است.
در توسعه سیستم‌های خود، نتیجه این است که چگونه این کار را انجام دهیم یا به پایان برسانیم، وقتی یکپارچه انجام می‌شود، روند را بررسی کنیم.
سپس معکوس کار کنید تا بهترین مراحل برای رسیدن به آن نتیجه را دریابید.
هنگام انجام این کار و مقایسه آن با فرآیندهای فعلی، سعی کنید به دنبال کارآمدترین مراحل باشید و مراحل غیرضروری را از بین ببرید.
نکته مهم، در انجام این کار، شما باید سیستم را روی یک کاغذ یادداشت کنید.
بله، به‌سادگی "مرحله 1، این کار را انجام دهید" و "مرحله 2، آن کار را انجام دهید."
نکته اصلی این است که آن را آسان و بی عیب و نقص کنید تا هر یک از کارمندان شما بتواند آن را دنبال کند.
مرحله شماره 3: سیستم خود را آزمایش و طراحی مجدد کنید
وقتی سیستم جدیدی را توسعه می‌دهم، دوست دارم خودم چندین بار آن را تکمیل کنم تا آن را آزمایش کنم.
نکته مهم، هنگام انجام این کار، من به چالش‌برانگیزترین و یا وقت‌گیرترین قسمت‌های سیستم نگاه می‌کنم و سپس طوفان فکری برای بهبود آن را دنبال می‌کنم.
این را در نظر بگیرید: اگر فرایندی ایجاد کنید که اجازه دهد کاری به‌جای 11 دقیقه در 9 دقیقه انجام شود و این کار دو بار در روز توسط دو کارمند انجام شود،
این پیشرفت باعث می‌شود سالانه 49 ساعت کار برای شرکت شما صرفه‌جویی شود.
همچنین به دنبال چیزهای معمولی باشید که می‌توانند خودکار شوند، مانند پردازش پرداخت.
به‌عنوان‌مثال، نوشتن دستی رسیدهای مشتری ممکن است یک دقیقه طول بکشد درحالی‌که یک ثبت‌نام خودکار می‌تواند در چند ثانیه رسید ایجاد کند.
مرحله شماره 4: با تیم اجرا و آزمایش کنید
هنگامی‌که کار خود را با طراحی مجدد اولین سیستم تجاری خود انجام دادید، اکنون زمان اجرای آن فرا رسیده است.
سرعت بخشیدن به آموزش دیگران، کمک می‌کند تا آنجا که می‌توانید آماده شوید،
و در واقع نشان دهید یا به آن‌ها اجازه دهید نمایشی از نحوه انجام کار را مشاهده کنند.
اگر شخصاً در آنجا هستید، به آن‌ها نشان دهید یا از آن‌ها بخواهید که شخصی را که برای عمل از طریق سیستم مدل‌سازی می‌کند تماشا کنند.
اگر کاری است که روی رایانه انجام می‌شود، فیلم آن را ضبط کنید تا دیگران بتوانند برای یادگیری آن تماشا کنند.
سپس، با گذشت زمان، کارمندان خود را تشویق کنید تا سعی کنند فرایندها و سیستم‌های موجود شمارا بهبود بخشند.
لیست چک ها و نمودارهای جریان خود را به‌راحتی در دسترس داشته باشید تا بتوانند آن‌ها را دنبال کنند و روش‌های جدیدی برای انجام کارها پیشنهاد دهند.
زیرا هرچه فرآیندهای کسب‌وکار شما بیشتر سیستمی می‌شود و سیستم‌های شما بهتر و بهتر می‌شوند،
درآمد و سود شما افزایش می‌یابد و تجارت شما حسادت بازار شما می‌شود.
نویسنده: جناب آقای میثم بی‌کینه از دانش پذیران دوره بیزینس کوچینگ
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
