مقدمه جان وودن می‌گوید: اگر می‌خواهید سریع برسید، به‌تنهایی حرکت کنید. اما اگر می‌خواهید به دوردست‌ها بروید، به یک تیم قوی احتیاج دارید.
انسان ذاتاً موجودی اجتماعی است و همواره به کارهای تیمی و مشارکتی تمایل دارد تا بخشی از نیازهای روحی خود را تأمین کند.
اگر نگاهی به موفقیت‌های انسان‌ها بیندازید در بسیاری از موارد، گروهی از افراد با یکدیگر متحد شده‌اند و با اعتماد به یکدیگر زندگی خود و سایر انسان‌ها را تغییر داده‌اند.
شاید فکر کنید جمع شدن این افراد در کنار هم اتفاق بوده است، اما اشتباه می‌کنید و پشت چنین تیم قدرتمندی، تفکری عظیم نهفته است.
تیم‌سازی هوشمندانه مفهومی است که قصد داریم در این مطلب در مورد چگونگی استفاده از آن برای موفقیت سازمان ، صحبت کنیم.
نخست بدانید که در تیم‌سازی هوشمندانه ، چیزی به نام «من» نداریم؛ همه‌چیز «ما» است.
تیم، شامل بیش از یک نفر است و یک نفر می‌تواند عضوی از تیم باشد، اما به‌تنهایی نمی‌تواند یک تیم باشد.
• در تیم، یک هدف وجود دارد و آن هدف مشترک کل اعضاست که همگی باید در راستای رسیدن به آن، تلاش کنند. • در تیم، یک اصل مهم وجود دارد و آن، این است که همه افراد تیم بدانند به‌اندازه نقشی که دارند و کاری که انجام می‌دهند، از منافع کار منتفع می‌شوند. • در تیم، هرچه اعتبار و منفعت وجود دارد، متعلق به همه اعضای تیم است. • روح همکاری و مفهوم واقعی تیم، زمانی شکل می‌گیرد که «من» به «ما» تبدیل می‌شود.
از دیگر مزایای مهم تیم این است که افراد:
همه افراد، نقاط ضعفی دارد و همیشه افراد دیگری هستند که می‌توانند مکمل و پوشش‌دهنده ضعف‌های یکدیگر باشند.
در بیزینس با 2 نوع تیم، سروکار داریم:
- نخست اینکه، یک تیم مدیریتی از چند شریک، تشکیل دهید و بیزینسی را شروع کنید، مانند استارتاپ‌ها.
- دوم اینکه، در شرکت خود، از میان کارمندانتان، تیم تشکیل دهید و به آن‌ها، یاد بدهید بجای کار انفرادی، اهل کار تیمی باشند.
هنگام برنامه‌ریزی برای تیم سازی، مجموعه‌هایی از پرسش‌ها را برای خودتان مطرح کنید. ابتدا، هر آنچه به ذهنتان می‌رسد، یادداشت کنید.
پس از آن، هر زمان، هر نکته‌ای به نظرتان رسید، به آن متن اضافه کنید و برنامه را گسترش دهید.
در هر برنامه تیم سازی، با سه پرسش اصلی، مواجه هستید: چرا، چه چیزی و چه کسی؟
1. چرا به تیم نیاز دارید؟ پاسخ این پرسش، هدف شما را از ایجاد تیم، مشخص می‌کند وقتی چرایی خود را بدانید و مسیر را بشناسید اجازه نمی‌دهید موانع سد راهتان شوند.
فهرستی از اهداف موردنظر خود را از ایجاد تیم تهیه کنید. هدف از تشکیل تیم را به‌صورت روشن، واضح و به دور از کلی‌گویی، تعیین کنید.
هدف را به نحوی بنویسید که قابل‌فهم باشد. با توضیح بیشتر درباره هدف، فهم آن را آسان کنید.
اعضای تیم، باید بدانند تیمی که در آن عضویت دارند، چه هدفی دارد و قرار است به کجا برسند.
2. برای انجام چه‌کارهای به تیم نیاز دارید؟
پس از مشخص کردن هدف از تشکیل تیم، مجموع وظایفی را تعیین کنید که به دلایلی، ضرورت دارد انجام شوند تا تیم به هدف خود برسد.
با تعیین وظایف، کارایی‌های مورد انتظار و آورده افراد تیم را بر اساس نیازهای تیم، مشخص می‌کنید.
3. به چه کسانی در تیم نیاز دارید؟
مهم‌ترین مشخصه یک تیم، اعضای آن است مشخص کنید به چه تعداد افرادی و با چه توانایی‌ها و ویژگی‌های شخصیتی نیاز دارید.
برای تعریف مهارت‌ها، توانایی‌ها و ویژگی‌های اعضای تشکیل‌دهنده تیم، دو سری مهارت را باید در نظر بگیرید:
1. مهارت فردی: مهارت‌های فردی به مهارت‌هایی اشاره دارد که عمومی هستند و برای اکثریت افراد جامعه لازم است مثل: هوش هیجانی، سازگاری، خلاقیت، ارتباطات، کنترل خشم، حل مسئله، انتقادپذیری و.....
2. مهارت‌های تخصصی: این مهارت‌ها برخلاف مهارت‌های فردی، عمومی و کلی نیستند، به این معنی که لازم نیست همه افراد جامعه، آن‌ها را داشته باشند، بلکه مهارت‌های تخصصی هستند که می‌توانند منحصربه‌فرد باشند یا فقط افرادی که آن را انتخاب کرده‌اند، از آن بهره‌مند باشند.
در این مرحله، افراد موردنظر را پیدا کنید. وارد مرحله جست‌وجو شوید و بررسی کنید که این افراد را چگونه می‌توانید جذب کنید.
افراد به دلیل آورده‌ها و کارایی‌هایشان به تیم دعوت می‌شوند تا پاسخ چراهای شما را بدهند.
انواع تیم‌سازی هوشمندانه
فرض کنید می‌خواهید تیمی را از ابتدا ایجاد کنید و هیچ‌یک از این افراد، وجود ندارند. به دو طریق می‌توانید تیم ایجاد کنید؛
1. نوع اول تیم‌سازی هوشمندانه این است که در شرکت خودتان و از بین کارکنان، اعضای تیم را انتخاب کنید. پس از چیدمان کلی افراد، با آن‌ها مصاحبه‌هایی ترتیب دهید. در این مصاحبه، می‌خواهید بدانید چقدر درباره شخصیت افراد و کارایی‌شان، درست فکر کرده‌اید و آن‌ها تا چه اندازه به پیش‌فرض‌های ذهنی شما نزدیک بوده‌اند.
2. نوع دوم تیم سازی این است که بیرون از شرکت، به دنبال افراد کارآمد بگردید. برنامه‌ای را آماده کنید که قابلیت ارائه به همه افراد را داشته باشد و برای اطلاع‌رسانی در خارج از شرکت هم استفاده کنید.
سنجش و گزینش افراد
گزینش اعضای تیم را بر اساس توانایی‌ها و مهارت‌های افراد، انجام دهید چون در غیر این صورت، در میانه راه با مشکلات بسیاری مواجه خواهید شد که حل این مشکلات و اختلافات داخلی، انرژی و زمان زیادی را از کل تیم می‌گیرد و گهگاه به انحلال تیم و شکست پروژه می‌انجامد.
برای تشکیل تیم، مهارت‌های فردی اعضا بر مهارت‌های تخصصی، ارجحیت دارند، پس در مرحلهٔ اول، افراد موردنظر را از نظر مهارت‌های فردی بسنجید و اگر موردقبول واقع شدند، به سنجش مهارت‌های تخصصی آن‌ها بپردازید.
در غیر این صورت، نیازی به بررسی مهارت‌های تخصصی نیست. چون قرار است این افراد، به‌عنوان بخشی از تیم، فعالیت کنند و هر نکته منفی در آن‌ها، می‌تواند تأثیر مستقیم بر کل تیم داشته باشد.
برای سنجش مهارت‌های فردی، می‌توانید از انواع تست‌های شخصیت شناسی استاندارد و جلسات مصاحبه حضوری استفاده کنید و کسانی که نمره پنجاه به بالا را کسب کرده‌اند وارد مرحله بعد یعنی سنجش مهارت‌های تخصصی می‌شوند.
تقسیم وظایف
شما نیاز به انجام وظایفی همچون رهبری، مذاکره، جمع‌آوری داده، برنامه‌نویسی و ... در تیم دارید تا تیم شکل بگیرد و درواقع، این‌ها مسئولیت‌هایی هستند که قرار است برای آن‌ها، فرد مناسب را پیدا و جذب کنید.
بررسی کنید که هر یک از افراد، مناسب کدام‌یک از این وظایف موردنیاز تیم هستند.
هر عضو تیم، یک رهبر است
پس از تقسیم وظایف، هر عضو برای خود، همانند یک رهبر است و دیگر، یک کارمند عادی نیست بلکه باید خود را در جایگاه مدیر ببیند
ارزشیابی داشته باش و پس از آن راه‌حل‌هایی ارائه کن که خودت را مدیریت کنی و عملکردت را بهبود ببخشی" این شعاری است که باید به اعضای تیم گفته شود و آن‌قدر تکرار شود تا همه به آن عمل کنند.
اعضای تیم، مانند تکه‌های پازل هستند و هر فرد، باید در جایگاه ویژه خود باشد.
فرمول‌های مدیریت تیم
فرمول اول این است که جلساتی را برای هماهنگی و سازمان‌دهی تیم‌سازی هوشمندانه ، برگزار کنید و سعی کنید فضایی را در این جلسات، ایجاد کنید که همه اعضا، صحبت کنند.
شنیدن حرف‌ها از زبان اعضای دیگر تیم، به رسیدن به یک فهم مشترک از هدف تیم، کمک می‌کند.
فرمول دوم این است که در مرحله آزمایشی یا پس از آن، کاری کنید که اعضای تیم، زمانی را با هم در خارج از فضای کاری بگذرانند. انجام این کار در مرحله آزمایشی، به شناخت شما از خصوصیات شخصیتی افراد و نحوه تقسیم وظایف کمک می‌کند.
فرمول سوم این است که وقتی یک نفر در تیم، کار موفقیت‌آمیزی انجام می‌دهد، کل تیم، این موفقیت را جشن بگیرد. از هر فرصت کوچکی برای جشن گرفتن استفاده کنید تا در کار تیمی، شادی جمعی را تجربه کنید. تیم باید موفقیت هر فرد را جشن بگیرد، چون اعتبار هر موفقیتی، متعلق به تیم است. این نگاه، باعث می‌شود اعضای تیم، خیرخواه یکدیگر باشند. یادآوری می‌شود که فلسفه تشکیل تیم‌سازی هوشمندانه ، این است که اعضا، مکمل یکدیگر باشند و به هم کمک کنند.
فرمول چهارم پاداش دادن برای ایده‌های نو از سوی اعضای تیم است. اگر مدیر تیم هستید، جو دوستانه میان اعضای تیم را حفظ کنید.
فرمول پنجم این است که از اعضای تیم بخواهید درباره تمام مسائل تیم نظر بدهند، هم آخرین وضعیت خودشان را شرح بدهند و هم مشکلات را عنوان کنند و با بحث و گفت‌وگو به دنبال راه‌حل باشند. وقتی تیم، آهسته‌آهسته و در طول زمان شکل می‌گیرد، فرصت دارید که فرهنگ کار تیمی را جا بیندازید.
تیم باید یاد بگیرد با توجه به داشته‌هایش، مشکلات را برطرف کند.
فضای گفت‌وگو، مشکلات را حل می‌کند و شرح وظایف را واضح‌تر می‌کند.
افزودن عضو جدید به تیم
ممکن است تیم یا هسته رهبری تصمیم بگیرد فرد جدیدی به اعضای تیم اضافه شود.
بهترین روش این است که این موضوع را در بحث‌های جلسات تیم، در نظر بگیرید، درباره آن گفت‌وگو کنید و نظر همه اعضا را جویا شوید.
به‌یک‌باره، اعضای تیم را با حضور عضو جدید، شگفت‌زده نکنید. برای ایجاد جو دوستانه و فضای اعتماد، زمان بسیاری صرف کرده‌اید.
زمان باید سپری شود تا فرد جدید، در تیم جا بیفتد. بهتر است با گفت‌وگو، مقدمات حضور فرد جدید را آماده کنید.
حل اختلافات تیم
زمانی که در تیم، اختلافی پیش می‌آید، نخست باید دلیل اختلاف را دریابید و سپس به طرف‌های دعوا فرصت دهید در تیم، صحبت‌های خود را مطرح کنند و بقیه اعضا، دیدگاه‌هایشان را بیان کنند و درنهایت، یک تصمیم جمعی گرفته شود.
همه اعضای تیم، باید یاد بگیرند به تصمیمات جمعی احترام بگذارند و توافقات جمعی را بپذیرند.
در صورت وقوع هر مشکلی در تیم، سریعاً آن را پیگیری کنید، منشأ اختلاف و راه‌حل فیصله دادن آن را بیابید و هوشیار باشید که مجدد، تکرار نشود.
از همان آغاز کار، به دعواها و اختلافات بالقوه در تیم فکر کنید و تصمیم بگیرید اگر کسی از اعضا از تیم خارج شد، چطور می‌توانید این مسیر را ادامه دهید.
ارزیابی تیم
یک تیم باید دائماً فعالیت‌های خود را ارزیابی کند. مثلاً تیمی تشکیل شده است که بیزینسی را راه‌اندازی کنند.
ارزیابی تیم از همان مرحلهٔ دوم تشکیل تیم، یعنی تشکیل و اجرای تیم آغاز می‌شود و تا پایان پروژه، این ارزیابی باید به‌صورت مستمر انجام شود تا مشخص شود بر اساس طرح بیزینس موردنظر، تا چه میزان، کار را به‌موقع پیش برده‌اند یک سامانه ارزش‌گذاری در تیم تعریف کنید و از اعضای تیم، بخواهید عملکرد خود را ارزیابی کنند.
بدین ترتیب، خود واقعی‌شان را می‌شناسند. خودتان هم، افراد تیم را ارزیابی کنید بدین ترتیب، خود واقعی‌شان را می‌شناسند.
خودتان هم، افراد تیم را ارزیابی کنید و نتیجه را در جلسات مدیریت تیم، مطرح کنید. سپس، این دو ارزیابی را با هم مقایسه کنید. مثلاً من رهبر تیم هستم و میگویم عملکرد فرد X را ارزیابی کنید.
فرد X هم فرم‌های ارزشیابی را در اختیار دارد و خود را ارزیابی می‌کند. فرم ارزشیابی برای هر فرد، متفاوت است و شامل لیست وظایف محوله به آن شخص است.
نتایج این دو را کنار هم بگذارید و مقایسه کنید. اگر این دو بر هم منطبق نشود، یا فرد X شرح وظایفش را خوب متوجه نشده است یا ما برداشتمان از وظایف او، اشتباه بوده است.
اتفاق خوب این است که پس از آن، سعی می‌کنیم مشکلات را برطرف کنیم و به درک مشترکی برسیم؛ البته نباید فاصله امتیازها زیاد باشد.
وقتی ارزیابی شما از عملکرد تیم، با انتظاری که داشتید، منطبق نیست، به آن به‌عنوان فرصتی برای اصلاح، نگاه کنید.
با به اشتراک گذاشتن مشکلات و صحبت درباره آن‌ها، راه اصلاح و موفقیت را هموار کنید.
نتیجه‌گیری
به دنبال تیم سازی در هر سازمانی رشد و پیشرفت حاصل می‌شود. تیم سازی فرایندی برای تقویت روابط بین اعضای یک گروه به‌منظور دستیابی به اهداف سازمان و از راه گسترش روحیه همکاری بین افراد است، فعالیت‌هایی که منجر به تیم سازی می‌شوند، می‌توانند به‌اندازه یک وعده غذایی مشترک بین مدیران و کارمندان غیررسمی و عادی باشند و یا به‌عنوان جلسه‌ای با رهبری یکی از کارمندان و به‌صورت رسمی برنامه‌ریزی شوند. فراموش نکنید که تیم‌های موفق می‌توانند بهره‌وری بسیار بالاتری نسبت به کارمندان موفق داشته باشند.
نویسنده: سرکار خانم فاطمه بابایی از دانش پذیران دوره چهارم تربیت کوچ حرفه‌ای کسب‌وکار ویدان
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
