ماتریس آیزنهاور چیست؟ چگونه می‌توان از آن برای بهره‌وری بیشتر استفاده کرد؟

استفانی در مورد وظایف حرفه‌ای خود سخت‌کوش است. با گذراندن روز، اطمینان حاصل می‌کند که آنچه را که انتظار می‌رود، اغلب اوقات انجام می‌دهد.

تا دیروقت در محل کارش است، شب‌بیداری‌های طولانی، از دست دادن تعهدات شخصی در قبال تعهدات حرفه‌ای برای او یک تجربه بسیار معمول است.

و تمام تعهدات مهم خانوادگی که او ازدست‌داده در نوع خود یک داستان کاملاً متفاوت است.

اما همه این‌ها اکنون بر سلامتی (روحی و جسمی) و بهره‌وری وی تأثیر می‌گذارد.

پس دقیقاً چه چیزی در زندگی او ازدست‌رفته است؟ ماتریس آیزنهاور

ممکن است شما اغلب متوجه آن نشوید؛

اما تنها چیزی که در زندگی خود نیاز دارید کمی سازمان‌دهی و استفاده درست از وقت خود است که برای انجام تعهدات همپوشانی باید انجام شود.

با این اوصاف، احتمالاً فکر می‌کنید که بالاخره کار چندان سختی نیست.

شما اشتباه می‌کنید و هم‌زمان درست فکر می‌کنید.

به‌نوعی اشتباه است اگر فکر کنید فقط تهیه لیست کارها برای شما معجزه می‌کند.

و حق با شماست، با کمی تلاش بیشتر و با کمک ماتریس آیزنهاور، زندگی شما بسیار بهتر خواهد شد.

بدون تردید اولویت‌بندی کارها یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر انسان موفقی باید آن را کسب کند.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور روشی برای اولویت‌بندی وظایف شما بر اساس فوریت آن‌هاست.

به شناسایی فعالیت‌های مهم و فعالیت‌هایی که اصلاً شایسته توجه شما نیستند، کمک می‌کند.

ماتریس معروف آیزنهاور، زاییده ذهن دویت دی آیزنهاور است.

یکی از سخنان معروف وی این است که "بیشتر موارد ضروری، مهم نیستند و مهم‌ترین موارد، ضروری نیستند."

ماتریس آیزنهاور (eisenhower matrix) یکی از بهترین مدل‌های مدیریت زمان است.

آیزنهاور رئیس‌جمهور پیشین امریکا بود و توانایی بالایی در مدیریت زمان داشت. او به‌خوبی با مفهوم اولویت‌بندی آشنا بود.

آیزنهاور در یک سخنرانی به موضوعی اشاره کرد و بیان داشت که مشکلات او دو نوع هستند.

مشکلات فوری و مشکلات مهم. مشکلات فوری هیچ‌وقت مهم نیستند و مشکلات مهم هیچ‌گاه فوری نیستند.

این جمله آیزنهاور در حقیقت آغازی بود بر ایجاد ماتریس آیزنهاور.

بعدها همین سخن تبدیل به مدل شد و بسیاری از افراد موفق و فعال در حوزه موفقیت شخصی افراد و مدیریت زمان‌بر این ماتریس آیزنهاور تکیه کردند تا امور خود و مشتریانشان را سامان بدهند.

اساس ماتریس آیزنهاور بر تقسیم‌بندی کارها بر اساس دو معیار اهمیت و فوریت است.

ماتریس آیزنهاور اساساً وظایف شمارا در 4 ربع با توجه به آنچه در یک روز خاص باید انجام دهید طبقه‌بندی می‌کند.

4 ربع ماتریس آیزنهاور عبارت‌اند از:

انجام دادن

تصمیم گرفتن

تفویض اختیار

حذف کردن

1- انجام دادن- Do

ربع اول ماتریس آیزنهاور، انجام دادن (Do)، از مهم‌ترین وظایف شما تشکیل‌شده است. فعالیت‌هایی که باید فوری انجام شوند.

وظایفی که مهلت آن‌ها نزدیک است یا کارهایی که امکان تأخیر آن‌ها وجود ندارد، معمولاً در این گروه قرار می‌گیرند.

برای قرار دادن وظایف در این گروه، ابتدا باید اولویت کارهای خود را کاملاً تجزیه‌وتحلیل کنید و سپس تصمیم بگیرید که آیا با معیارهای "اکنون این کار را انجام دهید" مطابقت دارد یا خیر.

اگر قرار باشد این کار در طی یک روز انجام شود یا بیشتر از روز طول نکشد، این یک کار فوری است. همین حالا این کار را بکن.

راه دیگر برای طرح این موضوع، جمله معروف مارک تواین است "اول قورباغه‌ات را قورت بده"، و این بدان معناست که شما باید فوری‌ترین کارها را صبح هرروز انجام دهید.

بیایید برای سهولت کار یک مثال مشخص از کار در اینجا بیاوریم.

در پایان هر هفته، شما مسئولیت ارائه گزارش جامع به مدیر خود رادارید.

حالا آخر هفته شما جمعه است. صبح پنجشنبه است و شما گزارش را آماده نکرده‌اید.

آیا این کار به‌عنوان یک کار فوری طبقه‌بندی می‌شود؟ کاملاً!

2- تصمیم گرفتن - Decide

ربع دوم ماتریس آیزنهاور تصمیم‌گیری است. این کارها وظایفی را نشان می‌دهد که مهم هستند، اما لزوماً فوری نیستند.

می‌تواند شامل طیف وسیعی از مسئولیت‌ها باشد، از ارسال ایمیل و پاسخ به ایمیل‌های حرفه‌ای، پیگیری‌ها تا قرارهای شخصی و تعهدات بیشتر.

وظایف موجود در این ربع، باید برای زمان دیگری برنامه‌ریزی شود.

به‌طورکلی، این وظایف با اهداف بلندمدت شما مطابقت دارد و به رشد شما کمک می‌کند.

ورزش می‌تواند یک نمونه معمول روزانه باشد.

شما می‌دانید که ورزش برای سلامتی بسیار مهم است، اما نمی‌توانید برای انجام آن وقت بگذارید.

بنابراین، شما باید در مورد زمان ورزش کردن تصمیم بگیرید.

وظایف را به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که در گروه "اضطراری یا فوری" قرار نگیرد.

اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای اجرای آن‌ها دارید درحالی‌که هنوز در این بخش قرار دارند.

3- تفویض اختیار - Delegate

ربع سوم ماتریس آیزنهاور تفویض اختیار است. این دسته مربوط به وظایفی است که مهم نیستند، اما فوری هستند.

این فعالیت‌ها معمولاً شمارا فریب می‌دهند که دارای اهمیت هستند، درحالی‌که واقعاً کمک چندانی به بهره‌وری شما نمی‌کنند.

شما باید تصمیم بگیرید که آیا نیاز به برنامه‌ریزی مجدد دارید یا شخص دیگری می‌تواند این کار را برای شما انجام دهد.

برخی از این مثال‌ها می‌توانند شامل برنامه‌ریزی مصاحبه، پاسخ به برخی از ایمیل‌ها یا جلسات تیمی باشند که می‌تواند توسط شخص دیگری انجام شود، درحالی‌که شما مشغول اجرای فعالیت‌های ربع 1 خود هستید.

4- حذف کردن – Eliminate

آخرین دسته ماتریس آیزنهاور Elimination است. آن‌ها از وظایفی تشکیل‌شده‌اند که اساساً قاتلان بهره‌وری شما هستند.

آن‌ها به‌هیچ‌وجه در اهداف شما سهیم نیستند. این فعالیت‌ها را شناسایی کرده و آن‌ها را حذف کنید تا بهره‌وری شما افزایش یابد.

مثال‌های متداول این فعالیت‌ها شامل وقت گذراندن در شبکه‌های اجتماعی، بررسی مداوم تلفن ازنظر تماس یا پیام، انجام بازی‌های ویدیویی یا فعالیت‌های متداولی است که مدام آن‌ها را به تعویق می‌اندازید.

نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان

اگر تابه‌حال فکر کرده‌اید که زندگی شما با کمک ماتریس آیزنهاور به‌طور جادویی سامان می‌یابد، به همین راحتی نیست!

اما با کمی تلاش می‌توانید در مسیر درست قرار بگیرید.

اول، شما باید فعالیت‌های فوری و مهم خود را طبقه‌بندی کنید.

برای انجام این کار، شما باید اولویت‌های خود را به‌درستی تعیین کنید و سطح اضطرار را تعیین کنید.

وظایف فوری شما معمولاً آن‌هایی هستند که محدودیت زمانی دارند.

این فعالیت‌ها دارای برچسب "اکنون این کار را انجام دهید" می‌باشند و به بیشترین توجه شما نیاز دارند.

از طرف دیگر، وظایف مهم شما عموماً بلندمدت و بیشتر هدف محور هستند.

به‌طورکلی، آن‌ها فوراً به شما نتیجه نمی‌دهند و بیشتر در تصمیم‌گیری‌های بلندمدت متمرکز هستند.

هنگامی‌که طبقه‌بندی وظایف فوری و مهم خود را انجام دادید، چند مورد بعدی که باید برای استفاده کامل از پتانسیل ماتریس آیزنهاور و مدیریت زمان انجام دهید عبارت‌اند از:

1- به ربع‌های ماتریس کد رنگ بدهید

کدهای رنگی را برای ربع‌های ماتریس خود تنظیم کنید تا به شما کمک کند به‌سرعت جدی بودن شرایط را درک کنید.

با توزیع رنگ‌ها، می‌توانید نگاهی سریع به کارهای بعدی بیندازید.

این کدهای رنگ همچنین به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را برای تصمیم‌گیری آگاهانه در اولویت قرار دهید.

مثلاً؛ ربع Do را می‌توان قرمز نشان داد تا فوریت کارها را نشان دهد.

2- کارهای حرفه‌ای و شخصی خود را طبقه‌بندی کنید

برای جلوگیری از تعهدات بیش‌ازحد، برای کارهای حرفه‌ای و شخصی خود ماتریس آیزنهاور جداگانه تهیه کنید.

این امر شمارا نسبت به آنچه در پیش رو دارید روشن کرده و بر نحوه مدیریت زمان خود تأثیر زیادی می‌گذارد.

یک ترفند در اینجا می‌تواند این باشد که ساعات مشخصی از روز را برای هر دو نوع تعهد اختصاص دهید و ببینید که چگونه برای شما مناسب است.

3- تعداد موارد در هر ربع ماتریس را محدود کنید

افزودن بیش‌ازحد موارد به هر ربع ماتریس، کار را بیش‌ازحد پیچیده می‌کند و هدف استفاده از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان را از بین می‌رود. برای بهینه‌سازی آن، تعداد اقدامات را به 7 یا 8 مورد محدود کنید. به‌این‌ترتیب شما در کارهایی که باید انجام دهید، غرق نخواهید شد.