تماس با ما
18:00 - 09:00
۱۰ نکته کاربردی برای مدیریت زمان
۱۳۹۹-۱۰-۰۷ 0

همیشه زمان می‌گذرد درنتیجه باعث می‌شود زمان به یک متغیر تبدیل شود و کنترل و نظارت آن سخت باشد. هر وقت زمان گذشت، دیگر هرگز برنمی‌گردد. برای شرکت‌ها، زمان ازدست‌رفته برابر با پول‌های ازدست‌رفته است.

در یک محیط تجاری که کارمندان و متخصصان واجد شرایط، بر اساس ورودی و بهره‌وری در یک‌زمان مشخص استخدام می‌شوند، خوب است که مهارت‌های مدیریت زمان را به آن‌ها بیاموزید. چرا؟ آن‌ها نه‌تنها زمان را یادداشت می‌کنند، بلکه فرصت پیگیری پیشرفت پروژه خود و کمک به موفقیت شرکت را خواهند داشت.

آگاهی از مدیریت زمان منجر به خودسازی و رسیدن به هدف می‌شود. این امر هم در محل کار و هم در زندگی شخصی شما صادق است. بهترین روش برای مدیریت مؤثر زمان چیست؟

استفاده از این ۱۰ نکته شروع خوبی است.

 

۱- زمان را بررسی کنید

دقیقاً بدانید که وقت خود را چگونه می‌گذرانید. در یک محیط اداری، باید از وظایفی که باعث سرقت وقت شما می‌شوند، آگاه باشید. سپس می‌توانید در این مورد، کاری انجام دهید. به‌عنوان‌مثال، شما ممکن است به‌جای تکمیل پروژه‌های مهم، یک ساعت برای ایمیل وقت بگذارید. دانستن اینکه زمان شما دقیقاً صرف چه‌کاری می‌شود، می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری برای واگذاری کارها یا خرید نرم‌افزار برای سرعت بخشیدن به برخی فرایندهای سطح پایین کمک کند.

 

۲- یک محدودیت زمانی تعیین کنید

تعیین محدودیت زمانی برای یک کار می‌تواند سرگرم‌کننده باشد. درواقع، ممکن است مثل یک بازی باشد. بعضی از شرکت‌ها، کارمندان را به گروه‌هایی تقسیم می‌کنند و گروهی که پروژه یا کاری را به پایان می‌رساند ابتدا پاداش می‌گیرد. شما می‌توانید این اصل را برای هر کاری اعمال کنید. یک محدودیت زمانی مشخص مانند یک یا دو ساعت، تعیین کنید. سپس سعی کنید کار را در زمان تعیین‌شده به پایان برسانید و هنگام انجام آن، هیجان را احساس کنید.

 

حتماً بخوانید!  10 نکته برای برخورد با مشتریان ناراضی و خوشحال کردن آن‌ها

 

برای مدیریت زمان از ابزارهای نرم‌افزاری استفاده کنید

۳- برای مدیریت زمان از ابزارهای نرم‌افزاری استفاده کنید

فناوری در مدیریت زمان پیچیده‌تر است. برنامه‌های مختلفی هستند که به ثبت زمان کارمندان کمک می‌کنند تا بتوانید زمان ورود و خروج آن‌ها را کنترل کنید. اینترنت برنامه‌ها و ابزارهای متنوعی را ارائه می‌دهد و برخی از آن‌ها برای مدیریت پروژه، به‌ویژه برای نظارت و ارزیابی فرآیندهای روزمره، مفید هستند. در بسیاری از برنامه‌ها، ویژگی‌های پیشرفته نسخه‌های پولی نرم‌افزارها، می‌توانند کنترل فوق‌العاده و تجربه کاربری بهتری را، در اختیار شما قرار دهد.

 

۴ لیست انجام کار داشته باشید

داشتن لیست انجام کار، همیشه باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود. اگر لیستی داشته باشید، هرگز فکر نخواهید کرد که چه چیزی در دستور کار است، یا چه باید کرد. درواقع، لیست، شمارا متمرکز و باانگیزه نگه می‌دارد. هر بار کاری را از لیست انجام دهید، احساس رضایت شیرینی خواهید داشت. لیست کمک می‌کند تا پیشرفت خود را مشاهده و نظارت کنید. حتی اگر حواس‌پرتی شمارا احاطه کرده باشد، لیست انجام کار، شمارا در مسیر درست، قرار می‌دهد.

 

۵- از قبل برنامه‌ریزی کنید

برنامه‌ریزی قسمت مهمی از مدیریت زمان است. در حالت ایده آل، شما باید برای هفته یا حداقل از روز قبل برنامه‌ریزی کنید. وقتی دقیقاً بدانید که برای روز یا هفته چه‌کارهایی باید انجام شود، منظم و متمرکز خواهید ماند. می‌توانید وظایف را به‌روز تقسیم کنید تا از قبل ببینید چه مدت‌زمان، انجام یک پروژه طول می‌کشد. صرف تنها چند دقیقه برای برنامه‌ریزی، می‌تواند نحوه کار شمارا تغییر دهد.

 

 

با مهم‌ترین وظایف خود شروع کنید۶- با مهم‌ترین وظایف خود شروع کنید

مهم‌ترین وظایف خود را صبح انجام دهید. همه‌ کارهای استرس‌زا، بیشتر کارتان و سخت‌ترین کارها را، صبح انجام دهید. دلیل آن ساده است. صبح، شما بیشترین انرژی را دارید، بنابراین قادر خواهید بود به‌طور مؤثر و شایسته از عهده کارها برآیید. بعلاوه، احساس موفقیت در انجام مهم‌ترین کارها، بقیه روز را بسیار بهتر می‌کند.

 

حتماً بخوانید!  5 دلیل رفتن مشتریان و 5 نکته برای حفظ مشتریان

۷- تفویض اختیار و برون‌سپاری کنید

شما نمی‌توانید همه کارها را خودتان انجام دهید، بنابراین کمی خود را رها کنید و تفویض اختیار کنید. شاید وقت آن رسیده است که به کسی آموزش دهید تا در کار یا دفتر شما، فرآیندهای ساده‌ای انجام دهد. این کار شمارا آزاد می‌کند تا روی پروژه‌های بزرگ‌تر یا کارهای پیچیده‌تر تمرکز کنید. حتی می‌توانید کار را به یک فریلنسر باتجربه بسپارید و پس‌انداز کنید.

 

۸- هر بار روی یک کار تمرکز کنید

اگر می‌خواهید کاری را انجام دهید، آن را تا انتها مرور کنید و کار را تمام کنید. از انجام نیمی از کار، خودداری کنید، این بدان معنی است که وظیفه فعلی خود را رها کرده و کاملاً کار دیگری انجام می‌دهید. یک نمونه از کار نیمه‌کاره، نوشتن گزارش به‌صورت نیمه‌کاره و سپس بررسی ناگهانی ایمیل و نوشتن پاسخ ایمیل است. این کار نه‌تنها یک مدیریت زمان بد است، بلکه برای تمرکز شما نیز بد است. حرکت خود را از دست خواهید داد. بر روی وظیفه موردنظر تمرکز کنید و از این مشکلات جلوگیری کنید.

 

 

در برنامه خود تغییراتی ایجاد کنید

۹- در برنامه خود تغییراتی ایجاد کنید

اگر در ساعات خاصی از روز احساس انرژی بیشتری می‌کنید، برنامه خود را تغییر دهید تا آن را بپذیرید. از وقت خود نهایت استفاده را ببرید. برخی از افراد، صبح انرژی بیشتری دارند، و برخی دیگر جغدهای شبانه هستند. وقتی بهترین برنامه زمانی را برای خود انتخاب می‌کنید، از مزایای ممکن برخوردار خواهید شد.

 

۱۰- از کمال پرهیز کنید

به‌قول‌معروف اجازه ندهید که کامل، دشمن خوب باشد. از تجزیه‌وتحلیل بیش‌ازحد هر کاری که انجام می‌دهید، خودداری کنید. این به این معنی نیست که بی‌خیال باشید. همیشه بهترین تلاش خود را انجام دهید. اما کمال می‌تواند شمارا به پایین بکشاند، بنابراین به آن فکر نکنید. وقتی کاری را به پایان رساندید و آن را به بهترین روش انجام دادید، باید ادامه دهید.

مدیریت مؤثر زمان درنهایت، نتیجه نگرش و تعهد صحیح به اهداف شما است. ابزارهای نرم‌افزاری می‌توانند به شما برای مدیریت زمان، کمک کنند و تقویم‌ها و دستگاه‌های ردیابی زمان بسیاری وجود دارند که به شما کمک می‌کنند زمان خود را به‌طور مؤثر مدیریت کنید.

از هر نکته یا ابزاری که استفاده می‌کنید، عاقلانه وقت خود را استفاده کنید، همچنین برای استراحت و آرامش وقت بگذارید تا در تمام طول زندگی شاد و باانگیزه باشید.

شما از چه نکات و ترفندهایی برای مدیریت بهتر زمان یا تیم خود استفاده می‌کنید؟ در نظرات به ما بگویید.

پیام بگذارید

آرشیو