مقدمه
"همه علوم در جایی به وحدت می‌رسند" از همان ابتدا که این نظریه فلسفی را آموختم به‌قدری علاقه‌مند و شیفته آن شدم که ناخودآگاه سعی می‌کردم بین قوانین، الگوها و مفاهیم حوزه‌های مختلف ارتباط ایجاد کنم.
بعدها در دروس ریاضیات پیشرفته دانستم که قوانین ریاضی یکسانی در بخش‌های مختلف علوم طبیعی حاکم است. از مکانیک، نور، صوت و الکتریسیته تا زیست‌شناسی و ژنتیک.
به نظرم این‌طور می‌آمد که باید بین قوانین و اصول حاکم بر علوم طبیعی و سایر علوم در حوزه علوم انسانی، روانشناسی، جامعه‌شناسی، سیاسی نیز اشتراکاتی باشد و اگر نمی‌توانیم این علوم را در جایی به هم وصل کنیم، به دلیل دانش کم ما در علوم و کشف قواعد و فرمول‌هاست.
بعدها که با دانش الگوبرداری (Benchmaking) و روش‌های آن آشنا شدم بخش دیگری از این زنجیره کامل شد.
شاید جذاب‌ترین بخش در این مبحث، الگوبرداری سیستمی است.
در الگوبرداری سیستمی روش‌ها، نقاط قوت و ضعف در بخشی از یک صنعت خاص بررسی و با خلق ایده و روش‌های جدید منجر به تغییر و بهبود در صنعت هدف می‌گردد.
در الگوبرداری سیستمی، بخش‌ها و صنایع موردبررسی الزاماً یکسان نیستند.
مثلاً تیمی مأمور می‌شود تا دلایل بالا بودن سود در صنعت فولاد را بررسی و بر اساس آن راهکارهایی جهت بهبود وضعیت در صنعت توریسم ارائه نماید.
همچنین دانستم که اگرچه بسیاری از قواعد در یک حوزه بر اساس دانش و تجربه محدود انسان از روابط بین اجزا، کشف و یا ابداع‌شده، ولی قابل تسری و استفاده در بخش‌های دیگر نیز هست.
با توجه به مقدمه فوق و بر اساس رویکرد الگوبرداری سیستمی، بخش عمده‌ای از مفاهیم مهندسی و کیفی نیز در سایر موضوعات قابل تسری و بهره‌برداری است.
تمرکز این مقاله بر الگوبرداری از آموزه‌های مدل هفت ابزار کیفی جهت کمک به حل مسائل در راستای کوچینگ و توسعه فردی است.
چگونه مدل حل مسئله به روش هفت ابزار کیفی می‌تواند بر رویکرد و نگرش ما در حل مسائل حوزه کوچینگ و توسعه فردی مؤثر باشد؟
نگران نباشید، به‌هیچ‌وجه قصد نداریم وارد جزئیات فنی و محاسباتی شویم.
در هر بخش توضیحاتی کلی از هر ابزار کیفی ارائه و در ادامه مثالی جهت به‌کارگیری این الگو در کوچینگ و توسعه فردی ارائه می‌دهیم. این مقاله را با عینک الگوبرداری بخوانید.
دنیای مهندسی و کیفیت، سرشار از سیستم‌ها، مدل‌ها و تکنیک‌های حل مسئله است.
تکنیک‌ها و ابزارهای مورداستفاده در هر مدل، به فراخور پیچیدگی و رویکردی که توسط تحلیل‌گر اتخاذ می‌شود متفاوت است.
هفت ابزار کیفی دقیقاً چیست؟ کافی است در گوگل واژه هفت ابزار کیفی را تایپ کنید، انبوهی از محتواها در قالب مقاله، تصاویر، پاورپوینت و PDF از ویکی‌پدیا گرفته تا سایت‌های آموزشی و صنعتی، در دسترس شما قرار خواهد گرفت.
هفت ابزار کیفی از رایج‌ترین روش‌ها برای بررسی و حل مسائل ساده و روزمره کیفی است که علی‌رغم سادگی، در حل بسیاری از مسائل کارآمد است.
افراد فعال در حوزه کیفیت نیاز است با این مدل آشنا بوده و جزئیات کار با ابزارهای آن را بدانند.
این مدل اگرچه کامل نیست لیکن شامل پایه‌ای‌ترین ابزارهای حل مسئله است و بخش عمده‌ای از مسائل کیفی با این ابزارها قابل ریشه‌یابی و حل شدن هستند.
ابزارهای این مدل، فاقد پیچیدگی در استفاده بوده و به دلیل سادگی توسط بسیاری از افراد در سطوح فنی متفاوت قابل استفاده هستند.
شایان ذکر است جهت حل مسائل پیچیده نیاز است از روش‌ها و ابزارهای حل مسئله قدرتمندی بهره گرفت.
خب بیاید نگاهی به عناوین این هفت ابزار داشته باشیم.
1 – برگه ثبت داده یا برگه کنترل 2- هیستوگرام 3- نمودار پارتو 4- نمودار علت و معلول 5- نمودار تمرکز نقص‌ها 6- نمودار پراکندگی 7- نمودار کنترل
• انحرافات و عوامل بروز آن را شناسایی کنید. • از طریق تمرکز بر اشکالات مهم‌تر نتایج را بهبود دهید. • از مناسب بودن طراحی اطمینان حاصل کنید. • موقعیت‌های تمرکز نقص را شناسایی و برنامه بهبود ارائه دهید. • ارتباط بین انحرافات و عوامل بروز ایراد را شناسایی و با تمرکز بر روی عوامل اصلی مشکل را حل کنید.
ابزار اول: برگه کنترل
ابتدایی‌ترین اقدام در کنترل کیفیت آماری جمع‌آوری اطلاعات عملیاتی درباره فرآیند مورد مطالعه است.
با بهره‌گیری از برگه کنترل اطلاعات غیر منسجم و گسسته در قالبی مناسب درج و دسته‌بندی می‌گردد.
طرح و محتوای برگه کنترل بسته به شرایط کار و اطلاعات ورودی می‌تواند متفاوت باشد.
نکته حائز اهمیت، طراحی برگه کنترل و نوع داده‌هایی است که باید جمع‌آوری گردد. (شماره قطعه یا عملیات، تاریخ، نام تحلیل‌گر و هرگونه اطلاعات دیگر که به نحوی در عملکرد نامطلوب نقش داشته باشد باید در نظر گرفته شود.)
برگه کنترل عمدتاً اساس و پایهٔ محاسبات بعدی محسوب می‌شود لذا ضروری است قبل از جمع‌آوری داده‌ها، از مناسب بودن طرح برگه کنترل اطمینان حاصل گردد.
برگه کنترل، کوچینگ و توسعه فردی
ذهن ما به واسطه تعدد و تنوع مسائل روزمره، دائماً درگیر انبوهی از اقدامات و فعالیت‌ها است. از ریز اقدامات روزانه تا اهداف کلان. از پرداخت قبوض تا کلاس‌های آموزشی فرزندان.
تعمیرات منزل، لیست خرید، برنامه ورزشی، برنامه‌های آموزشی و ... که به‌واسطه تنوع موضوعات و گسستگی، بخشی از موارد تعویق و یا از اولویت خارج و به‌طورکلی فراموش می‌شوند.
این فعالیت‌ها چه هستند؟ چه ارتباط و تداخل‌هایی باهم دارند؟ کدام فعالیت مهم‌تر است؟ کدام پیش‌نیاز فعالیت بعدی است؟
کدام‌یک روتین و تکراری هستند؟ کدام فعالیت‌ها در راستای اهداف اصلی هستند؟ اهداف اصلی شما چه هستند؟ پیشرفت هر فعالیت چقدر است؟
شروع کنید و بنویسید. سؤالات دقیق بپرسید و پاسخ‌ها را با جزئیات بنویسید.
محتوای حاصله را بخوانید و ویرایش کنید حال نتایج را دسته‌بندی کنید. و اقدامات را اولویت‌دهی کنید. کدام‌یک حیاتی و ضروری است؟ کدام‌یک در راستای اهداف بلندمدت است؟
به یاد داشته باشید هدف نوشتن موضوعات نیست. هدف دسته‌بندی موضوعات، شناسایی روابط و اولویت‌هاست.
دسته‌بندی می‌تواند شامل موضوعات، زمان‌ها، اولویت اجرا، پیش‌نیازها، وضعیت اجرا، ریز اقدامات، نتایج و ... باشد و طرح آن وابسته به هر فرد متفاوت است.
تکمیل این فرم، شروع رهایی از آشفتگی ذهنی است.
همین حالا شروع کنید. ساده‌ترین فرم ممکن را در نظر بگیرید و شروع به نوشتن اطلاعات، دسته‌بندی و اولویت‌دهی آن‌ها در قالب یک فرم یا برگه کنید.
اگر کوچ هستید چه ایده‌هایی برای استفاده از این ابزار دارید؟ چه سؤالاتی را به لیست برگه کنترل اضافه می‌کنید؟
طراحی سؤالات را شما انجام می‌دهید یا کوچی؟ نحوه اقدام شما روی نتایج به چگونه است؟
ابزار دوم: هیستوگرام
به علت وجود تغییرات اجتناب‌ناپذیر در یک فرآیند هیچ‌گاه مقدار و محتوای دو محصول تولیدشده یکسان نمی‌باشد و همیشه با درصدی از اختلاف بیان می‌شود.
به‌عنوان نمونه وزن و مشخصه‌های مواد غذایی با درصدی خطای مجاز بر روی بسته‌بندی درج می‌گردد. این پراکندگی در نتایج، با نمودار هیستوگرام نمایش داده می‌شود.
در نمودار هیستوگرام محور عمودی مبین تکرار مشخصه مدنظر است و محور افقی بازه‌های مورد بررسی است به‌عنوان نمونه نمودار ذیل توزیع وزن دانشجویان یک دانشگاه را نشان می‌دهد.
طبق این نمودار بالغ بر 500 نفر از دانشجویان بین 70 تا 80 کیلوگرم وزن دارند.
با چیدن داده‌های هم‌جنس از یک محصول در کنار هم، تصویری فراهم می‌گردد که سه ویژگی ذیل را نمایش می‌دهد:
1. شکل توزیع 2. مکان توزیع 3. پراکندگی یا گسترش توزیع
در نمودار هیستوگرام، دور بودن داده‌ها از هدف به معنای پراکندگی و نتایج نامطلوب است.
هیستوگرام، کوچینگ و توسعه فردی
پراکندگی دشمن کیفیت است. شاید در مناسبت‌ها و گزارشات کیفی این جمله را به‌کرات دیده باشید.
این جمله قابل تسری به همه موضوعات است. پراکندگی دشمن کیفیت کالا، کیفیت خدمات و دشمن کیفیت توسعه فردی است.
هیستوگرام نمایش میزان پراکندگی و فاصله از هدف است.
هرچه نمودارهای هیستوگرام بسته‌تر و به هدف نزدیک‌تر باشد نشان از بالاتر بودن سطح انطباق و عزم جزم فرد جهت دستیابی به هدف است.
در نظر بگیرید سه دوست تصمیم می‌گیرند کتاب 400 صفحه‌ای عامل ارزش‌ها را روزی 20 صفحه طی 20 روز بخوانند و هر دو روز یک‌بار در خصوص محتوای خوانده شده مباحثه کنند ولیکن این قصد و نیت در عمل به شکل ذیل اجرا شود:
فرد اول کتاب را بعد از 30 روز تمام می‌کند و تعداد صفحات خوانده شده در هر روز از 15 تا 25 متغیر است.
فرد دوم کتاب را بعد از 20 روز تمام می‌کند و تعداد صفحات خوانده شده در هر روز از 0 تا 50 متغیر است.
فرد سوم کتاب را بعد از 20 روز تمام می‌کند و تعداد صفحات خوانده شده در هر روز بین 18 تا 22 متغیر است.
کدام‌یک به اجرای برنامه متعهدتر هستند؟ کدام منضبط‌ترند؟ به ترتیب 1، 2، 3 بنویسید.
آیا افراد می‌توانند در جلسات مباحثه با هم همراهی نمایند؟
به‌عنوان یک کوچ چگونه می‌توانید از این موضوع بهره بگیرید؟ چگونه به کوچی کمک می‌کنید که پراکندگی‌ها را شناسایی و کنترل کند؟
الگوی نمودار پراکندگی چه کمکی به شما در این راستا می‌کند؟
وارد محاسبات نشوید. کلیت موضوع را بینید. هدف درک جوهره و ذات هیستوگرام و بهره‌گیری در توسعه فردی است.
ابزار سوم: نمودار پارتو
این اصل یکی از مثال‌های خوب در حوزه الگوبرداری سیستمی است که از حوزه اقتصاد به سایر حوزه‌ها راه‌یافته است.
نمودار پارتو توجه ما را به سمت نقص‌هایی که فراوانی بیشتری دارند جلب می‌کند و اقدامات بر روی 20 درصد اول ایرادات که فراوانی بالاتری دارند متمرکز است
طبق اصل پارتو در صورت تمرکز منابع بر حل مسائل اصلی (20 درصد ابتدای لیست)، در کلیت فرآیند بهبود 80 درصدی حاصل خواهد شد.
باید توجه داشت که نمودار پارتو نقایص مهم‌تر را نشان نمی‌دهد و تنها نقایصی که بیشتر مشاهده شده‌اند را نشان می‌دهد.
برای رفع این مشکل می‌توان از روش وزن دهی برای اصلاح فراوانی داده‌ها استفاده کرد.
در این روش نقصی که ضرر بیشتری دارد وزن بیشتری اختیار می‌نماید.
روش دیگر استفاده از نمودار پارتو هزینه در کنار تجزیه‌وتحلیل نمودار پارتو است استفاده از نمودار هزینه نیز مانند روش اول سعی می‌کند نقص‌هایی که هزینه بیشتری به ما تحمیل می‌کند را مشخص سازد و نقص‌هایی که هزینه بیشتری دارند را نیز برای ما نمایان می‌کند.
پارتو، کوچینگ و توسعه فردی
استفان کاوی در کتاب هفت عادت مردمان مؤثر سومین عادت مهم مردان مؤثر را چنین بیان می‌کند:
"نخست، امور نخست را قرا دهید."
پارتو یک شاه‌کلید است. کمتر کتاب، کلاس یا دوره‌ای در حوزه توسعه فردی هست که به این موضوع نپرداخته باشد.
قبل از استفاده از پارتو ضروری است شرح مشکلات را مشخص نموده و دسته‌بندی کرده باشید.
همچنین موارد باید بر اساس اولویت و فراوانی مرتب شده باشد. سپس کلیه منابع و امکانات به رفع 20 درصد اول مشکلات اختصاص یابد.
در صورت اولویت‌دهی صحیح به ایرادات، انتظار می‌رود با تمرکز بر 20 درصد مشکلات ابتدای لیست، 80 درصد مشکلات رفع شوند.
یکی از چالش‌ها در استفاده از پارتو عدم وزن دهی به فعالیت‌ها و انحرافات است.
استفاده از ماتریس اهمیت – فوریت آیزنهاور (شکل ذیل) در تعیین وزن و اولویت اقدامات بسیار کارگشاست.
چهارم: نمودار علت و معلول
مفید در کنترل کیفیت- بیانگر علل بالقوه
این نمودار به نام‌های نمودار استخوان ماهی و ایشی کاوا نیز معروف است و در مواقعی که علل بروز مشکل واضح نیست بسیار کارآمد است.
همچنین این نمودار برای شناسایی علل بالقوه بروز خطا نیز به کار می‌رود.
نام زیرشاخه‌ها در نمودار علت و معلول به فراخور مسئله و صنعت مورد استفاده متفاوت است مثلاً در مسائل صنعتی معمولاً بر اساس 5M و شرایط محیطی طبقه‌بندی می‌شود. (Machine Material- Man - Methode - Measurement)
مسئله و عارضه اصلی در سرشاخه نوشته می‌شود. دلایل مهم‌تر نزدیک به سر ماهی و دلایل کم‌اهمیت‌تر نزدیک به دم ماهی رسم می‌شوند.
همچنین در هر زیرشاخه نیز دلایل کم‌اهمیت‌تر، نزدیک به انتهای شاخه رسم می‌شوند.
کاربرد این نمودار را می‌توان در 5 مورد ذیل دسته‌بندی کرد:
• توسط این ابزار ارتباط بین عوامل موردمطالعه در یک فرایند به‌آسانی دیده شود. • این نمودار ابزار مفیدی برای شناسایی علل بالقوه است به‌خصوص در مواقعی که علل بروز مشکل، واضح نیست. • ابزار سودمندی برای استفاده در جلسات طوفان فکری است. • برای شناسایی ریشه‌های اصلی در مسائل ساده و پیچیده قابل بهره‌برداری است. • روشی برای شناسایی و بیان ایده‌های افراد در جهت کشف علل ایجاد ایراد است.
نمودار علت و معلول، کوچینگ و توسعه فردی
نگاه تک علتی به رویدادها و پدیده‌ها یکی از بزرگ اشتباهاتی است که می‌تواند ما را به سمت راهکارهای نادرست ببرد .
نمودار علت و معلول شمارا وادار می‌کند که به علت‌های متعدد فکر کنید. نگاه تک علتی به مسائل مثل این است که نمودار استخوان ماهی را تنها با یک تیغ ترسیم کنید.
استفاده از این ابزار بسیار ساده است. در حل چه مسئله‌ای دچار سردرگمی هستید؟
همین الان کاغذ و قلم را بردارید و یک خط وسط صفحه بکشید در انتهای خط شرح دقیق مشکل را بنویسید و عوامل اصلی بروز مشکل را روی شاخه‌های فرعی بنویسید.
ادامه دهید باید علت‌های زیرمجموعه را هم پیدا کنید. همچنین علت‌هایی که برای عوامل سطح دوم به ذهنتان می‌رسد و وارد لایهٔ سوم یا حتی لایه‌های بالاتر بشوید.
در صورت لزوم از دوستان، همکاران و نزدیکان معتمد خود کمک بگیرید. یکی از بهترین روش‌ها در تعریف دقیق مشکل و تکمیل این فرم تشکیل جلسات طوفان فکری است.
در جمع‌بندی عجله نکنید. شما بر اساس خروجی این فرم اقدام خواهید کرد. لذا در تکمیل آن حداکثر دقت را داشته باشید و در صورت لزوم نتیجه را چندین بار بازنویسی کنید.
همین‌الان این مدل را روی یک مسئله فردی پیاده کنید. پس از مشخص شدن علل اصلی، آن‌ها در یک لیست وارد کنید. درجه اهمیت و اولویت‌ها را مشخص و مطابق پارتو اقدام نمایید.
در مقام کوچ چگونه می‌توانید از این ابزار استفاده کنید؟ چگونه به کوچی کمک می‌کنید تا از این ابزار استفاده کند؟
آیا نگاه تک علتی به موضوعات همان خطای قضاوت کردن توسط کوچ نیست؟
پنجم: نمودار تمرکز نقص‌ها
این نمودار تصویری از محصول است که موقعیت‌های بروز عیب را با علائم مشخص نشان می‌دهد.
با این نمودار می‌توان محل یا محل‌های ایجاد عیب را بر روی محصول مشخص و با تحلیل آن‌ها علل بالقوه و بالفعل بروز ایراد را شناسایی کرد.
در این روش نقشه فنی و یا تصویری در اختیار اپراتور قرار می‌گیرد تا محل‌هایی که حین تولید یا بازرسی دارای نقص هستند را مشخص سازد.
سپس به کمک نمودار، پراکندگی نقص‌ها مشخص و علت بروز نقص، شناسایی و رفع می‌گردد.
به‌عنوان‌مثال در فرآیند تولید شیشه خودرو، تصویر و یا نقشه قطعه را در اختیار بازرس قرار می‌دهیم و از او می‌خواهیم پس از بازرسی هر قطعه، محل‌های حباب را با دایره و خط و خش را با ضرب در روی شکل نشانه‌گذاری کند.
در انتهای شیفت تعداد نشانه‌ها در موقعیت‌های مختلف شمارش شده و بر اساس شدت تمرکز ایراد در جهت اصلاح قالب و فرآیند اقدام می‌کنیم.
نمودار تمرکز نقص، کوچینگ و توسعه فردی
این ابزار برای بررسی شناسایی تعداد نقص در فرآیند عملیات و رصد آن در بازه‌های زمانی بسیار کارآمد است.
فعالیت‌های مهم شما کدامند؟ این فعالیت‌ها چرا مهم هستند؟
کدام‌یک روتین و تکراری هستند؟ دوره تکرار هر فعالیت به چه صورت است؟ (روزانه، هفتگی، ماهانه و ...)
جه ارتباطی با اهداف کلان شما دارند؟
جلوی مواردی که به‌درستی انجام نمی‌شوند یک ضربدر بزنید و در صورت تکرار مجدد علامت بزنید.
بعد از یک دوره زمانی (مثلاً یک ماه) تعداد نقص‌ها در هر فعالیت را بشمارید.
کدام فعالیت‌ها بیش‌ترین نقص در اجرا را داشته‌اند؟ دلیل مشکل در اجرا چیست؟ اقدام شما چه خواهد بود؟
در دوره‌های زمانی مختلف موارد را پایش و دلایل عدم پیشرفت را جویا شوید. برنامه بهبود ارائه دهید. وضعیت و روند بهبود را مستمر رصد کنید. (به‌عنوان نمونه تمرین ذیل)
شناسایی تمرکز نقص‌ها در فعالیت‌های جاری
قبل از تصمیم به اقدام فعالیت‌ها را وزن دهی کنید
روند بهبود را طی دوره‌های زمانی مشخص ارزیابی کنید. الزاماً در همه موارد به دنبال خطای صفر نباشید.
هر از چند گاهی نگاهی به گذشته داشته باشید و از تغییرات مشعوف شوید.
مورد فوق نمونه‌ای از استفاده از ابزار تمرکز نقص در حوزه کوچینگ و توسعه فردی است.
کوچینگ یک فرایند سیال است. چه الگوها و آموزه‌های دیگری از این ابزار، می‌تواند به شما در کوچینگ کمک کند؟
به‌عنوان یک کوچ چگونه می‌توانید از این ابزار برای انگیزه بخشی به کوچی استفاده کنید؟
ششم: نمودار پراکندگی
این نمودار جهت شناسایی رابطه بین دو یا چند مشخصه استفاده می‌شود. رسم نمودار به‌صورت زوجی است (به‌عنوان نمونه رابطه بین دو مشخصه وزن با قد یا رابطه بین دو مشخصه قیمت و کیفیت).
نوع چیدمان و موقعیت داده‌ها بر روی نمودار، نشان‌دهندهٔ نوع ارتباط و همبستگی بین مشخصه‌ها می‌باشد.
همبستگی داده‌ها به شکل ذیل بیان می‌شود:
• چنانچه با افزایش یک مشخصه دیگری نیز افزایش یابد همبستگی مثبت بین آن‌ها برقرار است. • چنانچه با افزایش یک مشخصه دیگری کاهش یابد، همبستگی منفی بین داده وجود دارد. • درصورتی‌که رابطه بین مشخصه‌ها غیرخطی باشد همبستگی خطی آن‌ها صفر خواهد بود.
در محاسبات ریاضی عدد 1 نشانگر همبستگی مثبت کامل، عدد 1- نمایانگر همبستگی منفی کامل و عدد صفر به معنای نداشتن همبستگی است.
لذا ضریب همبستگی بین مشخصه‌ها بین 1- تا 1 متغیر خواهد بود. (تصاویر ذیل)
نکته مهم در استفاده از نمودار پراکندگی، شناسایی دلایل همبستگی داده‌ها است. چه‌بسا همبستگی بین دو مشخصه کاملاً بی‌دلیل و اتفاقی باشد.
مثلاً در 20 سال گذشته سرانه خواندن کتاب کاهش و سرانه مصرف پنیر موزارلا افزایش داشته است اگر الزاماً بر ارتباطی علی و معلولی بین این دو تأکید داشته باشیم اقدام ما چه خواهد بود؟ (کمپین کاهش مصرف پنیر موزارلا جهت کمک به افزایش سرانه خواندن کتاب!) قبل از هرگونه اقدام به دنبال علت همبستگی باشید.
نمودار پراکندگی، کوچینگ و توسعه فردی
تصمیم‌ساز – قطب‌نما
بررسی انطباق فعالیت‌های روزمره با اهداف استراتژیک، یکی از کاربردی مثال‌ها جهت استفاده از الگوی نمودار پراکندگی در کوچینگ و توسعه فردی است.
همچنین می‌توانیم سطح و درجه همبستگی فعالیت‌ها با اهداف اصلی را بسنجیم.
برای انجام این کار، فعالیت‌ها و اهداف را روی دو محور بررسی می‌کنیم. در یکی از محورها، هدف و چشم‌انداز (مثلاً محور عمودی) و در محور دوم فعالیت مدنظر را در نظر بگیرید.
حال تصور کنید اهداف شغلی و مالی جدیدی ترسیم کرده‌اید و خود را متعهد نموده‌اید در پنج سال آینده همه توان خود را روی رسیدن اهداف جدید متمرکز کنید.
از طرفی به‌واسطه زحماتی که در رشته تحصیلی قبلی داشته‌اید قصد دارید در همان گرایش ادامه تحصیل داده و دکترا بگیرید. حال به سؤالات ذیل پاسخ دهید
چشم‌انداز و اهداف کلان شما چیست؟ (چه گفتی؟ چشم‌انداز؟!! اهداف کلان؟!! )
ادامه تحصیل در رشته قبلی چه نوع ارتباطی با اهداف جدید شما دارد؟
چرا اصرار بر ادامه تحصیل در رشته قبلی داری؟ (جبر اجتماعی؟ خودشکوفایی؟ و یا گامی است در راستای هدف جدید؟)
و همین‌طور سؤال‌ها ادامه پیدا می‌کند تا همبستگی فعالیت‌ها با اهداف اصلی مشخص و شفاف شود.
حال زمان تصمیم و اقدام است. مواردی که با هدف همبستگی مثبت دارند تقویت شده و مواردی که همبستگی منفی دارند از اولویت خارج‌شده، تضعیف و یا حذف می‌شوند.
نحوه و شدت اقدام بر اساس شدت و جهت همبستگی متفاوت است. فرد بر اساس نوع همبستگی و سطح انطباق با اهداف تصمیم به تقویت، محدودیت، حذف کامل و یا شروع یک فعالیت یا ارتباط جدید می‌نماید.
به همین صورت کلیه فعالیت‌ها را می‌توان در این قالب بررسی و بر اساس همبستگی با اهداف و چشم‌انداز اقدام نمود.
از نوع ارتباطاتی که در خانواده و کار دارید، دوستان و افرادی که با آن‌ها معاشرت می‌کنید، آموزش‌هایی که می‌بینید، سرگرمی‌هایتان و .... همه را در این قالب بریزید.
آیا در راستای اهداف و چشم‌انداز شما هستند؟ شکل همبستگی آن‌ها چگونه است؟
کوچ یا کوچی، فرقی نمی‌کند. همین الان می‌توانید آموزه‌های این بخش را به‌عنوان تمرین انجام دهید.
نوع همبستگی فعالیت‌ها با اهداف اصلی را شناسایی و از همه مهم‌تر علت همبستگی را جویا شوید.
نمودار پراکندگی یک ابزار تصمیم‌ساز است که انتخاب را برای ما تسهیل می‌کند. این ابزار یک قطب‌نماست و کمک کند تا سمت‌وسوی فعالیت‌ها و انطباق آن با اهداف اصلی را رصد کنیم. مجدداً تأکید می‌کنم قبل از هرگونه اقدام به دنبال علت همبستگی باشید.
ابزار هفتم: نمودار کنترل
نمودارهای کنترل یکی از روش‌های کنترل فرآیند تولید جهت جلوگیری از تولید محصول معیوب هستند.
نمودار کنترل شامل یک خط مرکزی، حد کنترل بالا و حد کنترل پایین می‌باشد که بر اساس محاسبات و نتایج حاصل از نمونه‌گیری آماری، بر روی نمودار رسم می‌شود.
اگر نقاط بین حدود کنترل بالایی و پایینی باشد فرایند تحت کنترل و در غیر این صورت فرایند خارج از کنترل است.
از نمودارهای کنترل برای تخمین پارامترهای یک فرایند نیز می‌توان استفاده نمود. یکی از کلیدی‌ترین پارامترها در نمودار کنترل، پارامتر قابلیت فرآیند (CPK) است.
قابلیت فرایند پارامتری است که سطح کارایی و یا ناکارآمدی یک فرآیند را بیان می‌کند. (سعی بر این است که مفاهیم اصلی بدون آن‌که وارد مباحث ریاضی شویم عنوان شود. مثال بخش بعدی را ببینید).
همچنین در نمودارهای کنترل قوانینی به‌صورت توافقی تعیین شده تا رفتارهای نمودار برای کاربر قابل تفسیر بوده و امکان اقدام و بهبود را فراهم گردد.
ابزار مراقبه
تمایل درونی ما این است که بتوانیم شرایط و پارامترها را تحت کنترل داشته باشیم. برداشت شما از کلمه تحت کنترل چیست؟
اگر شما با خود قرار گذاشته‌اید که روزی بیست صفحه کتاب بخوانید و این عدد به 16 صفحه در روز کاهش پیدا کند برنامه شما از کنترل خارج شده؟
در نگاه کیفی الزاماً این‌طور نیست. انطباق در کیفیت یعنی اینکه داده‌ها و نتایج در یک دوره تکرار در محدوده موردنظر باشند. بیایید با مثال ذیل موضوع را قدری شفاف‌تر کنیم.
تصور کنید شما متعهد شده‌اید روزانه 20 صفحه کتاب بخوانید. در عمل چقدر می‌توانید به انجام این برنامه متعهد باشید؟ دقیقاً روزی 20 صفحه در 365 روز سال!
حال برنامه را قدری منعطف‌تر کنید و هدف را بین 15 تا 25 صفحه در روز محدود کنید. چقدر می‌توانید به انجام این برنامه متعهد باشید؟
برای مشخص شدن روند اجرا، تعداد صفحات مطالعه شده در هر روز را به مدت یک ماه ثبت می‌کنیم و نمودار کنترل ذیل حاصل می‌شود.
حال به سؤالات ذیل پاسخ دهید.
• چند روز در ماه مطابق محدوده تعهدتان (15 تا 25 صفحه) اقدام نموده‌اید و چند روز خارج از محدوده؟ • نتایج به چه سمتی تمایل دارند محدوده بالا، پایین و یا پراکنده‌اند؟ • نتایج در ابتدای ماه چه تفاوتی با انتهای ماه دارد؟ • دلیل نتایج خارج از محدوده چیست؟ • روند کلی به چه گونه است؟ • آیا نیاز به تغییر اهداف هست؟
توجه داشته باشید آنچه ارزیابی و کنترل می‌شود روند کلی داده‌هاست نه وضعیت یک داده
سؤالات کلیدی بپرسید و دلایل عدم اجرا و یا ضعیف شدن روند اقدام را جستجو کنید..
• چرا اجرا نشد؟ آیا هدف سخت‌گیرانه است؟ آیا این تصمیم اساساً اشتباه بود؟ • آیا در تضاد با اهداف اصلی من است؟ آیا در تضاد با باور و ارزش‌های من است؟ • چه چیزهایی را باید تغییر دهم؟ هدف و محدوده مجاز را؟ سایر برنامه‌ها را؟ باورم را؟ اهدافم را؟ ....؟
شاید بهترین نامی که می‌توانم به نمودار کنترل اطلاق نمایم نمودار محاسبه و مراقبه است.
قراری با خودت می‌گذاری، بر اجرای آن مداومت می‌کنی، نتایج و روند را رصد می‌کنی تا در اجرا و نتیجه از حدود مجاز خارج نشوی
نمودار کنترل پایش میزان عمل‌گرایی در راستای اهداف است. نمایشی است از روند نتایج در عمل و اجرا که از تعهد فرد به برنامه، نظم و دیسیپلین حاصل می‌شود.
وضعیت پیشرفت را با روند ارزیابی کنید نه با نتایج منفرد. روندهای کارا و پایدار بسازید.
ترکیب ابزارها در حل مسئله
ابزارهای مورداستفاده در حل مسئله محدود و خاص نیستند. در بسیاری از مسائل نیاز است از ترکیب هم‌زمان چند ابزار استفاده شود.
(مثل ترکیب دو ابزار نمودار پارتو و نمودار علت و معلول یا ترکیب سه ابزار برگه کنترل، نمودار پراکندگی و نمودار کنترل) تعداد ابزارها به فراخور مسئله، مدل تحلیل و سبک تحلیل‌گر متفاوت است.
جمع‌بندی و سخن آخر
در این مقاله به دنبال چه بودیم؟ مصداقی برای نظریه وحدت علوم بیان کنیم؟ مثالی از الگوبرداری سیستمی ارائه کنیم؟
هفت ابزار کیفی را معرفی کنیم؟ پکیج، روش یا جعبه‌ابزاری در کوچینگ و توسعه فردی ارائه دهیم؟
هدف این مقاله، توسعه رویکرد حل مسئله در حوزه کوچینگ و توسعه فردی با الگو گیری از مفاهیم سایر حوزه‌هاست.
درواقع جوهره اصلی این مقاله، تکیه بر خلاقیت برای حل مسائل در حوزه کوچینگ و توسعه فردی است.
رکن اصلی حل مسئله، خلاقیت است نه مدل‌ها و ابزارهای مورداستفاده – تحلیل‌گر باید ضمن تسلط بر مدل‌ها و ابزارهای حل مسئله بتواند با ترکیب ابزارها و ابداع روش‌های جدید، کارآمدترین روش را در هر مرحله اتخاذ و هزینه تصمیمات نادرست را کاهش دهد. خلاقیت شامل همه مراحل حل مسئله می‌شود.
از جمع‌آوری داده‌ها تا تحلیل نتایج، ارائه راه‌حل، پیگیری اقدامات و پایش نتایج.
موارد و آموزه‌های عنوان‌شده در این مقاله را به جعبه‌ابزارتان اضافه کنید. الگوهایی که برای دسته‌بندی داده‌ها، اولویت‌دهی اقدامات و پایش نتایج ارائه‌شده را تمرین کنید.
خلاقانه آن را با سایر روش‌ها ترکیب و از بین انبوه انتخاب‌ها، راه‌حلی مناسب را پیدا کنید. دانش خود را در این حوزه افزایش دهید.
چارچوب ذهنی منظم و منسجمی در این خصوص داشته باشید لیکن سعی نکنید که الزاماً در قالب روش‌ها، فرم‌ها و دستورالعمل‌های واحد و یکسان اقدام نمایید.
این هدف اصلی این مقاله است.
نویسنده: جناب آقای سید محسن زاهدی اقدم از دانش پذیران دوره سوم تربیت کوچ حرفه‌ای کسب‌وکار ویدان
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
