اگر نمیدانید که چگونه بر دستیابی به اهداف خودتان مسئول باشید چاره کار داشتن یک برنامه به نام ماتریس مدیریت زمان هست که در ادامه به صورت مفصل آن را زیر ذره بین خواهیم گرفت.
تقریباً هر یک از ما به میزان قابل‌توجهی بیشتر ازآنچه می‌دانیم، وقت تلف می‌کنیم.
شغل شما هر چه باشد، اکثریت افراد کارهایی را که احساس اضطرار را تسکین می‌دهد، بر وظایفی که واقعاً مهم‌تر هستند، اولویت می‌دهند.
ما همچنین زمان قابل‌توجهی را صرف فکر کردن در مورد وظایف بزرگی که باید انجام دهیم، می‌گذرانیم، معمولاً آنها را کنار می‌زنیم تا زمانی که «زمان بیشتری» داشته باشیم.
پرزیدنت آیزنهاور گفت که ما بیش‌ازحد مستعد تمرکز بر مسائل مهم و فوری هستیم، که نتیجه آن رفتار واکنشی بر اساس آنچه باید در حال حاضر انجام شود، خواهد بود.
درصورتی‌که باید بیشتر تمرکز ما بر موارد مهم و غیر فوری باشد.
ما تقریباً نیمی از وقت خود را برای کارهایی تلف می‌کنیم که ممکن است در درازمدت به نفع ما نباشد. ما باید فرصتی ایجاد کنیم تا زمان خود را به کارهای ارزشمندتر هدایت کنیم.
درحالی‌که هیچ میانبری برای انجام کارهای مهم وجود ندارد، یک استراتژی برای کمک به جلوگیری از اهمال‌کاری وجود دارد آن هم این است: ماتریس مدیریت زمان.
وقتی در محل کارتان درگیر وظایفی هستید، به‌راحتی می‌توانید متوجه شوید که چه چیزی «مهم» و چه چیزی «فوری» است.
این دو کلمه اغلب به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما تمایز قابل‌توجهی بین آنها وجود دارد و این تمایز در قلب ماتریس مدیریت زمان نهفته است.
این ماتریس اساساً روشی است برای تعیین اینکه چه‌کاری باید انجام دهید و چگونه با آگاهی بیشتر به تعهدات خود نزدیک شوید.
اولویت‌بندی زمان صرف شده برای کارهای فوری در طبیعت ماست.
وقتی متوجه می‌شویم که یک کار فوری نزدیک است، مغز واکنشی ما وارد عمل می‌شود.
ما تمام توجه خود را صرف انجام کاری صرفاً به این دلیل که «فوری» است، می‌کنیم و در ازای آن با انفجار دوپامین از بدن خود پاداش می‌گیریم.
بااین‌حال، وقتی از بین می‌رود، متوجه می‌شویم که کل روز را صرف کارهایی کرده‌ایم که واقعاً مهم نیستند و بعداً به‌عنوان اتلاف وقت در نظر گرفته می‌شوند.
استفان کاوی، یک معلم و تاجر آمریکایی، این "اعتیاد فوری" را تشخیص داد و ماتریس مدیریت زمان کاوی را برای کمک به افراد در تمایز بین آنچه مهم است و آنچه فوری است ایجاد کرد.
ماتریس مدیریت زمان‌بر این اصل استوار است که مدیریت زمان کارآمد می‌تواند به ما در دستیابی به اهدافمان کمک کند. موفقیت تقریباً در همه چیز مستلزم مدیریت زمان است.
درحالی‌که ممکن است به نظر برسد زمان کافی در روز برای تکمیل همه چیز وجود ندارد، اما راه‌های ساده‌ای برای سازماندهی زمان خود وجود دارد تا احساس نکنید که همیشه وقتتان تمام می‌شود.
ماتریس مدیریت زمان می‌تواند به‌عنوان ابزاری برای درک اولویت‌ها و اهداف شما عمل کند.
اگر با حواس‌پرتی‌ها و اتلاف وقت دست‌وپنجه نرم می‌کنید یا در هنگام برنامه‌ریزی وظایف خود احساس خستگی می‌کنید، بسیار مفید است.
ماتریس مدیریت زمان به شما ساختاری برای اهدافتان می‌دهد و به شما این امکان را می‌دهد که به‌جای برنامه‌ریزی برای دستیابی به آنها بیشتر بر روی دستیابی به آنها تمرکز کنید.
با گنجاندن عادات مدیریت زمان بهتر در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود، می‌توانید استرس کلی خود را کاهش دهید، کار بهتری انجام دهید و حتی فرصت‌های شغلی خود را بهبود بخشید.
اکنون‌که می‌دانید چگونه یک ماتریس مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند، وقت آن است که یک ماتریس برای خود بسازید.
ایجاد یک ماتریس مدیریت زمان به شرح زیر است: 4 کادر بکشید که هرکدام شامل چهار کلمه است: مهم نیست، مهم، فوری، و فوری نیست.
سپس، فعالیت‌های خود را در کادر مناسب بنویسید و ازآنجا اقدام کنید.
خانه‌های ماتریس خود را ایجاد کنید
از توضیحات زیر استفاده کنید تا ببینید هر یک از فعالیت‌های خاص شما در کجا قرار می‌گیرد.
ربع اول:
وظایف این ربع باید شامل موارد مهم و فوری باشد که تا حدودی نادر هستند و همانطور که از نام آن پیداست، وظایفی هستند که نیاز به توجه فوری شما دارند.
با وظایف ربع 1 اگر آنها را در مهلت مقرر انجام ندهید، تقریباً مطمئناً عواقب آنی وجود خواهد داشت.
این عواقب می‌تواند یک فرصت ازدست‌رفته، شکست در کار یا بررسی عملکرد بد باشد.
وظایفی که مهم و فوری هستند اغلب به‌عنوان "اورژانسی" نامیده می‌شوند.
اگر سازمان شما مهلت زیادی برای مشتری دارد، اما سرپرست پروژه برای یک هفته بیمار است، احتمالاً شما و تیمتان تمام تمرکز و انرژی خود را صرف انجام کار با راهنمایی کمتر از حد معمول می‌کنید.
یا اگر مشتری تماس بگیرد و او آماده خرید بزرگترین معامله‌ای است که شرکت شما در طول سال دیده است، این یکی از آن لحظات بحرانی است که «هر کاری را که انجام می‌دهید کنار بگذارید».
ربع دوم:
وظایف ربع دوم مهم هستند، اما لزوماً وظایف فوری نیستند یا ممکن است نیاز به توجه فوری نداشته باشند.
اگر به نظر می‌رسد که همه کارهای مهم شما نیز فوری هستند، ممکن است به این معنی باشد که شما در لیست کارهای مهم خود تعداد زیادی کارهای مهم دارید که از زمانی که آنها را برای مدت طولانی کنار گذاشته‌اید، فوری شده‌اند.
اگرچه فوری نیستند، اما این وظایف ربع دوم برای اهداف بلندمدت و استراتژیک شما از نظر شخصی و حرفه‌ای مهم هستند.
این وظایف از آن دسته هستند که بیشترین تأثیر را ایجاد می‌کنند. بهبود فرآیندهای کاری، تکمیل آموزش‌های اضافی، و ایجاد رابطه، همگی نمونه‌هایی از وظایف ربع دوم هستند.
ربع سوم:
وظایف ربع سوم آنهایی هستند که باید در صورت امکان آنها را به آنها تفویض یا خودکار کنید.
این وظایف فوری هستند، به این معنی که باید در یک مهلت تکمیل شوند، اما لزوماً فعالیت‌های حیاتی نیستند.
به‌عنوان‌مثال، همکار شما از شما می‌خواهد که در ارائه پاورپوینتی که فردا ارائه می‌کنند به آنها کمک کنید.
اگرچه یک ضرب‌الاجل برای این پروژه وجود دارد، اما برای شما به‌اندازه آنها مهم نیست.
به‌جای اینکه مقدار قابل‌توجهی از روز و وظایف خود را برای کمک به آنها قدم‌به‌قدم در انجام این پروژه اختصاص دهید، پس‌ازاینکه احساس کردند کار آنها آماده است، در بررسی کار آنها همراهی کنید.
این‌ها همان کارهایی هستند که شما می‌خواهید تا حد امکان زمان کمتری را برای آنها صرف کنید.
آنها اغلب می‌توانند برای گردش کار شما برعکس عمل کنند، به هدف کلی شما کمک چندانی نمی‌کنند، در لیست اولویت‌های شما قرار نمی‌گیرند، و لایه‌ای از مه و سرگردانی به زندگی روزمره شما اضافه می‌کنند.
ربع چهارم:
وظایف ربع چهارم نه فوری هستند و نه مهم، بنابراین احتمالاً ارزش وقت شما را ندارند. ربع چهارم را به‌عنوان سیاهچاله در نظر بگیرید.
زمانی که زمان بیشتری را در آنجا می‌گذرانید، عمیق‌تر و عمیق‌تر می‌شوید تا اینکه تمام شتاب و انرژی خود را برای تمرکز روی چیزهای مهم از دست بدهید.
فعالیت‌های زیر نمونه‌هایی از فعالیت‌های کم‌اهمیت یا کم فوری هستند: گشتن بی‌هدف در رسانه‌های اجتماعی، تماشای تلویزیون بدون فکر، مرتب‌سازی نامه‌های گذشته، شرکت در جلساتی که هیچ ربطی به شغل شما ندارد و غیره.
من مطمئن هستم که وظایف بسیاری وجود دارد که هر یک از ما می‌توانیم در ربع چهارم نام ببریم.
این کارهای بی‌معنی مانند اتلاف وقت به نظر می‌رسند و ما اغلب وقتی زمان زیادی را صرف آنها می‌کنیم احساس شرمندگی می‌کنیم.
نوشتن آنها و دیدن آنها بر روی کاغذ به‌عنوان یک یادآوری عمل می‌کند که اغلب آنها را انجام ندهید.
اینکه بتوانید بفهمید کدام وظایف به کجا می‌روند به معنای درک اولویت‌هایتان است.»
ایده ماتریس مدیریت زمان کاوی این است که ما را به این فکر کند که آیا یک کار به ما در رسیدن به اهداف کمک می‌کند یا خیر.
فهرست کارهای خود را مطابق با ماتریس بالا سازماندهی مجدد کنید، تا بتوانید به‌سرعت متوجه شوید که کدام کارها نیاز به توجه فوری دارند و کدامیک حیاتی‌ترین هستند.
هنگامی‌که تعیین کردید کدام وظایف واقعاً مهم هستند، گام بعدی این است که زمان و فضای بدون مزاحمت بیشتری برای کار روی آنها ایجاد کنید - با تمرکز بی‌وقفه و پایدار.
شما می‌خواهید برنامه خود را به‌صورت استراتژیک مدیریت کنید تا مطمئن شوید که بیشتر وقت خود را به این نوع کارها اختصاص می‌دهید.
استفاده از تعیین کردن زمان را برای برنامه‌ریزی جلسات منظم کار عمیق و تعیین محدودیت‌هایی برای مدت زمانی که به خودتان اجازه می‌دهید برای چیزهای کم‌ارزش و نامربوط مانند مدیریت ایمیل اختصاص دهید، در نظر بگیرید.
برنامه‌های ضد حواس‌پرتی کمک بزرگی برای اطمینان از اینکه می‌توانید روی کارهای مهم خود تمرکز کنید، بدون اینکه اجازه دهید کارهای بی‌معنی زمان شما را در اختیار بگیرند یا وقتی می‌خواهید تمرکز کنید، مزاحم شما شوند.
آنها حتی می‌توانند به شما کمک کنند تا بزرگترین رفتارهای حواس‌پرتی خود را مدیریت کنید، مانند مسدود کردن وب‌سایت‌های خاص یا محدود کردن مرور غیر مرتبط با کاری روزانه.
نوشته‌ای از برایان تریسی
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
