سازماندهی ایمیل‌های ورودی، یک چرخه بی‌پایان است که فراز و نشیب‌های بسیاری دارد. ممکن است دریافت ایمیل‌های جدید که می‌تواند برای ما نشان‌دهنده ایجاد فرصت‌های جدید باشد، ما را هیجان‌زده کند.
اما گاهی باز کردن صندوق ورودی، شما را با کوهی از ایمیل‌ها مواجه می‌کند که ساماندهی آنها غیرممکن به نظر می‌رسد؛ بنابراین تنها کاری که انجام خواهید داد، رهاکردن آنها است.
اگر هر بار این پیام‌ها را سازماندهی نکنید، بر این کوه انباشته شده و بالا و بالاتر می‌رود تا جایی که دیگر احساس ناتوانی می‌کنید.
ممکن است مرتب کردن و مدیریت صندوق ورودی غیرممکن به نظر برسد، اما راه‌حل‌های بهتری وجود دارد و لازم نیست که ساعت‌های زیادی را صرف خواندن و پاسخ‌دادن به تک‌تک ایمیل‌ها کنید یا تمام روز برای سازماندهی آنها وقت بگذارید.
در این مطلب به شما راه‌حل سازماندهی ایمیل‌های ورودی و به صفر رساندن تعداد ایمیل‌های خوانده نشده را نشان خواهیم داد، و به شما یاد می‌دهیم که صندوق ورودی را جهت خودکارسازی، پیکربندی کنید.
این فرایند شامل انتقال ایمیل‌ها به پوشه‌هایی است که با اولویت‌های کاری خاص مشخص شده‌اند. ابتدا یک پوشه جدید بسازید و آن را «فهرست کارها» بنامید.
در مرحله بعد، پوشه‌های فرعی ایجاد کنید تا ایمیل‌ها را بر اساس زمان پاسخگویی از هم جدا کنید.
می‌توانید یک زیرپوشه با نام «فوری» برای ایمیل‌هایی که باید در همان روز پاسخ دهید، یک پوشه دیگر با نام «پیگیری» برای اموری که باید به کسی واگذار کنید و پوشه دیگری با نام «یک روز دیگر» برای ایمیل‌هایی که می‌خواهید ظرف چند هفته آینده بررسی نمایید، ایجاد کنید.
یک روش دیگر برای ایجاد یک سیستم پوشه فعال وجود دارد که شامل «سیستم پنج پوشه» است. از سیستم پنج پوشه برای جداسازی پیام‌ها با مهلت‌های بررسی مشخص‌تر استفاده می‌شود:
صندوق ورودی: این صندوق ورودی عمومی شماست که همه پیام‌ها وارد آن می‌شوند. این پوشه در همه انواع اَپ‌های ایمیل وجود دارد.
امروز: این پوشه را برای پیام‌هایی را که باید در همان روز بررسی کنید، ایجاد نمایید.
این هفته: از این پوشه برای پیام‌هایی استفاده کنید که می‌توانید چند روز پس از دریافت به آن پاسخ دهید.
این ماه: این پوشه برای پیام‌هایی است که باید تا پایان ماه به آنها رسیدگی شود.
برای اطلاعات بیشتر: از این پوشه برای جمع‌آوری ایمیل‌هایی که می‌خواهید در آینده نزدیک بررسی کنید، استفاده نمایید، اما نه در یک بازه زمانی خاص. این پیام‌ها ممکن است شامل خبرنامه‌هایی با مقالات جذاب یا پیام‌های آموزند‌ه‌ای باشد که مایلید از آنها مطلع شوید.
برای بسیاری از افراد، 10 درصد از ایمیل‌ها آن‌قدر ضروری است که باید در عرض پنج دقیقه خوانده شوند و 35 درصد از ایمیل‌ها حتی نیازی به دیده‌شدن ندارند.
کلید سازماندهی صندوق ورودی، اطلاع از نحوه و زمان رسیدگی به پیام‌های دریافت شده بر اساس اولویت است.
اولویت هر پیام به ضرورت آن بستگی دارد. اما مشکل چیست؟ ممکن است پیامی که برای شما مهم است، برای دیگری اهمیتی نداشته باشد.
اگر بخواهید همه ایمیل‌ها را در زمره پیام‌های ضروری قرار دهید، بازدهی شما کم خواهد شد. از طرفی نادیده‌گرفتن اولویت‌بندی یک ایمیل مهم که می‌تواند به شغل شما کمک کند، ممکن است دردسرساز باشد.
اگر با سازماندهی روزانه ایمیل‌های ورودی مشکل دارید، روشی وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا ایمیل‌هایتان را اولویت‌بندی کنید. به این روش «ماتریس مدیریت زمان» یا «روش آیزنهاور» می‌گویند.
ماتریس مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا میزان اولویت ایمیل را شناسایی کنید تا کنترل بیشتری بر صندوق ورودی خود داشته باشید.
در اینجا چهار ربع ماتریس مدیریت زمان برای بررسی ایمیل‌ها را مشاهده می‌کنید:
ربع اول: مهم و ضروری
ایمیل‌هایی که در این ربع قرار دارند، باشد سریعاً بررسی شوند. این دسته پیام‌ها آن‌قدر ضروری هستند که نباید برای پاسخ و رسیدگی به آنها تا فردا صبر کرد.
برای تعیین مهم و فوری بودن یک ایمیل، به این بیندیشید که اگر زود به آن پاسخ ندهید چه اتفاقی می‌افتد؟ هر چه نتیجه بدتر باشد، ایمیل ضروری‌تر است.
شکست در یک معامله چندمیلیون‌دلاری یا ازدست‌رفتن حجم کثیری از ترافیک وب‌سایتتان به دلیل یک مشکل فنی، بدتر از این است که مشتری شما یک ساعت بیشتر منتظر پاسخگویی بماند.
ربع دوم: مهم، نه ضروری
ایمیل‌هایی که در ربع دوم جای می‌گیرند، مهم هستند اما نیاز به واکنش آنی ندارند. برنامه‌ریزی کنید و یا به خود یادآور شوید که بعداً به آنها پاسخ دهید.
ممکن است برخی افراد ایمیل‌های این بخش از ماتریس را از اولویت خارج کنند. اما رهاکردن آنها می‌تواند رشد حرفه‌ای شما را تحت‌تأثیر قرار داده و به تعویق بیندازد.
اگرچه این ایمیل‌ها به‌اندازه ایمیل‌های ربع اول فوری نیستند، اما آن‌قدر مهم هستند که به بررسی نیاز داشته باشند.
ربع سوم: ضروری، نه مهم
ایمیل‌های ربع سوم شاید فوری به نظر برسند، اما ممکن است آن‌قدرها هم که فکر می‌کنید مهم نباشند.
در بیشتر موارد می‌توانید بررسی این ایمیل‌ها را به شخص دیگری موکول کنید یا برای رسیدگی به آنها در آینده برنامه‌ریزی داشته باشید.
چند مثال از این دسته از ایمیل:
ربع چهارم: نه مهم و نه ضروری
اگر زمان زیادی صرف بررسی ایمیل‌های ربع چهارم می‌کنید، ممکن است بهره‌وری خود را از دست بدهید و وقتتان تلف شود.
زیرا این ایمیل‌ها فوری یا مهم نیستند! در اغلب موارد، می‌توانید ایمیل‌های ربع چهارم را لغو اشتراک، حذف و یا بایگانی کنید.
ممکن است گاهی برای به تعویق انداختن کاری که نمی‌خواهیم انجام دهیم، وقت خود را صرف بررسی ایمیل‌های ربع چهارم کنیم. اما تنها به کاری مشغول بودن دلیل بر بهره‌ور بودن نیست.
با اولویت‌بندی ایمیل، می‌توانید به‌جای پاسخ‌دادن به همه پیام‌ها، سطح آن را شناسایی کنید و از خودتان بپرسید این ایمیل‌ها در کدام ربع ماتریس قرار می‌گیرند و سپس مطابق با نوعشان با آنها رفتار کنید.
به‌مرورزمان این رفتار به‌صورت یک عادت در شما نهادینه می‌شود.
دسته‌بندی، صندوق ورودی شما را خلوت نگه می‌دارد و به شما این امکان را می‌دهد که ایمیل‌های مورد نظرتان را به‌سرعت پیدا کنید. همچنین موجب خودکارسازی می‌شود که کنترل ایمیل‌ها را سرعت بخشیده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
بسته به تعداد ایمیل‌هایی که در صندوق ورودی‌تان وجود دارد، چندین دسته ایجاد کنید. به این نکته توجه کنید ایمیل‌هایی که می‌خواهید ذخیره شوند را به دسته درست منتقل کنید.
برای مثال به دسته‌بندی ایمیل‌های شخصی و کاری که مربوط به یک مدیر فروش است توجه کنید:
اولویت‌بندی ایمیل‌ها، سیستمی برای بررسی ایمیل‌ها است که هیچ ایمیلی بدون بررسی و دست‌نخورده باقی نمی‌ماند؛ اما این کار بدون ابزار مناسب می‌تواند زمان‌بر باشد.
زمانی که اولویت‌بندی ایمیل را خودکار می‌کنید، لازم نیست نگران مدفون‌شدن پیام‌های مهم زیر حجم زیادی از ایمیل‌های تبلیغاتی باشید.
طبقه‌بندی کردن پیام‌ها به‌صورت دستی موجب اتلاف وقت می‌شود، زیرا هر ایمیل جدید شما را مجبور می‌کند تا روی موضوعات مختلف تمرکز کنید.
به این وضعیت «تغییر وظیفه» یا «تغییر زمینه» می‌گویند و طبق گزارشی که توسط Qatalog و آزمایشگاه ایده در دانشگاه کورنل انجام شد، 45درصد از مردم اذعان کردند که تغییر زمینه باعث کاهش بهره‌وری آنها می‌شود و 43 درصد نیز این کار را فرساینده خواندند.
در روش اولویت‌بندی ایمیل به‌صورت خودکار، ایمیل‌ها بر اساس شناسه‌های متداولی که انتخاب می‌کنید (ایمیل، عنوان پیام و غیره) گروه‌بندی و به طور خودکار به یک دسته خاص اختصاص داده می‌شوند.
وقتی صندوق ورودی را باز می‌کنید، ایمیل‌ها از قبل دسته‌بندی شده‌اند، و می‌توانید به‌صورت دسته‌ای آنها مرور کرده و از تغییر موضوع جلوگیری کنید، زیرا در یک‌زمان تنها بر روی یک دسته یا موضوع خاص تمرکز خواهید کرد.
مشکل این است که اپلیکیشن‌های ایمیل معمولاً ایمیل‌ها را بر اساس انواعی دسته‌بندی می‌کنند که پیش‌پاافتاده هستند (اصلی، اجتماعی، و تبلیغات).
اگر این دسته‌های پیش‌فرض به‌اندازه کافی برایتان خاص نیستند، بازهم موجب اتلاف وقت خواهند شد.
برخی برنامه‌ها و اپ‌ها با بخش‌بندی صندوق ورودی، این مشکل را حل می‌کنند و ساده‌ترین راه برای کنترل صندوق ورودی و خودکارسازی ایمیل‌های دریافتی برای انتقال به دسته‌های خاص هستند.
با این برنامه‌ها، مجبور به استفاده از یک سری دسته‌های محدود پیش‌فرض نخواهید بود. می‌توانید چندین دسته سفارشی ایجاد کنید: دسته‌بندی برای ایمیل‌های مهم یا هر موضوع دیگری که نیاز دارید.
حال که در مورد افزایش سرعت مدیریت ایمیل‌ها حرف می‌زنیم، بیایید درباره الگوها نیز صحبت کنیم! اگرچه الگوها در سازماندهی ایمیل‌ها به شما کمک نمی‌کنند، اما می‌توانند زمان پاسخ‌دهی را بهینه و مدیریت ایمیل را تسریع کنند.
اگر متوجه شدید که کپی و جای‌گذاری کردن پیام‌های قدیمی یا تکرار متون یکسان در ایمیل، کار شما را راه می‌اندازد، پس استفاده از الگوها (پاسخ‌های از پیش ذخیره‌شده) مفید خواهد بود.
از الگوها برای سرعت بخشیدن به پاسخگویی‌ها کمک بگیرید.
اسنیپت‌ها که در برنامه‌ها و نرم‌افزارهای سازماندهی ایمیل وجود دارند، به شما این امکان را می‌دهد که فرایند پاسخگویی را سرعت ببخشید.
اسنیپت‌ها الگوهایی هستند که سابقاً یک‌بار ایجاد کرده‌اید، و سپس بارهاوبارها از آنها استفاده می‌کنید.
علاوه بر ایجاد قالب‌هایی از محتوای ایمیل، می‌توانید پیوست‌ها را ایجاد نموده و افراد بیشتری را به بخش cc (که از روی ایمیلتان یک کپی به گیرندگانی که انتخاب کردید ارسال می‌کند) اضافه کنید.
اسنیپت‌ها شامل متغیرهایی هستند که به شما این امکان را می‌دهند که پیام‌های الگو را با اطلاعات شخصی ارسال کنید.
برای مثال، یک مدیر منابع انسانی که با چند کاندید یک موقعیت شغلی خاص مصاحبه می‌کند، می‌تواند از اسنیپت‌ها برای ارسال پاسخ‌های الگو به آنان استفاده کند، اما آنها را با نام گیرنده شخصی‌سازی کند.
ما از طرف‌داران بزرگ زمان‌بندی هستیم. به‌این‌علت که به شما کمک می‌کند تا کنترل اوقات روزتان را به دست بگیرید. این روش همچنین به انجام کارهای بیشتر در زمان کوتاه‌تر کمک می‌کند.
تقسیم‌بندی زمان شامل تعیین زمان‌های خاصی از روز برای انجام وظایف خاص است تا دقیقاً بدانید که چه زمانی را باید صرف انجام کارهای خود کنید.
بدون این کار به‌راحتی طعمه حواس‌پرتی‌ها (شبکه‌های اجتماعی، پیامک‌های دوستان، تماس‌های ازدست‌رفته و دیگر موارد!) می‌شوید، زیرا به طور تصادفی و بدون هیچ‌گونه حد و حدودی، کارهای فهرست شده خود را انجام خواهید داد.
بدون ساختار زمان شروع و توقف، حواس‌پرتی می‌تواند به‌راحتی تمرکزتان را بگیرد.
از تقسیمات تقویم برای برنامه‌ریزی زمانی، جهت مدیریت و بررسی حساب‌های ایمیلتان استفاده کنید تا تمرکزتان در طی روز به هم نریزد.
کیک باقی‌مانده در یخچال که شما را صدا می‌زند، پیام‌هایی که دوستتان برایتان ارسال کرده، حیوان خانگی همه‌وهمه از عوامل حواس‌پرتی هستند که اگر تسلیم آنها شوید، بهره‌وری شما را به‌شدت کاهش می‌دهند.
این کارها به شما کمک می‌کند تا زمانتان را بهتر مدیریت کنید و دچار حواس‌پرتی نشوید:
ممکن است ایجاد عادات جدید به زمان زیادی نیاز داشته باشد، اما کمی نظم و انضباط می‌تواند نتایج و تحول بزرگی ایجاد کند.
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
