ما انسان‌ها غالباً کارها و اهداف زیادی در طول زندگی داریم و تمایل داریم که برای سروسامان دادن به آن‌ها برنامه‌ریزی کنیم. اما اکثر اوقات این برنامه‌ریزی‌های ما با مشکل مواجه میشود و ما نمی‌دانیم دقیقاً باید چطور عمل کنیم.
کارهای عقب‌افتاده و زمان‌بر و مشغله‌هایی که به‌صورت ناخواسته در مسیر اجرای برنامه‌ها به وجود می‌آید، و این در حالی است که هرکدام نیازمند رسیدگی هستند.
می‌توان این‌طور بیان کرد که زندگی روزمره انسان با برنامه نظم می‌گیرد و با اجرای برنامه صحیح ما با کمبود وقت مواجه نخواهیم شد.
در بیشتر مواقع ما از برنامه‌ریزی درست برای زمان‌های زندگی‌مان، ناآگاه هستیم به همین دلیل راهکارهای خوبی به کار نمی‌گیریم و بعد از مدتی دوباره به مسیر قبل برمی‌گردیم.
اگر بخواهیم از دید کارشناسان به آن نگاه کنیم، نظریه‌ها و پیشنهاد‌هایی از متخصصان سراسر جهان گردآوری شده است که یکی از آن‌ها تکنیک مدیریت زمان GTD است.
یکی از چالش‌های امروز ما داشتن برنامه مطلوب برای انجام حداکثری امورات زندگی است.
مقاله مدیریت زمان به روش GTD این موضوع را مورد بررسی قرار داده و از کتابی سرچشمه می‌گیرد که توسط آقای دیوید آلن به چاپ و نشر درآمده است.
کتاب Getting Things Done را درواقع می‌توان ثمره چشم‌انداز ایشان دانست که اکنون به‌عنوان یک تکنیک معروف در جهان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
مدیریت زمان به معنای هماهنگی وظایف و زمان انجام فعالیتها برای به بالاترین میزان اثربخشی رساندن تلاشهای فردی است.
می‌توان گفت مدیریت زمان یکی از باارزش‌ترین مهارتهایی است که شما در زندگی شخصی و حرفه‌ای می‌توانید بکار بگیرید.
زمان، به‌عنوان یک جنبه مهم و اساسی از زندگی، ارزش این را دارد که توجه زیادی به آن اختصاص داده شود.
درواقع وقتی‌که هنر مدیریت زمان را فرا بگیریم در مسیر زندگی ما تغییرات مثبتی اتفاق خواهد افتاد که باعث میشود تجربیات شگفت‌انگیزی را داشته باشیم.
روش GTD یک سری عادات و اقدامات است که دیوید آلن طی سالهای زیادی با تحقیق و آزمایش به دست آورده است و مدیریت زمان را به شکلی بررسی کرده که ما میتوانیم با استفاده از آن به چنین توانایی دست پیدا کنیم.
همچنین می‌توان گفت GTD تنها مدیریت زمان نیست، بلکه روشی است که چگونگی مدیریت تمرکز و توجهات را مورد بررسی قرار داده، و به ما کمک میکند بدون استرس و در آرامش بر انجام کارها و رسیدن به اهدافمان مسلط شویم.
درواقع این تکنیک در صدر روش‌های مدیریت زمان توسط شرکت‌های معتبر جهانی، مورد استفاده قرار گرفته است و جواب خود را در زمینه مدیریت زمان، پس داده.
بیشتر بخوانید: تکنیک پومودورو تکنیکی برای مدیریت زمانبرای اینکه کارها بر اساس اهمیت خود پیش بروند و ما بتوانیم آن‌ها را انجام دهیم، لازم است که آن‌ها را طبقه‌بندی کنیم تا بتوانیم هرکدام از آن‌ها را درزمان مناسب انجام دهیم.
عدم طبقه‌بندی مناسب امورات باعث میشود ما در کارهایمان غرق شویم و مشغله‌های زیاد مجبورمان کند از بودن در کنار خانواده و تفریح کردن، احساس آرامش، انگیزه و امید به زندگی دور شویم که این امر غیرمنطقی است و عامل پایین آمدن روحیه و ایجاد نگرانی در ما میشود.
می‌توان در مسائل کاری که ما اغلب با محدودیت زمانی روبه‌رو هستیم اهمیت این موضوع را بیشتر احساس کرد، اینکه بتوانید وظایف و مسئولیت‌های کاری خود را با مدیریت زمانی مناسب به اتمام برسانید حائز اهمیت است.
در اینجا برخی از مزایای مدیریت زمان GTD را بررسی می‌کنیم:
مدیریت بهتر وظایف
بهره‌وری بالاتر
سطح استرس پایین‌تر
تعادل بهتر میان کار و زندگی
با مدیریت زمان به شکلی کارآمد، کارکنان میتوانند به‌راحتی وظایف خود را به بهترین شکل مدیریت کنند.
هنگامی‌که کارها طبق برنامه پیش میروند، کارکنان با خلاقیت و انگیزه بیشتری کار میکنند و کمتر مستعد ناکارآمدی و خستگی در محل کار خود هستند.
مدیریت زمان به روش GTD یک برنامه جامع برای مدیریت زندگی و کار با آرامش بیشتر و استرس کمتر به شما پیشنهاد میکند.
این کتاب درواقع باعث میشود شما بتوانید کار و زندگی خود را از هم جدا کرده و با آرامش خاطر به هر دوی آن‌ها به نحو احسن رسیدگی نمایید.
سامانه مدیریت زمان GTD یک سامانه جامع و پیشرفته‌ای برای مدیریت زمان در کارها و زندگی روزمره است که شما بتوانید به مدیریت همه کارهای خود بپردازید.
درواقع به شما آموزش می‌دهد که بتوانید یک دسته‌بندی از تمامی کارها، اطلاعات و تعهدهای خود در قالب نظام GTD برای تمام امورات زندگی خود داشته باشید.
قدم اول: ثبت و شناسایی (Capture) هر چیزی که نسبت به آن کنترل ندارید. لازم است هر چیزی را که دقیقاً آنجایی که باید به آن شکلی که باید قرار نگرفته است، جمعآوری و ثبت کنید.
قدم دوم: برای انجام کارها، خود را پیش‌بینی کنید تا بتوانید به نتیجه نهایی دست پیدا کنید. به عبارت دیگر به این سؤال‌ها پاسخ دهید، آیا این چیزی است که باید از خیرش گذشت؟ آیا سر جایی که باید قرار گرفته است؟ یادآور کار دیگری است که باید پیگیرش باشید؟
قدم سوم: باید برای خود برنامه تنظیم نمایید. به این سیستم (Reminder) هم گفته میشود. شما باید اطلاعات را به روش‌هایی ساده در زمان‌ها و مکان‌های معین دسته‌بندی و سپس نتیجهٔ پردازش فکری آن‌ها را سازماندهی کنید.
قدم چهارم: اطلاعات خودتان را به‌روزرسانی کنید. این کار بر اساس تمام جنبه‌های زندگی شما اعم از کارها، پروژه‌ها، مشغله‌های روزمره، مسئولیت‌ها، چشم‌اندازها و اهداف کلی زندگی صورت می‌گیرد.
حالا که همهٔ این کارها را انجام دادیم، وقت آن میرسد که یک قدم به عقب برداریم و همهٔ آن‌ها را بررسی کنیم (Reflect) و دربارهٔ معنایشان عمیقتر شویم. به‌نوعی به تصویر بزرگ‌تری ازآنچه هستند دست پیدا کنیم.
این کار باعث میشود که انرژی ذهن شما آزاد شود و تمام زندگی شما به یک سازمان نظام بندی شده برسد.
آن‌وقت، زمانی است که میتوانیم شروع به گرفتن تصمیمات خوب، مطمئن و عاقلانه دربارهٔ اینکه دقیقاً چه کاری را انجام بدهیم (Engage)، کنیم و چگونه سرمایههایمان (زمان، انرژی، پول و(... را در آن تصمیمات استفاده کنیم.
نقل قول از کتاب دیوید آلن تا شما بتوانید بهتر با مدیریت زمان آشنا شوید:
دیوید آلن در کتاب خود می‌نویسد: همه‌چیز را از ذهنت بیرون بکش. وقتی کاری پیش می‌آید همان زمان تصمیم بگیر نه زمانی که موقعیت آن تصمیم از بین رفته است.
وقتی که شما بدانید که قرار است چه کارهایی را در چه زمانی انجام دهید، قطعاً برای آن برنامه‌ای خواهید داشت و برای گذران لحظه‌به‌لحظه دقایق عمرتان برنامه دارید.
این برنامه به شما حق انتخاب خواهد داد که کار را انجام دهید یا تصمیم بگیرید در زمان دیگری آن را به پایان برسانید.
توجه داشته باشید GTD اصولی دارد که با رعایت آن‌ها می‌توانید به هدف نهایی این تکنیک که مدیریت کامل زمان است برسید.
اگر این اصول را همیشه به خاطر داشته باشید احتمال اینکه دچار سردرگمی و خطا شوید به میزان قابل‌توجهی پایین می‌آید.
جمعآوری کن
پردازش کن
مرتب کن
بررسی کن
انجام بده
در ادامه یک سری از تکنیک‌هایی مدیریت زمان انتخاب شده‌اند تا شما بتوانید با استفاده از آن‌ها به یک برنامه جامع برای خود برسید.
تکنیک مهم‌ترین کارها
شما باید در پایان روز یا در آغاز آن سه کار مهم از ۴ کاری را که باید انجام دهید، مشخص کنید، حتی می‌توانید آن‌ها را در دفترچه خود بنویسید.
این سه کار باید اول از همه انجام شوند، حتی اگر به بقیه کارهای خودتان نرسید.
استاد دانا:
یک کارشناس مدیریت زمان که در حال صحبت برای عده‌ای از دانشجویان رشته بازرگانی بود، برای تفهیم موضوع، مثالی به کار برد که دانشجویان هیچ‌وقت آن را فراموش نخواهند کرد.
او همان‌طور که روبروی این گروه از دانشجویان ممتاز نشسته بود گفت: "بسیار خوب، دیگر وقت امتحان است!"
سپس یک کوزه سنگی دهان‌گشاد را از زیر زمین بیرون آورد و آن را روی میز گذاشت.
پس از آن حدود دوازده عدد قلوه‌سنگ که هرکدام به‌اندازهٔ یک مشت بود را یک‌به‌یک و با دقت درون کوزه چید.
وقتی کوزه پر شد و دیگر هیچ سنگی در آنجا نمی‌گرفت از دانشجویان پرسید:
"آیا کوزه پر است؟“
همه باهم گفتند: بله
او گفت: "واقعاً؟“
سپس یک سطل شن از زیر میزش بیرون آورد. مقداری از شن‌ها را روی سنگ‌های داخل کوزه ریخت و کوزه را تکان داد تا دانه‌های شن خود را در فضای خالی بین سنگ‌ها جای دهند.
بار دیگر پرسید: "آیا کوزه پر است؟“
این بار کلاس از او جلوتر بود، یکی از دانشجویان پاسخ داد:
"احتمالاً نه"
او گفت: "خوب است" و سپس یک سطل ماسه از زیر میز بیرون آورد و ماسه‌ها را داخل کوزه ریخت.
ماسه‌ها در فضای خالی بین سنگ‌ها و دانه‌های شن جای گرفتند. او بار دیگر گفت:
"خوب است"
در این موقع یک پارچ آب از زیر میز بیرون آورد و شروع به ریختن آب در داخل کوزه کرد تا وقتی‌که کوزه لب‌به‌لب پر شد.
سپس رو به کلاس کرد و پرسید:"چه کسی می‌تواند بگوید نکته این مثال در چه بود؟"
یکی از دانشجویان مشتاق دستش را بلند کرد و گفت: این مثال می‌خواهد به ما بگوید که برنامه زمانی ما هرچقدر هم که فشرده باشد، اگر واقعاً سخت تلاش کنیم همیشه میتوانیم کارهای بیشتری در آن بگنجانیم.
استاد پاسخ داد:"نه!
نکته این نیست، حقیقتی که این مثال به ما می‌آموزد این است که اگر سنگ‌های بزرگ را اول نگذارید، هیچ‌وقت فرصت پرداختن به آن‌ها را نخواهید یافت.
سنگ‌های بزرگ زندگی شما کدام هستند؟
فرزندتان، محبوبتان، تحصیلتان، رؤیاهایتان، انگیزه‌های باارزش، آموختن به دیگران، انجام کارهایی که به آن عشق می‌ورزید، زمانی برای خودتان، سلامتی‌تان و ..."
به یاد داشته باشید که ابتدا این سنگ‌های بزرگ را بگذارید، در غیر این صورت هیچ‌گاه به آن‌ها دست نخواهید یافت.
اگر با کارهای کوچک (شن و ماسه (خود را خسته کنید، زندگی خود را با کارهای کوچکی که اهمیت زیادی ندارند پر می‌کنید و هیچ‌گاه وقت کافی و مفید برای کارهای بزرگ و مهم) سنگ‌های بزرگ(نخواهید داشت.
پس امشب یا فردا صبح، هنگامی‌که به این داستان کوتاه فکر می‌کنید، این سؤال را از خود بپرسید:
"سنگ‌های بزرگ زندگی من کدام اند؟” آنگاه اول آن‌ها را در کوزه خود بگذارید.
یک ساعت زودتر از خواب بیدار شوید
برای اینکه یک ساعت به کارهای خود اضافه نمایید، توصیه می‌کنیم که یک ساعت زودتر از خواب برخیزید. این‌گونه از بقیه یک ساعت بیشتر وقت خواهید داشت.
ایده بسازید
باید بدون اینکه ایده را دستخوش تغییر کنید، آن را عملی نمایید. برای اینکه یک ایده بسازید باید از ذهنتان نهایت استفاده را برده باشید.
درواقع به چیزها و اهدافی که در آینده قرار است برسید فکر کنید.
هر چه که در این مورد به ذهنتان خطور میکند، باید نوشته شود. موضوعات ریزودرشت باید به‌دقت نوشته شوند. اگر نیاز به تحقیق هم دارید به ذهنیات خود بیفزایید.
بعدازاینکه ایده‌ها روی کاغذ آمدند درباره خوب بودن یا بد بودنشان تصمیم بگیرید، فقط آن‌ها را بیرون بکشید.
خواب منظم
شما باید برای خوابتان برنامه داشته باشید. کمتر از هشت ساعت خوابیدن و بیشتر از آن توصیه نمی‌شود.
اگر شما به‌اندازه کافی نخوابید، نمی‌توانید انرژی لازم را برای انجام کارها آزاد کنید. داشتن خواب منظم و هشت ساعته به داشتن انرژی در طول زندگی روزمره کمک میکند.
آماده یادداشت باشید
همیشه برای یادداشت کردن و نکته برداری آماده باشید و مجهز شوید. هر فکری اعم از ایده‌های مختلف باید در اولین فرصت نگارش شوند.
توجه به نقش‌ها
شما باید بسته به شرایط هر محیط نقش خود را به‌خوبی ایفا کنید.
به‌طور مثال در سرکار نقش یک مدیر را دارید، در خانه نقش یک پدر را دارید که باید بتوانید همه این نقش‌ها را به‌خوبی متناسب با خود نقش ایفا کنید تا زندگی بهتری داشته باشید.
در کار غرق نشوید
برخی از اوقات پیش می‌آید که شما آن‌قدر در کار خود محو می‌شوید که به گذشت زمان توجهی نمی‌کنید.
این وضعیت برای شما سم است و برای اینکه دچارچنین وضعیت‌هایی نشوید باید برای خود یادآور بگذارید و به کارهای دیگر برسید، مثل استراحت کردن، مسافرت، هدیه دادن به خود یا دعوت به یک رستوران و ....
همه آنچه ممکن است فراموش کنید، بنویسید
بهتر است به حافظه خودتان اعتماد نداشته باشید، به همین منظور از همه چیزهای مهم و چیزی‌هایی که مهم به نظر می‌رسند، یادداشت بردارید.
بعداً می‌توانید با مراجعه به آن مسیرتان را دوباره تشخیص دهید و به آن بازگردید.
با تقویم پیش بروید
برای اینکه بتوانید یک زنجیره درست داشته باشید، باید یک تقویم برای کارهای خود تهیه نمایید.
برای هر روز در تقویمتان برنامه بریزید تا بتوانید مجموعه فعالیت‌های خود را در یک فضای بیشتری انجام دهید.
هفته بعد را پیش‌بینی کنید
شما باید برای هفته بعدتان پیش‌بینی‌های لازم را داشته باشید که این امر نیازمند بررسی کارهایی است که هفته‌های قبل انجام داده‌اید و قرار است هفته بعد انجام دهید.
اهدافتان را به روش درست تنظیم کنید
روشی درست و یا اشتباه برای تعیین اهداف وجود دارد. اگر اهداف خود را به روش صحیح تنظیم نکنید، اهداف درستی نخواهید داشت که باعث میشود از مسیر درست خارج شوید.
اما اگر به‌درستی آن‌ها را مشخص کنید. محدودیتی نخواهید داشت و هرچه بخواهید به دست میاورید.
وقتی‌که اهداف را به‌درستی شناختید و درک کردید مطمئن شوید که آن را به طرزی قدرتمند و عمیق میخواهید، به‌گونه‌ای که هیچ‌چیز مانع شما برای رسیدن به هدف نباشد.
نویسنده: جناب آقای سعید کوهستانی از دانش پذیران دوره چهارم تربیت کوچ حرفه‌ای کسب و کار ویدان
تمام حقوق مادی و معنوی برای ویدان محفوظ می‌باشد
