به همه افراد در طول روز برای انجام وظایفی که نیاز به توجه دارند، به میزان مساوی زمان داده می‌شود.
نحوه استفاده از زمان درنهایت تعیین می‌کند که آیا در انجام این کارها موفق هستید یا خیر.
شاید شما برای اولین بار مدیر شده‌اید یا فقط به افزایش مهارت مدیریت زمان نیاز دارید،
یادگیری و استفاده از مهارت‌های مدیریت زمان مناسب به موفقیت شغلی شما کمک شایانی می‌کند.
قبل از بیان مهارت‌های مدیریت زمان مؤثر برای مدیران، بیایید در مورد “چرا” و “چه” ازنظر مدیریت زمان بحث کنیم.
مدیریت زمان صرفاً روشی برای سازمان‌دهی بهترین نحوه استفاده از ۲۴ ساعت شبانه‌روز برای انجام کارهای شخصی و حرفه‌ای است.
ماتریس آیزنهاور، توسعه‌یافته توسط رئیس‌جمهور ایالات‌متحده دوایت دی آیزنهاور، مدیریت زمان را به چهار گروه تقسیم کرد.
ابتدا این کار را انجام دهید، زمان‌بندی کنید، آن را واگذار کنید و انجام ندهید.
همه مهارت‌های مدیریت زمان درجایی در این ماتریس قرار می‌گیرند.
یادگیری تخصیص کارآمد زمان و وظایف به شما امکان می‌دهد به اهدافتان برسید و تیم خود را با موفقیت هدایت کنید.
تکنیک های مدیریت زمان برای مدیران
۱- نحوه برنامه‌ریزی صحیح اهداف را بدانید
طبق گفته بنیامین فرانکلین: ” اگر در برنامه‌ریزی شکست بخورید، برنامه دارید که شکست بخورید.”
بنیامین فرانکلین درست به هدف زد، مهم است که یاد بگیرید چگونه اهداف تیم خود را به‌درستی برنامه‌ریزی کنید.
در مورد اهداف، باید اهداف روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه را تعیین کنید که می‌توان آن‌ها را به کارهای قابل‌تقسیم، تقسیم کرد.
برای مثال، اگر قصد دارید بازدیدکنندگان وب‌سایت شرکت خود را ۱۰ درصد در یک سال افزایش دهید،
باید نقاط عطف قابل‌اندازه‌گیری را به‌صورت هفتگی، ماهانه و شش‌ماهه تعیین کنید تا هدف خود را در مسیر اصلی نگه‌دارید.
بیشتر بخوانید: ۵ گام برای تأثیرگذاری بهتر در مدیریت منابع انسانی
۲- ارتباط خوب دنیایی از تفاوت‌ها را ایجاد می‌کند
ارتباطات خوب می‌تواند هرگونه رابطه شخصی یا تجاری را ایجاد یا از بین ببرد و وقتی مدیر با مدیریت زمان خود دست‌وپنجه نرم می‌کند، ارتباطات اغلب آسیب می‌بیند.
بااین‌حال، اگر مدیری برای گوش دادن و برقراری ارتباط واضح با گروه و مشتریان خود وقت بگذارد، این می‌تواند برای موفقیت در تجارت بسیار مهم باشد.
به‌طور منظم با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کنید تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها در حال دستیابی به نقاط عطفی هستند که به‌وضوح مشخص شده‌اند.
همچنین مدیری که به‌طور واضح و منظم با مشتریان ارتباط برقرار کند، احتمال بیشتری دارد که تجارت خود را گسترش دهد.
به خاطر داشته باشید که از ارتباطات دقیق نهایت استفاده را ببرید.
۳- سازمان‌دهی خوب یک نکته کلیدی است
یک سازمان قوی، شامل مسئولیت‌های واگذارشده و فضای کاری واقعی شما است و برای مدیریت زمان مؤثر مدیران بسیار مهم است.
اگر تیم شما بی‌نظم است و کارکنان نمی‌دانند چه وظایفی بر عهده آن‌هاست یا به چه کسانی برای کمک مراجعه کنند، هرگونه هدف تعیین‌شده آسیب می‌بیند.
ارتباطات خوب و سازمان‌دهی خوب هنگام استفاده از بیشترین زمان، دست‌به‌دست هم می‌دهند.
در مورد سازمان‌دهی فضای کار خود، خوب، اگر می‌خواهید اتاق‌خواب خود را در خانه آشفته نگه‌دارید، این کار شماست، اما بی‌نظمی جایی در تجارت ندارد.
هر دقیقه که به دنبال یک فایل بی‌جا هستید، یک دقیقه هدر می‌رود که می‌توانست بهتر صرف شود.
۴- تفویض مؤثر همه چیز است
تفویض مؤثر به شما کمک می‌کند تا با اعضای تیم خود را با اطمینان و مؤثر کار کنید.
به‌عنوان یک مدیر، این وظیفه شماست که تصمیم بگیرید کدام‌یک از کارکنان شما برای کدام کار مناسب است و مسئولیت‌های مربوط به آن را تعیین کنید.
اگر مسئولیت‌های رهبری و محول شده را به عهده نگیرید، فقط وقت خود و اعضای تیم خود را هدر می‌دهید.
با واگذاری دقیق مسئولیت‌های مختلف و اطمینان از اینکه کارکنان شما برای انجام این وظایف به همه‌چیز نیاز دارند،
اعضای تیم هنگام انجام کار به شما کمتر احتیاج خواهند داشت.
پیشنهاد ویژه: ۱۰ ویژگی یک رهبر عالی استارتاپ
۵- وظایف مناسب را در زمان مناسب برنامه‌ریزی کنید
اگر شما در حال ساختن اتومبیل بودید، با نصب سیستم صوتی قبل از نصب قاب شروع نمی‌کردید، این‌طور نیست؟
اولین بلوک ماتریس آیزنهاور Do First است، به این معنی که قبل از حرکت به کار بعدی، تصمیم بگیرید که وظایف کلیدی که باید انجام دهید چیست.
این‌ها ممکن است موارد کوچکی مانند پاسخ به درخواست رئیس شما یا بزرگ‌تر باشند، مانند نهایی کردن برنامه‌ها برای استراتژی جدید رسانه‌های اجتماعی.
نکته این است که مطمئن شوید مهم‌ترین وظایف هر روز را اولویت‌بندی کرده‌اید، مدت‌زمان لازم برای انجام آن‌ها و زمان رسیدگی به آن‌ها را یاد بگیرید.
۶- یاد بگیرید که تله‌های چندوظیفه‌ای را بشناسید
هرکس کارهای متعددی دارد که باید انجام دهد، اما وقتی سعی می‌کنیم همه آن کارها را هم‌زمان انجام دهیم، برخی از آن‌ها نیمه‌کاره می‌مانند.
خیلی راحت می‌توانید یک کار را شروع کنید و سپس به ایمیل خود بروید زیرا یک اعلان در تلفن خود دارید.
این امر برای برهم زدن تمرکز شما و فقط وادار کردن مغز شما به عقب‌نشینی وحشتناک است.
در عوض، محدوده‌های زمانی خاصی را در روز برای بررسی و پاسخ به ایمیل‌ها کنار بگذارید.
با تمرکز بر یک کار در یک‌زمان، کار را زودتر به پایان می‌رسانید و تمام توجه مغز خود را به آن معطوف می‌کنید.
۷- یاد بگیرید که نه‌تنها زمان خود را در اولویت قرار دهید، بلکه به کارکنان کمک کنید تا زمان خود را در اولویت قرار دهند
ممکن است تصور کنیم که ما روزانه هشت ساعت را صرف انجام وظایف اصلی خود می‌کنیم، اما تحقیقات نشان می‌دهد که معمولاً این‌طور نیست.
شما می‌توانید با حسابرسی، هرازگاه به تیم خود کمک کنید تا از زمان خود (و شما) بیشترین استفاده را ببرد.
روزی را برای کارکنان خود در نظر بگیرید تا آنچه را که انجام می‌دهند و مدت‌زمانی که برای انجام آن صرف می‌کنند، پیگیری کنند.
اطمینان حاصل کنید که می‌دانید این تمرین برای کمک به کارکنان در درازمدت انجام شده است و راهی برای اخراج کارگران فقیر نیست.
امیدواریم با داشتن اطلاعات کافی، شما و تیم خود بتوانید بهتر تعیین کنید که چه چیزی کار می‌کند و چگونه از تأخیر یا وقفه جلوگیری کنید.
حتما بدانید: ۱۰ اشتباه رایج در مدیریت و رهبری
۸- حفظ ظاهر می‌تواند آینده بسیار موفقی را ایجاد کند
درست همان‌طور که ملوانان برای راهنمایی در طوفان به ناخدای خود نگاه می‌کنند، کارکنان شما نیز باید احساس کنند که شما زمان خود را به‌خوبی مدیریت می‌کنید.
اگر هر بار که کارکنان شما به شما نزدیک می‌شوند، دچار اضطراب و عجله می‌شوید، به‌احتمال‌زیاد در مورد مسائل مهم به شما مراجعه نمی‌کنند.
ممکن است روزهایی پیش بیاید که تلاش می‌کنید همه‌چیز را کنترل دارید، اما حفظ ظاهر توسط مدیرانی که در بازی مدیریت زمان خود قرار دارند،
می‌تواند به دیگران کمک کند تا زمان خود را به‌طور مؤثر مدیریت کنند.
۹- بدانید وقتی کارها و مشکلات زیادی هست که باید به آن‌ها رسیدگی شود، چه باید بکنید
کمی فشار و مهلت زمانی می‌تواند انگیزه‌ای قوی برای انجام کارها باشد.
اگر متوجه شدید که لیست مشاغل “موردنیاز” شما بیش‌ازحد طولانی می‌شود، این ممکن است نشانگر دو چیز باشد:
یک احتمال این است که شما زمان خود را به همان اندازه که می‌توانید مدیریت نمی‌کنید. اگر چنین است، به ابتدا برگردید و مرور کنید.
حتی بهترین مدیر محدودیت‌هایی دارد و مدت زمان محدودی در هر روز دارید. یک مدیر خوب سعی نمی‌کند هر کاری را که باید انجام دهد به‌تنهایی انجام دهد.
آن‌ها می‌دانند چگونه از کارکنان خود به بهترین نحو برای اطمینان از تحقق اهداف استفاده کنند و می‌دانند چه زمانی چه مقدار کار انجام دهند.
۱۰- قانون ۸۰/۲۰ را درک کنید
طبق اصل پارتو یا معروف به قانون ۲۰/۸۰، ۸۰ درصد نتایج فقط از ۲۰ درصد اقدامات حاصل می‌شود. ۲۰ درصد دیگر نتایج حاصل از ۸۰ درصد اقدامات است.
در مورد اینکه چگونه همه این عوامل بر مدیریت زمان یک مدیر مؤثر تأثیر می‌گذارد، خوب، باید انجام شود،
اولویت‌های بدون بهانه ممکن است فقط ۲۰ درصد کار شما باشد، اما بیشترین نتایج را به همراه خواهد داشت.
۸۰ درصد باقی‌مانده مسئولیت‌ها احتمالاً می‌تواند به کارکنان تیم شما واگذار شود.
۱۱- در صورت نیاز از استراحت نترسید
اگر هر ثانیه از روز مانند یک قطار باری کار می‌کنید بدون اینکه چند دقیقه وقت بگذارید تا عقب بروید و نفس بکشید، دچار فرسودگی شغلی می‌شوید.
فرسودگی شغلی قاتل مدیریت زمان است.
وقتی می‌خواهید مطمئن شوید که حتی یک دقیقه هم به خودتان اختصاص نمی‌دهید، خسته می‌شوید.
نتیجه این است که شما به‌زودی انرژی و تمرکز کمتری خواهید داشت و درنهایت کار شما ممکن است بر سلامت روان شما تأثیر بگذارد.
برنامه‌ریزی زمان استراحت برای خودتان مهم است. بنابراین کارکنان خود را به استراحت تشویق کنید و فراموش نکنید که خودتان نیز استراحت کنید.
چند استراحت کوتاه در طول روز کاری می‌تواند برای ذهنیت شما مناسب باشد و بهتر بتوانید از زمان خود استفاده کنید.
سخن آخر
به‌راحتی می‌توانید درگیر روزمرگی در تجارت شوید و عادت‌های ناسالم خود را به‌عنوان یک مدیر درحال‌توسعه پیدا کنید.
بر توصیه‌های موجود در این مقاله تمرکز کنید و زمانی را صرف توانمندسازی تیم خود کنید.
نه‌تنها بهره‌وری کلی بهبود می‌یابد، بلکه به‌سرعت تبدیل به یک رهبر برجسته و قابل‌احترام می‌شوید.
شما به‌عنوان یک مدیر موظف هستید، نه‌تنها از برنامه زمانی خودتان بلکه از برنامه زمانی اطرافیانتان هم جلو باشید. مدیریت زمان یک مهارت کلیدی است که می‌تواند باعث موفقیت یا شکست یک مدیر بشود. اگر می‌خواهید برای مدیریت زمان با تکنیک‌های کاربردی‌تر و جزئیات آن تکنیک‌ها بیشتر آشنا شوید، دوره مدیریت زمان ویژه مدیران را ببینید.
داو کرنشاو مشاور کسب‌وکار، در این دوره درباره اثر مدیریت زمان بر روی شما در سه حوزه صحبت می‌کند؛ اول مدیریت افراد که شامل نحوه رسیدگی به جلسات، سپردن کارها به دیگران و آموزش می‌شود.
سپس، درباره مدیریت زمان پروژه‌ها صحبت می‌کند، ازجمله تخصیص منابع و پاسخگو نگه‌داشتن دیگران در قبال انجام دادن کار در مهلت مقرر و نهایتاً به مدیریت زمانی برای اولویت‌ها می‌پردازد؛ و همچنین شیوهٔ هماهنگی سریع با نیازهای متغیر محیط کار و وقت گذاشتن برای خودتان تا یک رهبر اثربخش باشید.
برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره همین حالا اینجا را کلیک کنید.
نظر بدهید