۸ استراتژی کنترل زمان برای افراد پرمشغله
۱۴۰۰-۰۵-۱۹ 0

مردم همیشه به دنبال بهبود مهارت‌های کنترل زمان هستند.

افراد پرمشغله احساس می‌کنند که برای رسیدن به همهٔ کارهایی که هر روز می‌خواهند انجام دهند، به‌اندازه کافی وقت ندارند.

افراد پرمشغله وقت ندارند و مشغول هستند، اما روی چیزهایی کار نمی‌کنند که شادی زیادی به آن‌ها می‌بخشد یا تأثیر واقعی در تجارت و زندگی آن‌ها می‌گذارد.

در تمام طول روز مشغول بودن، امری عادی است. اما افراد پرمشغله در یک چرخه بی‌پایان از مشغله و پر کردن زمان با کارها گیر کرده‌اند.

مشغلهٔ کاری، افراد را از خلاقیت و بهره‌وری باز می‌دارد و باعث آشفتگی می‌شود.

چک کردن و جواب دادن به ایمیل‌ها، رفتن به جلسات متعدد، چندشغله بودن و کار کردن در فعالیت‌های کم‌ارزش درواقع بهترین استفاده از وقت شما نیست.

شما می‌توانید در مورد چگونگی کنترل زمان خود روش‌های دیگری را به‌کارگیرید.

آیا شما دوست ندارید زمان خود را به‌طور مؤثرتر مدیریت کنید و هر روز راضی باشید ازآنچه به دست آورده‌اید؟

چند استراتژی ساده کنترل زمان وجود دارد که افراد پرمشغله می‌توانند از آن برای مدیریت کارآمدتر و مؤثرتر و کسب خروجی بیشتر و بهتر از کارهای مهم، استفاده کنند.

استراتژی های کنترل زمان برای افراد پرمشغله

در این مقاله ۸ استراتژی کنترل زمان را توضیح می دهیم که افراد پرمشغله می‌توانند برای ساده‌سازی زندگی خود و تغییر نحوه فکر کردن در مورد مدیریت زمان خود، اعمال کنند.

یک حسابرسی زمان انجام دهید

۱- یک حسابرسی زمان انجام دهید

اگر می‌خواهید زمان خود را کنترل کنید، اولین قدم این است که بفهمید در حال حاضر چگونه زمان خود را سپری کنید.

تا زمانی که با خودتان صادق نباشید که کجا هستید و چه‌کار می‌کنید نمی‌توانید چیزی را تغییر دهید.

این حسابرسی برای شما یک نمایش تصویر بزرگ از ارزش‌هایتان ایجاد می‌کند و نتایج زمانی را که شما برای هر کار یا وظیفه‌تان اختصاص می‌دهید، نشان می‌دهد.

این کار به شما کمک می‌کند همه‌چیز را ساده کنید تا بتوانید به‌سرعت درک کنید که آیا وقت خود را به‌صورت مؤثر استفاده می‌کنید یا نه.

بهتر است که این حسابرسی زمان را برای ۷ روز انجام دهید.

یعنی یک هفته به‌دقت بررسی کنید که زمان خود را چگونه و برای کدام کارها و وظایف صرف می‌کنید.

• یک ورق کاغذ سفید بردارید

• تاریخ را در بالای صفحه بنویسید

• سه ستون در صفحه بکشید

• عنوان ستون اول “کار با ارزش بالا”

• عنوان ستون دوم “کار خوب”

• عنوان ستون سوم “کار کم‌ارزش”

کار با ارزش بالا: کاری است که دوست دارید انجام دهید و در آن عالی هستید. این کاری است که بیشترین نتیجه را ارائه می‌دهد.

کار خوب: کاری است که شما از انجام آن لذت می‌برید. این کار نتایج خوبی را ارائه می‌دهد، اما اغلب کار تکراری است و شخص دیگری می‌تواند همان کار را به همان اندازه خوب یا بهتر انجام دهد.

کار کم‌ارزش: شمارا هیجان‌زده نمی‌کند و احتمالاً انرژی شمارا می‌گیرد. این کار نتایج عالی ارائه نمی‌دهد، سطح انرژی شمارا کاهش می‌دهد و می‌تواند متوقف‌شده یا به دیگران داده شود.

هر پروژه یا کاری که انجام می‌دهید را به یکی از سه ستون با نام کار و مقدار زمان صرف شده اختصاص دهید.

در پایان ۷ روز، مجموع زمان صرف شده در هر ستون و هر پروژه را جمع کنید.

این کار می‌تواند یک تمرین باز کردن چشم باشد. در پایان حسابرسی، به دنبال روش‌هایی برای بهبود زمان خود باشید.

از خودتان بپرسید چگونه می‌توانید زمان بیشتری را صرف انجام کارهای با ارزش بالا کنید که بزرگ‌ترین اثر را ایجاد می‌کنند،

شادی بیشتری را به ارمغان می‌آورند و به شما نتایجی را ارائه می‌دهند.

بیشتر: ۴ جمله احمقانه که مردم درباره پول می‌گویند

۲- اهداف کنترل زمان را تنظیم کنید

بدون چشم‌انداز یا اهداف روشن، می‌توان به‌راحتی حرکت کرد، تمرکز خود را از دست داد و دچار پریشانی شد.

با ایجاد وضوح در مورد جایی که شما در حال حاضر هستید و جایی که می‌خواهید بروید،

تمرکز بر فعالیت‌های با ارزش بالا، که برای رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند، بسیار آسان‌تر می‌شود.

از طریق تعیین اهداف مشخص و قابل‌سنجش، می‌توانید به‌وضوح آینده ایده آل خود را مشخص کنید و یک نقشه و مسیر برای رسیدن به آن ایجاد کنید.

با این وضوح، می‌توانید همه چیز را ساده کنید. مقصد شما روشن است و بهترین راه را برای مدیریت وقت، منابع و افراد برای رسیدن به آنجا می‌دانید.

با درک اینکه چه‌کاری را بهتر انجام می‌دهید و چه چیزی می‌تواند بیشترین تأثیر را ایجاد کند،

به‌وضوح و شفافیت بیشتری در مورد نحوه استفاده بهینه از زمان و همچنین افرادی که می‌توانند به شما در دستیابی به اهداف خود کمک کنند، می‌رسید.

تسلط بر زمان خود تا حدی در مورد تغییراتی است که می‌توانید ایجاد کنید. همچنین درباره این است که چه کسی می‌تواند به شما در مؤثرتر شدن کمک کند.

تعیین اهداف می‌تواند به شما اراده و انگیزه دهد تا در مسیر درست پیش بروید، در وقت شما صرفه‌جویی کرده و مشغله و تعلل را کاهش دهید.

برای هر دوره ۹۰ روزه اهداف تعیین کنید و سپس عملکرد خود را در پایان آن چرخه مرور کنید.

کارهایی را که انجام داده‌اید و پیشرفت‌هایی که به دست آورده‌اید را مرور کنید. سپس اهداف ۹۰ روزه بعدی خود را تنظیم کنید.

کنترل زمان - برون‌سپاری و محول کردن کارها

۳- برون‌سپاری و محول کردن کارها

هنگامی‌که یک حسابرسی زمان را کامل می‌کنید دقیقاً می‌دانید که در حال حاضر وقت خود را صرف چه فعالیت‌هایی می‌کنید.

کلید مؤثر محول کردن کارها این است که نقاط قوت منحصربه‌فرد خود و بزرگ‌ترین ارزشی که ایجاد می‌کنید را درک کنید

و بفهمید که چگونه می‌توانید بیشتر و بیشتر وقت خود را صرف انجام این کارها بکنید.

ما گاهی اوقات احساس می‌کنیم که تنها افرادی هستیم که می‌تواند یک کار خاصی را انجام دهد،

بنابراین بر روی وظایفی که از آن لذت نمی‌بریم، گیر می‌کنیم و این حالت ما را از کارهایی که به بهترین نحو انجام می‌دهیم، بازمی‌دارد.

همهٔ ما می‌توانیم ساعت‌ها را با انجام کارهای بهتر و کارآمدتر به عقب برگردانیم.

ما واقعاً دوست داریم کار کنیم. به‌جای این‌که به این فکر کنید که چگونه می‌توانید همه‌چیز را در برنامه خود قرار دهید،

افرادی که می‌توانند پروژه‌ها و وظایف را بر عهده بگیرند، در نظر بگیرید.

به این فکر کنید، کجا می‌توانید از انرژی خلاقانه و مهارت‌های منحصربه‌فرد خود به بهترین نحو استفاده کنید.

به‌عنوان‌مثال مدیرعامل آژانس مسافرتی که ۱۵ ساعت در هفته کار می‌کرد، به‌سادگی با استخدام یک دستیار توانست خود را از این تایم کاری طولانی رها کند.

او توانست بیشتر وقت خود را صرف انجام کارهایی کند که در آن‌ها بهترین بود و دوست داشت انجام دهد.

این کارها شامل جذب مشتری جدید، صرف وقت با مشتریان و گرفتن ارجاعات بیشتر بود.

این ترفند را امتحان کنید

• هر ۹۰ روز یک بار فکر کنید که چگونه می‌توانید ۳ کار را از فهرست لیست کارهای کم‌ارزش که در حال حاضر انرژی شمارا کم می‌کند، شمارا آزار می‌دهد یا باعث می‌شود که شما هیچ ارزش واقعی را ارائه ندهید، حذف کنید.

• از لیست کارهای خوب خود به ۳ مورد فکر کنید که می‌توانید تفویض اختیار کنید یا برون‌سپاری کنید.

• به ۳ مورد از لیست ارزش بالا فکر کنید که می‌خواهید زمان بیشتری را صرف انجام آن‌ها کنید.

هر ۹۰ روز این فرایند را دنبال کنید تا خودتان را بیشتر بشناسید و بیشتر وقت خود را صرف کارهایی کنید که بهتر انجام می‌دهید و بالاترین سطح نتایج را به ارمغان می‌آورند.

۴- اولویت‌بندی را شروع کنید

وقتی در مورد چگونگی گذراندن زمان و اهداف آینده خود روشن و جدی هستید،

نکته اصلی این است که اولویت‌بندی زمان خود را برای تحقق بخشیدن به این اهداف آغاز کنید.

اگر اولویت‌ها را تعیین نکنید، می‌توانید تمرکزتان را از دست بدهید، پریشان شوید و شروع به‌ وقت‌گذرانی بیهوده کنید.

اگر روزانه در لیست کاری خود ۲۰ مورد دارید، اولویت‌بندی نمی‌کنید.

هنگامی‌که شما لیست کاری بی‌وقفه دارید و حجم کار شما به‌طور مداوم در حال افزایش است، این حالت باعث غرق شدن و از بین رفتن وضوح و تمرکز می‌شود.

اگر شما فوق‌العاده مشغول هستید، کلید کنترل زمان تمرکز و اولویت‌بندی در فعالیت‌هایی است که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کند.

یک استراتژی ساده کنترل زمان این است که حداکثر پنج مورد را که می‌خواهید هر روز به آن‌ها رسیدگی کنید، تعیین کنید. این‌ها اولویت‌های شما هستند.

اگر بتوانید آن‌ها را تکمیل کنید، می‌توانید بر روی چیزهای دیگر کار کنید، اما آن پنج موردی که تعیین کرده‌اید، اولویت‌دارند.

کنترل زمان- مهم‌ترین کار را اول‌ازهمه انجام دهید

۵- مهم‌ترین کار را اول‌ از همه انجام دهید

این استراتژی یکی از کلیدهای کنترل زمان مؤثر است. روز خود را با این پرسش شروع کنید:

“اولین کاری که من امروز باید آن را انجام دهم چیست؟”

هنگامی‌که این کار برایتان روشن شود، متعهد به دستیابی به آن هستید، شانس این را دارید که این کار را انجام دهید.

این تکنیک، تأثیر اختلال، حواس‌پرتی و هرج‌ومرج را بر روی روز شما متوقف می‌کند.

دلیل؟ چون شما تصمیم‌گیری آگاهانه در آغاز روز انجام داده‌اید. زمانی که قدرت تصمیم و ارادهٔ شما قوی است.

آیا توجه کرده‌اید که با گذشت روز، اراده و انرژی کمتری برای تمرکز دارید؟

بنابراین، ابتدا مهم‌ترین کار یا کارها را انجام دهید. اگر قرار است با مشتریان بالقوه تماس برقرار کنید، این کار را صبح انجام دهید.

اگر شما می‌خواهید یک پرزنتیشن بنویسید، بازهم آن را صبح انجام دهید.

خود را چندوظیفه‌ای نکنید، روی یک پروژه متمرکز شوید و تا پایان آن، روی آن کار کنید.

مهم‌ترین کار شما هر چه هست، اگر اول این کار را انجام دهید، هرگز روزی نخواهید داشت که کار مهمی از کارهایتان را انجام نداده باشید.

با پیروی از این استراتژی ساده کنترل زمان ، معمولاً روز بسیار پرباری خواهید داشت.

پیشنهاد ویژه: ۸ علاقه اصلی در مسیر برنامه‌ریزی شغلی

۶- یک برنامه کامل صبح و عصر ایجاد کنید

اگر از نظر جسمی و روحی در اوج فعالیت خود هستید، تمرکز و بهره‌وری بیشتری خواهید داشت.

ایجاد برنامه روزانه صبحگاهی کامل، می‌تواند تمرکز و انرژی را برای تکمیل اولویت‌های کلیدی شما در طول روز به شما ارائه دهد.

اگر می‌توانید، ۶۰-۹۰ دقیقه برای تنظیم یک روز با عملکرد بالا صرف کنید و تمرکز خود را روی آنچه می‌خواهید به دست آورید، بگذارید.

یک صبحانه سالم بخورید، بخوانید، مدیتیشن کنید، پیاده‌روی کنید.

هر آنچه برای شما مفیدتر است. سپس برنامه‌ریزی کنید و اولویت‌های خود را برای روز مشخص کنید.

یکی از چیزهایی که می‌خواهید روی آن متمرکز شوید چیست، اول تا پایان دادن به آن کار آن را انجام دهید. این کار تعهد و ثبات ایجاد می‌کند.

ممکن است شروع کردن سخت باشد، اما درست مانند رفتن به باشگاه ورزشی، اگر به نتایج دلخواه خود دست پیدا کنید، با گذشت زمان آسان‌تر می‌شود.

اگر می‌خواهید بهره‌وری خود را دو برابر کنید و زمان خود را به حداکثر برسانید، که برنامه عصرانه برای حمایت از برنامه صبحگاهی خود ایجاد کنید.

در پایان هر روز، ۱۵ دقیقه به خود اختصاص دهید تا در مورد روز فکر کنید.

۳ مورد را که در آن روز عالی بود بنویسید. این می‌تواند گرفتن مشتری جدید، ملاقات عالی شما، نظرات مثبت در مورد کار شما باشد.

هر چیزی که به شما احساس مثبت و اعتمادبه‌نفس می‌دهد. این استراتژی همچنین باعث می‌شود از دستاوردهای خود قدردانی کنید.

سپس ۵-۳ چیزی را که می‌خواهید برای روز بعد به دست بیاورید به ترتیب اولویت بنویسید.

این کار به شما اطمینان خواهد داد که همه چیز در ذهن شما صبح روز بعد تازه خواهد بود و یک ذهنیت اعتمادبه‌نفس ایجاد خواهد کرد.

برای اضافه کردن یک لایه بیشتر به این استراتژی، ۳۰ دقیقه در روز جمعه را برای تنظیم اولویت‌های کلیدی خود، برای هفتهٔ آینده صرف کنید.

در بلوک‌های زمانی کار کنید

۷- در بلوک‌های زمانی کار کنید

اگر قصد دارید کنترل بیشتری بر زمان خود داشته باشید، آزادی بیشتری را تجربه کنید و بر هرگونه استرس غلبه کنید، نباید چند کار را هم‌زمان انجام دهید.

در عوض، در بخش‌هایی از زمان روی پروژه‌های اولویت‌دار خود متمرکز شوید و کار کنید.

بین کارها یا پروژه‌ها جابجا نشوید. این استراتژی می‌تواند انرژی شمارا در تمام طول روز حفظ کند و حس واقعی موفقیت را به شما القا کند.

بسیاری از افراد از تکنیک Pomodoro برای ردیابی زمان خود استفاده می‌کنند، اما شما به‌سادگی می‌توانید از تایمر تلفن خود استفاده کنید.

۸- برای خودتان وقت بگذارید

چه مقدار زمان برای خودتان صرف می‌کنید؟ و یا هر روز دستاوردهای کوچک یا بزرگ را جشن می‌گیرید؟

برای برخی، این نشان موفقیت است که بیشتر کار کنند و ساعات بیشتری را کار کنند تا هرچه بیشتر کارها را انجام دهند.

اگر این کار را به‌طور مداوم انجام دهید، ممکن است در معرض فرسودگی شغلی باشید.

با استفاده حداکثری از زمان، ساده‌سازی گردش کار و تمرکز بر فعالیت‌های ارزشمند که به شما در رسیدن به اهداف کمک می‌کند، زمان بیشتری برای خود و افراد مهم خواهید داشت.

شما باید به خودتان مجوز صرف وقت خارج از کسب‌وکارتان بدهید.

اینکه آیا می‌خواهید این زمان را صرف توسعه شخصی کنید یا با خانواده یا دوستان خود بگذرانید، بستگی به شما دارد. اما این زمان را به خود اختصاص دهید.

دن سولیوان (Dan Sullivan)، بنیان‌گذار Strategic Coach یک سیستم کنترل زمان منحصربه‌فرد ایجاد کرده است تا به شما کمک کند زمان، انرژی و خلاقیت خود را برای تولید بهترین نتایج خود متمرکز کنید.

بخشی از این سیستم کنترل زمان تمرکز بر استفاده از روزهای تعطیل است. یک ۲۴ ساعت که از نیمه‌شب تا نیمه‌شب بوده و طی آن فعالیت‌های مرتبط با کار وجود ندارد.

هدف از این روز کمک به افراد برای تجدیدقوا و افزایش انرژی برای اطمینان از حفظ سطح بالای بهره‌وری و خلاقیت است.

سخن آخر

وقتی افراد پرمشغله در مورد نداشتن وقت کافی صحبت می‌کنند، معمولاً به این دلیل است که آن‌ها ارزش زمان خود را درک نکرده‌اند و آن را به روش مناسب اولویت‌بندی کرده‌اند.

نحوه استفاده از زمان ما اغلب یک انتخاب است. ما درواقع کنترل زیادی بر زمان خود داریم. کنترل کامل نیست، اما بیشتر ازآنچه فکر می‌کنیم کنترل می‌شود.

یک یا چند استراتژی کنترل زمان را که در این مقاله بیان کردیم را امتحان کنید.

اگر یک و یا چند مورد از آن‌ها برای شما خوب جواب داد، ۹۰ روز آن را ادامه دهید و تفاوت آن را در زندگی تجاری و شخصی خود ببینید.

منبع: سایت www.lifehack.org

دوره مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

دوره کنترل زمان برای افراد پرمشغله

در حال حاضر کلی کار روی سرتان ریخته است. مادرتان دائم زنگ می‌زند، فرزندتان مریض شده، در پروژه کاریتان عقب هستید. سردرگم و گیج شده‌اید. هیچ کاری به‌خوبی پیش نمی‌رود. شما خودتان این کار را با خودتان انجام داده‌اید. اما خبر خوب این است که همان‌طور که شما خودتان را در این دردسر انداخته‌اید، می‌توانید از این شرایط بیرون بیایید. شما، مخاطب دوره کنترل زمان برای افراد پرمشغله، هستید.

در دوره کنترل زمان برای افراد پرمشغله سم بنت، متخصص بازدهی و خلاقیت به شما یاد می‌دهد؛ زمانتان را بهتر کنترل کنید. ایراد تقویمتان را یادآور می‌شود. بهترین الگو از یک برنامه دقیق روزانه به شما می‌دهد. کمک می‌کند کلمات “خیلی پرمشغله” و “سردرگم” را از دایره لغاتتان حذف کنید. همچنین چند استراتژی مفید، برای کنترل زمان خودتان و تیمتان ارائه می‌کند.

یک یا چند استراتژی کنترل زمان را که در این دوره یاد می‌گیرید، امتحان کنید. اگر یک و یا چند تا از آن‌ها برای شما خوب جواب داد، ادامه دهید و تفاوت آن را در زندگی تجاری و شخصی خود ببینید. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره اینجا را کلیک کنید.

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: ۱ میانگین: ۳]

نظر بدهید

امتیاز این:

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: 1 میانگین: 3]